Förebilder för handläggningstider

Landets kommuner hanterar många ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan varje år. Ärenden ska handläggas skyndsamt. I plan- och bygglagen, PBL, finns bestämmelser om tidsfrist för handläggning av ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan. För att visa hur tidsfristerna hanteras i handläggningen har Boverket gjort en sammanställning som redovisar de generella åtgärder som kan bidra till att en kommun klarar kraven på handläggning.

Handläggningstider

I plan- och bygglagen, PBL, finns bestämmelser om tidsfrist för handläggning av ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan. Enligt Boverkets plan- och byggenkät 2017 uppfyller merparten av kommunerna kravet på handläggningstid.

Ärenden om lov och förhandsbesked ska handläggas inom tio veckor men handläggningstiden får förlängas med ytterligare tio veckor. Ärenden om anmälan ska handläggas inom 4 veckor men handläggningen får förlängas med ytterligare fyra veckor.

Tidsfrister för handläggning

För att visa hur tidsfristerna hanteras i handläggningen har Boverket gjort en sammanställning som redovisar de generella åtgärder som kan bidra till att en kommun klarar kraven på handläggning. Boverket kan konstatera att flera orsaker påverkar kommunernas möjlighet att klara av handläggningstiderna för lov och förhandsbesked samt startbesked efter anmälan. Hur kommunerna i praktiken arbetar med ärenden, men också andra åtgärder som typ av ärende och dess komplexitet, kan påverka handläggningstiden. Några saker som påverkar handläggningstiderna är:

• Resurser
• Rådgivning/Service
• Digitalisering
• E-tjänster
• Handläggningsrutiner
• Kompetensförsörjning

Resurser

Byggnadsnämnden kan förbättrade handläggningstider genom ökade personalresurser.

Rådgivning/Service

Rådgivning och service bidrar på olika sätt till förbättrade handläggningstider. Med rådgivning/service menas den information, stöd och hjälp som en sökande kan få och ta del av. Det kan till exempel vara genom:

• kundcenter som avlastar handläggarna
• medborgarkontor lokalt nära medborgaren
• möjlighet att kontakta förvaltningsgemensam företagslots en gång per vecka
• broschyr/folder/film, som ger information om plan- och byggprocessen
• drop-in-tider/öppet hus/kvällsöppet
• telefontider
• rutiner angående e-post
• informationsträffar för allmänheten
• uppdaterad webbsida
• anordna träffar med exploatörer och byggherrar.

En företagslots har till uppgift att vara företagarens enda kontakt med kommunen genom att sammanföra de olika förvaltningarna.

Digitalisering

Genom digitalisering av exempelvis arbetssätt kan handläggningstiderna förbättras. Med digitalisering menas den process där analog information transformeras till digital information. Det innebär att informationen blir strukturerbar, sökbar och tillgänglig genom digitala kanaler. (TNC, Digitaliseringskommissionen, Tillgänglig på Rikstermbanken). Exempel på digitaliseringsåtgärder är:

• Helt digitalt ärendehanteringssystem
• gatuvyer/flygfoton i stället för eller inför platsbesök
• digital information som är tillgänglig för allmänheten med en planmosaik som innehåller planbestämmelser, fastighetsgränser och höjdmodell
• digital hantering av ritningar.

Ett digitalt ärendehanteringssystem gör det enklare för både sökande och handläggare att få överblick av ärenden och att följa dem genom processen.

E-tjänster

Handläggningstiderna kan förbättras genom att byggnadsnämnden erbjuder e-tjänster av olika slag. E-tjänst definieras som en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt. (TNC, E-delegationen, terminologi för e-förvaltning, 2011, tillgänglig på Rikstermbanken). Användningen av e-tjänster varierar mellan kommunerna. En del kommuner har e-tjänster för alla ärenden medan andra har för vissa ärenden eller inga alls. E-tjänster har exempelvis tagits fram för ärenden om planbesked, bygglov för murar och plank samt för anmälningsärenden som avser bygglovsbefriade åtgärder.

Handläggningsrutiner

Tiderna för handläggning av ärenden om lov, förhandsbesked och anmälan kan förbättras genom olika handläggningsrutiner. Med handläggningsrutiner menas de åtgärder som vidtas från det att ett ärende påbörjas till dess att beslut fattas. Exempel på handläggningsrutiner som kan förbättra handläggningstiderna är:

• Veckomöten, ibland med andra enheter
• förvaltningsöverskridande granskning efter komplettering för att säkerställa kvalitet och rättssäkerhet
• samgranskningsmöte för att uppnå samstämmighet om tolkning och tillämpning av PBL
• förbättra rutiner mellan administratör och handläggare
• införa långtgående delegation till tjänstemännen
• anpassa intervallen för nämndssammanträden så att beslut kan tas inom handläggningstiden
• informera sökanden om sista inlämningsdatum innan sammanträde
• ange preliminärt datum för nämndens beslut i mottagningsbeviset
• utarbeta rutiner och mallar för bedömning av ansökan och för handläggningen i övrigt
• tidig information om handläggningen till sökanden
• checklista och kontaktpersoner till stöd för handläggaren
• snabbare utskick till sökanden och sakägare
• platsbesök
• inledande granskning av bygglovskoordinator
• interna rutiner och tidplan för tjänstemän och politiker
• särskilda handläggare för så kallade Attefallsåtgärder
• kundcenter eller bygglovskoordinator handlägger exempelvis ärenden om hissar och eldstäder
• eftersträva att alltid hålla översiktsplanen aktuell och tydlig.

Kompetensförsörjning

En bra kompetensförsörjning bidrar ofta till förbättrade handläggningstider. Med kompetensförsörjning menas att tillgången av och kvaliteten på kunskapen inom myndigheten säkerställs och upprätthålls.

• Plattform/internträffar för kunskapsutbyte
• handläggarträffar, länsträffar för erfarenhetsutbyte
• internutbildning, tvärsektoriella arbetsgrupper, beredningsgrupper, forum
• webbseminarier och webbutbildningar, PBL kunskapsbanken
• utbildning till politiker.