Förebilder för handläggningstider
Landets kommuner hanterar många ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan varje år. Ärenden ska handläggas skyndsamt. I plan- och bygglagen, PBL, finns bestämmelser om tidsfrist för handläggning av ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan. För att visa hur tidsfristerna hanteras i handläggningen har Boverket gjort en sammanställning som redovisar de generella åtgärder som kan bidra till att en kommun klarar kraven på handläggning.
Handläggningstider
I plan- och bygglagen, PBL, finns bestämmelser om tidsfrist för handläggning av ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan. Enligt Boverkets plan- och byggenkät 2017 uppfyller merparten av kommunerna kravet på handläggningstid.
Ärenden om lov och förhandsbesked ska handläggas inom tio veckor men handläggningstiden får förlängas med ytterligare tio veckor. Ärenden om anmälan ska handläggas inom 4 veckor men handläggningen får förlängas med ytterligare fyra veckor.
27 §
Byggnadsnämnden ska handlägga ärenden om lov och förhandsbesked skyndsamt. Nämnden ska meddela sitt beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från
1. den dag ansökan kom in till nämnden, eller
2. den senare dag då ytterligare underlag kom in till nämnden från sökanden på hans eller hennes initiativ.
Om nämnden inom tre veckor från den dag som anges i första stycket 1 eller 2 har förelagt sökanden enligt 22 § första stycket att avhjälpa en brist i ansökan, räknas tidsfristen i första stycket från den dag då bristen avhjälptes.
Om det är nödvändigt på grund av handläggningen eller utredningen i ärendet, får den tidsfrist som anges i första stycket förlängas en gång med högst tio veckor. Lag (2018:1136) .
27 a §
När en ansökan om lov eller förhandsbesked har kommit in till byggnadsnämnden, ska nämnden skriftligen informera sökanden om
1. vilka tidsfrister som gäller för beslut om ansökan,
2. att den avgift som nämnden får ta ut reduceras om tidsfristen för beslut överskrids, och
3. möjligheterna att överklaga nämndens beslut.
Om tidsfristen för beslut börjar löpa vid en annan tidpunkt än när ansökan kom in till nämnden, ska skriftlig information lämnas om ändringen.
Om tidsfristen förlängs enligt 27 § tredje stycket, ska skriftlig information om förlängningen och skälen för den lämnas innan den ursprungliga tidsfristen har gått ut. Lag (2018:1136) .
27 b §
Om ett ärende har återförvisats till byggnadsnämnden för förnyad handläggning, tillämpas bestämmelserna i 27 och 27 a §§. Lag (2018:1136) .
45 §
Byggnadsnämnden ska handlägga en anmälan som avses i
16 § skyndsamt. Nämnden ska meddela sitt beslut om startbesked inom fyra veckor från
1. den dag anmälan kom in till nämnden, eller
2. den senare dag då ytterligare underlag kom in till nämnden från anmälaren på hans eller hennes initiativ.
Om nämnden inom tre veckor från den dag som anges i första stycket 1 eller 2 har förelagt anmälaren enligt 46 § att avhjälpa en brist i anmälan, räknas tidsfristen från den dag då bristen avhjälptes.
Om det är nödvändigt på grund av handläggningen eller utredningen i ärendet, får den tidsfrist som anges i första stycket förlängas en gång med högst fyra veckor. Lag (2018:1136) .
För att visa hur tidsfristerna hanteras i handläggningen har Boverket gjort en sammanställning som redovisar de generella åtgärder som kan bidra till att en kommun klarar kraven på handläggning. Boverket kan konstatera att flera orsaker påverkar kommunernas möjlighet att klara av handläggningstiderna för lov och förhandsbesked samt startbesked efter anmälan. Hur kommunerna i praktiken arbetar med ärenden, men också andra åtgärder som typ av ärende och dess komplexitet, kan påverka handläggningstiden. Några saker som påverkar handläggningstiderna är:
- Resurser
- Rådgivning/Service
- Digitalisering
- E-tjänster
- Handläggningsrutiner
- Kompetensförsörjning
Resurser
Byggnadsnämnden kan förbättrade handläggningstider genom ökade personalresurser.
Rådgivning/Service
Rådgivning och service bidrar på olika sätt till förbättrade handläggningstider. Med rådgivning/service menas den information, stöd och hjälp som en sökande kan få och ta del av. Det kan till exempel vara genom:
- kundcenter som avlastar handläggarna
- medborgarkontor lokalt nära medborgaren
- möjlighet att kontakta förvaltningsgemensam företagslots en gång per vecka
- broschyr/folder/film, som ger information om plan- och byggprocessen
- drop-in-tider/öppet hus/kvällsöppet
- telefontider
- rutiner angående e-post
- informationsträffar för allmänheten
- uppdaterad webbsida
- anordna träffar med exploatörer och byggherrar.
En företagslots har till uppgift att vara företagarens enda kontakt med kommunen genom att sammanföra de olika förvaltningarna.
Digitalisering
Genom digitalisering av exempelvis arbetssätt kan handläggningstiderna förbättras. Med digitalisering menas den process där analog information transformeras till digital information. Det innebär att informationen blir strukturerbar, sökbar och tillgänglig genom digitala kanaler. (TNC, Digitaliseringskommissionen, Tillgänglig på Rikstermbanken). Exempel på digitaliseringsåtgärder är:
- Helt digitalt ärendehanteringssystem
- gatuvyer/flygfoton i stället för eller inför platsbesök
- digital information som är tillgänglig för allmänheten med en planmosaik som innehåller planbestämmelser, fastighetsgränser och höjdmodell
- digital hantering av ritningar.
Ett digitalt ärendehanteringssystem gör det enklare för både sökande och handläggare att få överblick av ärenden och att följa dem genom processen.
E-tjänster
Handläggningstiderna kan förbättras genom att byggnadsnämnden erbjuder e-tjänster av olika slag. E-tjänst definieras som en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt. (TNC, E-delegationen, terminologi för e-förvaltning, 2011, tillgänglig på Rikstermbanken). Användningen av e-tjänster varierar mellan kommunerna. En del kommuner har e-tjänster för alla ärenden medan andra har för vissa ärenden eller inga alls. E-tjänster har exempelvis tagits fram för ärenden om planbesked, bygglov för murar och plank samt för anmälningsärenden som avser bygglovsbefriad