Samordnad tillsyn i praktiken

För att arbete med samordnad tillsyn och annan samverkan ska kunna ske effektivt är det viktigt att det finns upparbetade kontaktformer mellan de myndigheter som deltar och att det finns en gemensam planering av arbetet. Det är också viktigt att känna till vilka regler om behandling av personuppgifter samt om offentlighet och sekretess som gäller vid delning av information mellan kommunala organ och myndigheter på olika tillsynsområden.

Kontakter vid samordnad tillsyn

En samordnad tillsynsinsats kan aktualiseras efter en tillsynsanmälan eller på initiativ av byggnadsnämnden, ett annat kommunalt tillsynsorgan eller en annan myndighet.

Oavsett hur en samordnad tillsynsinsats initieras är det viktigt att det finns rutiner för hur kontakt ska tas med andra myndigheter eller andra delar av kommunen. Det kan till exempel vara kontaktuppgifter och tydliga kontaktformer inom kommunen och med den eller de myndigheter som byggnadsnämnden samordnar sin tillsyn eller samverkar med på annat sätt. Det är också viktigt att det finns rutiner för löpande digitala eller fysiska avstämningsmöten, delning av information samt för planering och genomförande av gemensamma insatser. Att byggnadsnämnden känner till vilka insatser som är på gång hos andra tillsynsmyndigheter gör det lättare att identifiera i vilka fall som det finns förutsättningar och är lämpligt att genomföra samordnade insatser. Det är också en förutsättning för att byggnadsnämnden ska kunna få till stånd ett effektivt samordnat tillsynsarbete och annan myndighetssamverkan.

Formerna för hur kontakter och planering ska ske mellan myndigheter vid samordnat tillsynsarbete och annan myndighetssamverkan måste anpassas till förhållandena och förutsättningarna hos varje byggnadsnämnd. På sidan ”Kommunexempel på samordnad tillsyn” beskrivs olika sätt att ordna löpande kontakter och delning av information. Det handlar om återkommande möten och avstämningar för att informera om och diskutera olika tillsynsärenden. Diskussionspunkter under dessa möten och avstämningar kan handla om att bestämma att det ska genomföras en samordnad tillsynsinsats och om det är möjligt att få hjälp av polisen vid genomförande av tillsynsbesök i de fall det finns anledning att befara problem i samband med ett ingripande.

Kontakter med statliga myndigheter

Byggnadsnämndens informationsutbyte med statliga myndigheter som utövar tillsyn, annan övervakning och kontroll eller brottsförebyggande eller brottsbekämpande verksamhet initieras oftast av de senare myndigheterna. I de fall det sker på byggnadsnämndens initiativ är det vanligen inom ramen för de regler som finns om möjlighet att begära biträde av Polismyndigheten vid genomförande av tillsynsbesök eller ansöka om särskild handräckning hos Kronofogdemyndigheten.

För att underlätta kontakter med Polismyndigheten kan byggnadsnämnden använda sig av den eller de som är säkerhetsansvariga i kommunen. De har oftast upparbetade kontakter med polisen i det lokala polisområdet och kan hjälpa till när det finns behov av samordnade insatser eller biträde vid tillsynsbesök. De har även till uppgift att göra risk- och säkerhetsanalyser och har möjlighet att bedöma dels vilka risker en tillsynsinsats kan medföra för kommunens personal, dels vilken hjälp som behövs för att hantera de riskerna. Om byggnadsnämnden är osäker på vem som kan kontaktas hos polisen går det alltid att kontakta Polismyndighetens nationella operativa avdelning, NOA, som kan förmedla kontakt till rätt person i det lokala polisområdet. NOA är också den avdelning på Polismyndigheten som samordnar arbetet inom myndigheten när det gäller myndighetsgemensamma insatser mot organiserad brottslighet och arbetslivskriminalitet.

Regler om offentlighet och sekretess

När byggnadsnämnden samordnar sin tillsyn med tillsynsarbete på andra tillsynsområden eller på annat sätt samverkar med andra myndigheter behöver nämnden både lämna ut egen information till andra och ta del av information från andra. Eftersom huvudregeln enligt offentlighets- och sekretesslagen, OSL, är att sekretess även gäller mellan myndigheter kan denna begränsning ibland försvåra arbetet med samordnad tillsyn och annan myndighetssamverkan.

Utgångspunkten i OSL är dock att myndigheter är skyldiga att lämna varandra uppgifter. Det innebär att myndigheter på begäran av annan myndighet ska lämna uppgift som den förfogar över om uppgiften inte är sekretessbelagd eller det inte i övrigt skulle hindra myndighetens arbete. Under förutsättning att uppgifterna inte är sekretessbelagda ska de alltså lämnas över till den myndighet som begär det. I en del fall finns det dessutom enligt OSL mer långtgående skyldigheter för vissa myndigheter att lämna ut uppgifter.

Även i förvaltningslagen finns en bestämmelse om generell samverkansskyldighet mellan myndigheter. Det innebär att en myndighet inom sitt verksamhetsområde ska samverka med andra myndigheter. Bestämmelsens syfte är att samverkan mellan myndigheter ska leda till att förvaltningen generellt ska bli så enhetlig och effektiv som möjligt. En myndighet måste dock prioritera sin egen verksamhet, vilket innebär att myndigheten behöver göra en bedömning av om den har möjlighet att hjälpa en annan myndighet. Samverkansskyldigheten enligt förvaltningslagen innebär däremot inte en sådan uppgiftsskyldighet som kan bryta sekretess enligt OSL. (jfr prop. 2016/17:180 s.70–72)

En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, prop. 2016/17:180 (på Sveriges riksdags webbplats)

Sekretessbrytande regler

Sekretessbelagda uppgifter får inte lämnas till andra myndigheter om det inte finns en sekretessbrytande bestämmelse som öppnar för en sådan möjlighet. Det skiljer sig åt mellan myndigheter vilka sekretessbrytande regler i OSL som är tillämpbara, men OSL innehåller även sekretessbrytande regler som är gemensamma för alla myndigheter.

Sekretess hindrar dock inte att en uppgift lämnas till en enskild eller till en annan myndighet om det är nödvändigt för att den utlämnande myndigheten ska kunna fullgöra sin verksamhet. Syftet med bestämmelsen är att förhindra att sekretessregleringen gör det omöjligt för en myndighet och dess personal att sköta de uppgifter som myndigheten har. Det är det intresse som den utlämnande myndigheten har av att lämna uppgiften som är avgörande och inte vilket intresse den mottagande myndigheten har av att få uppgiften. Bestämmelsen ska tillämpas restriktivt men bör exempelvis kunna användas om en åklagare i en pågående förundersökning gör bedömningen att det krävs en skatteutredning för att kunna komma vidare i sin förundersökning.

I vissa situationer kan sekretessen brytas med stöd av den så kallade generalklausulen i OSL. Det är fallet när intresset av att lämna ut uppgifterna bör ha företräde framför det intresse som sekretessen ska skydda. För att generalklausulen ska bli tillämplig krävs dock att det är uppenbart att intresset av att en uppgift lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen ska skydda. Det är upp till varje utlämnade myndighet att pröva om uppgiften kan lämnas ut med stöd av generalklausulen. Det innebär att olika myndigheter kan tolka möjligheten till utlämnande enligt generalklausulen på skilda sätt.

Det är inte möjligt att göra en generell hänvisning till generalklausulen utan det får endast ske i enskilda ärenden. I ett beslut av Justitieombudsmannen, JO, beskrivs hur en mottagande myndighet kan värdera om det är möjligt att lösa en arbetsuppgift utan att få den aktuella informationen. (JO-beslut 2013-06-14 dnr 2187–2012)

Det är viktigt att tänka på att sekretessen inte följer med varje handling utan en ny prövning behöver göras på den mottagande myndigheten om handlingen fortsatt ska vara sekretessbelagd.

Personuppgifter

Den information som kommuner och myndigheter behöver dela består i stor utsträckning av personuppgifter. Personuppgifter kan omfattas av sekretess, och delning av sådana uppgifter kan innebära ett intrång i den personliga integriteten. För att uppgifter som omfattas av sekretess ska kunna delas mellan kommuner och myndigheter eller mellan självständiga verksamhetsgrenar inom kommuner och myndigheter, krävs att det finns sekretessbrytande bestämmelser. De utgår från en intresseavvägning mellan mottagarens behov av att ta del av uppgifterna och de intressen som de aktuella sekretessbestämmelserna avser att skydda.

Möjligheten att utbyta information påverkas inte bara av eventuell sekretess, utan också av bestämmelser om behandling av personuppgifter. För personuppgiftsbehandling i allmänhet gäller EU:s dataskyddsförordning, GDPR. Dataskyddsförordningen kompletteras i olika avseenden av nationella författningar. Många myndigheter har egna registerförfattningar som reglerar behandlingen av personuppgifter inom deras verksamhetsområde. Du kan hitta en länk till EU:s dataskyddsförordning i Relaterad information.

Under senare år har frågan om informationsutbyte mellan myndigheter aktualiserats i ett flertal utredningsbetänkanden och departementspromemorior. Eftersom regelverket när det gäller delning av personuppgifter fortfarande upplevs som svåröverskådligt har en ny utredning fått i uppdrag att kartlägga möjligheterna till informationsutbyte mellan myndigheter, undersöka om de möjligheter som redan finns till informationsutbyte tillämpas på ett effektivt sätt och om det finns behov av utökade möjligheter till informationsutbyte.

Stärkt informationsutbyte (på Regeringskansliets webbplats)

Tillsynsbesök vid samordnad tillsyn

Byggnadsnämnden behöver ofta göra ett tillsynsbesök för att närmare besiktiga och dokumentera förhållandena på plats. De allra flesta besök går till på ett trevligt och lugnt sätt men det förekommer att tillsynsbesök i vissa fall upplevs som obehagliga eller hotfulla för byggnadsnämndens personal.

Den som tillsynen riktar sig mot är inte alltid välvilligt inställd när byggnadsnämnden genomför ett tillsynsbesök. Det är därför viktigt att de tillsynsmyndigheter som genomför en samordnad tillsynsinsats utgår från och planerar för att tillsynsbesök ska kunna genomföras på ett så säkert och tryggt sätt som möjligt för den personal som deltar och för den som tillsynen avser. Det finns till exempel alltid möjlighet att be om polismyndighetens hjälp om det finns risk för en hotfull situation.

Det kan även hända att byggnadsnämnden inför tillsynsbesök misstänker att det kan finnas verksamheter som är brottsliga eller på annat sätt olagliga. Polismyndigheten kan då vara intresserad att delta vid tillsynsbesöket även om de bedömer att det inte är en hotfull situation.

Inför ett tillsynsbesök är det viktigt att ha en etablerad kontakt med andra myndigheter som byggnadsnämnden samordnar sitt tillsynsarbete med. Det underlättar möjligheterna att gemensamt planera besöket på ett bra sätt. Om personal från flera tillsynsmyndigheter deltar vid ett tillsynsbesök kan det upplevas som tryggare för personalen. Även för den enskilde kan det finnas fördelar med att tillsynen sker samlat jämfört med om det sker vid flera olika tillfällen. Möjligheterna till en god stämning vid tillsynsbesöket kan då öka.

Det är lämpligt att byggnadsnämnden inför ett tillsynsbesök informerar fastighetsägaren eller den som har nyttjanderätt till tomten om att nämnden avser att genomföra ett tillsynsbesök. Precis som att det kan vara bra att kontakta polismyndigheten i förebyggande syfte rent allmänt kan det vara bra att göra det i situationer där fastighetsägaren inte förväntas bereda tillsynspersonalen tillträde till fastigheten. För att ett tillsynsbesök ska bli mer säkert och tryggt kan det många gånger räcka att meddela den som inte vill samarbeta om att byggnadsnämnden har möjlighet att få biträde av polismyndigheten.

Till skillnad mot vad som gäller för byggnadsnämnden så har inte alla myndigheter en rätt att få tillträde till fastigheter och byggnadsverk för att där vidta de tillsynsåtgärder som behövs. Genom att samarbeta med byggnadsnämnden kan de därmed förbättra möjligheterna att få tillträde till ett tillsynsobjekt.

Det finns alltid en ökad risk för tjänstepersoner på en kommun att bli utsatt för otillbörliga påverkansförsök i samband med tillsyn. Om tillsynsarbetet sker samordnat med annan tillsyn, övervakning eller kontroll kan det bidra till att minska risken för att bli utsatt för påverkansförsök eftersom det är flera myndigheter som är iblandade. Brottsförebyggande rådet har information om hur man kan förebygga och hantera påverkansförsök.

Att förebygga och hantera påverkansförsök (på Brottsförebyggande rådets webbplats)