Administrativ information

Beslutet om förhandsbesked måste alltid innehålla viss administrativ information som gör det möjligt att identifiera, sortera och hantera beslutet.

Administrativ information

Administrativ information är till exempel beslutsdatum, diarienummer eller ärendenummer, vilken fastighet förhandsbeskedet gäller och vem som har sökt det. Sådana uppgifter bör med fördel placeras tidigt i beslutet.

Andra exempel på administrativ information är vilka handlingar som tillhör beslutet och vilka beslutet ska expedieras till.

Beslutet om förhandsbesked bör även ha en rubrik eller ärendemening så att det blir tydligt vad ärendet gäller.

Beslutsdatum

Av ett beslut om förhandsbesked måste det alltid framgå vilket datum beslutet togs. Beslutsdatum behövs oavsett om det är ett beslut taget av nämnden eller ett delegationsbeslut och oavsett om det är ett beviljande eller ett avslag.

Diarienummer eller ärendenummer

Alla allmänna handlingar, som till exempel en ansökan om förhandsbesked, ska registreras så snart de har kommit in till en myndighet. Av registret ska framgå det diarienummer eller annan beteckning som ärendet har fått.

I alla beslut om förhandsbesked bör diarienummer eller ärendenummer framgå. Det gör att det tydligt framgår vilket ärende beslutet hör till.

Fastighetsuppgifter och uppgift om sökande

Beslutet om förhandsbesked ska ange var det gäller. Ett beslut om förhandsbesked är inte knutet till en person, utan till en fastighet eller ett byggnadsverk. Förutom fastighetsbeteckning bör fastighetens adress finnas med. Detta då det inte är självklart för grannar och andra berörda att förstå var ansökan om förhandsbesked gäller om enbart fastighetsbeteckningen anges.
Beslutet bör dock innehålla både fastighetsuppgifter och namn på sökande och dennes adress.

Många kommuner väljer att publicera protokoll och inkomna handlingar på sina webbplatser. Enligt offentlighetsprincipen finns det ingen skyldighet att publicera den här typen av information på internet. Om kommunen väljer att göra det ska dataskyddsförordningen (EU 2016/679), GDPR, följas och kommunen måste ha rutiner för hur personuppgifter hanteras.

Rubrik på beslutet

Rubriken på beslutet ska vara kortfattad och tydlig. Rubriken ska tydligt ange vad ärendet gäller utan att bli för omfattande. Rubriken bör därför inte överlastas med information som det inte finns någon anledning att redogöra för i rubriken. Information om fastighetsbeteckning, adress, sökande eller diarienummer kan med fördel anges tydligt på annan plats i beslutet.

Kommunen kan välja olika utformningar av rubrik på beslut beroende på vad man vill uppnå med rubriken. Rubrikens utformning beror också på hur kommunen väljer att disponera beslutet i övrigt. Även andra faktorer, som till exempel ärendehanteringssystem, kan ha betydelse för hur rubriker utformas.

Enbart ange att beslutet gäller förhandsbesked

Rubriken kan enbart ange att beslutet avser ett förhandsbesked. Det måste då av beslutet i övrigt tydligt framgå vad beslutet avser, som typ av byggnader exempelvis bostadshus, skola eller industri och antal byggnader.

Förhandsbesked och vad förhandsbeskedet gäller

Ett alternativ är att beslutsrubriken både anger att det är ett förhandsbesked och vad beslutet gäller. Att ange vad förhandsbeskedet gäller redan i rubriken kan underlätta vid framtida hantering när man ska hitta ett visst beslut, om det finns flera förhandsbesked på samma fastighet. Rubriken bör ange vilken sorts byggnad förhandsbeskedet gäller, till exempel bostadshus, skola eller industri.

Vad förhandsbeskedet gäller samt beslutet

Beslutsrubriken kan även ange om ansökan om förhandsbesked beviljas eller avslås. Det kan göra beslutet tydligare, men beslutsrubriken ersätter inte beslutsmeningen som uttömmande ska ange vad beslutet innebär.

Handlingar som tillhör beslutet

Det är lämpligt att det av beslutet framgår vilka ritningar eller andra handlingar som tillhör beslutet.

Vid redovisning av tillhörande handlingar måste handlingens datum framgå. Datumet kan vara när de inkom till kommunen det vill säga registreringsdatumet eller instämplingsdatumet. Det kan också vara det datum som ritningarna är upprättade. Det är därför viktigt att det av beslutet framgår vilket datum som avses. Om sökande under ärendets handläggning har skickat in flera olika versioner av ritningar så är det viktigt att det tydligt framgår av beslutet vilka ritningar det är som nämnden har tagit beslut om. Handlingar som i de allra flesta fall bör redovisas är ansökan och situationsplan eller karta.

Underlag för beslut

Av beslutet bör det framgå vilket underlag som beslutsfattaren har haft som grund för beslutet. Det gör det tydligt för sökande och andra berörda vad beslutsfattaren har haft kunskap och kännedom om. Underlag till beslut kan till exempel vara:

• förvaltningens förslag till beslut ibland kallad tjänsteskrivelse,
• muntlig föredragning av ärendet på nämndssammanträdet,
• yttranden från andra förvaltningar, berörda bolag, museum med flera,
• yttranden från sakägare, grannar med flera,
• datum för ett platsbesök,
• översiktsplanen, gärna med hänvisning till relevant del,
• bullerberäkning,
• antikvarisk utredning, och
• geoteknisk undersökning.

Expediering av beslut

Beslut om förhandsbesked ska expedieras och kungöras. Byggnadsnämnden ska i samband med detta se till att det lämnas en korrekt överklagandeanvisning till dem som ska ha en sådan. Av beslutet bör det därför framgå till vilka som beslutet ska expedieras och om en överklagandeanvisning ska lämnas. På så sätt minimeras risken för att ett beslut som kan överklagas expedieras utan att det samtidigt lämnas en underrättelse om hur det kan överklagas. (jfr JO-protokoll 2015-01-30 dnr 5379-2014)

Expediering och kungörelse av lov och förhandsbesked

Byggnadsnämndens hantering av överklagande