Sortering och taggning av planbeskrivningens information

Planbeskrivningens information ska sorteras och taggas digitalt i enlighet med bilagan till Boverkets föreskrifter och allmänna råd om planbeskrivning.

Planbeskrivningens information ska sorteras

All information som ingår i planbeskrivningen ska digitalt sorteras och taggas i teman, grupper och där sådana finns även i undergrupper. Det gäller alla typer av information i planbeskrivningen, som till exempel text, bilder, tabeller, kartor eller diagram. Sorteringen ska göras i enlighet med bilagan till Boverkets föreskrifter och allmänna råd om planbeskrivning. Bilagan finns sist i föreskrifterna.

Boverkets föreskrifter och allmänna råd (2020:8) om planbeskrivning (i Boverkets författningssamling)

Tabellen är ett utsnitt av föreskriftens bilaga. Under temat Beskrivning av detaljplanen kan information sorteras till bland annat gruppen Allmän plats och eventuellt också i undergruppen Huvudmannaskap.

Syftet med sorteringen är att ge all information i planbeskrivningen en digital struktur. Strukturen gör att informationen kan överföras och återanvändas på flera olika sätt. Till exempel kan information sökas ut i en eller flera detaljplaner samtidigt.

Hur sorteringen går till

Första steget i sorteringen är alltid att välja ett tema. Informationen kan bara tillhöra ett av de teman som anges i bilagan. Därefter ska kommunen välja en eller flera grupper inom valt tema. Om ingen passande grupp finns ska gruppen Annat användas. Om det finns en eller flera passande undergrupper inom vald grupp ska dessa användas. Om ingen passande undergrupp finns kan kommunen välja att skapa en egen eller inte sortera på undergrupp.

Det val kommunen gör på varje sorteringsnivå begränsar urvalet i underliggande nivå. Det betyder att när ett tema är valt, behöver kommunen inte ta hänsyn till grupper i andra teman än det valda och det är bara undergrupper inom vald grupp som behöver beaktas.

Att välja tema, grupp och undergrupp

Det är kommunen som bedömer hur viss information ska sorteras och taggas. Framför allt kan valet av tema, grupp eller undergrupp bero på i vilket eller vilka sammanhang informationen behöver kunna sökas ut. Det finns inget hinder mot att använda flera olika grupper och undergrupper inom samma tema för en och samma informationsmängd om kommunen bedömer att det behövs. Det är oftast bättre att sortera och tagga informationen en gång för mycket än en för lite.

Det är viktigt att tänka på att informationen kan komma att sökas fram av någon som inte läser planbeskrivningen i sin helhet. Sorteringen till en viss grupp eller undergrupp kan därför behöva omfatta så pass mycket information att den är begriplig även om den läses isolerat. Samtidigt ska inte exempelvis en viss undergrupp omfatta mer information än vad som behövs utan det är viktigt att det görs en lämplig avvägning.

Kompletterande sortering på kommunnivå

Boverkets föreskrifter och allmänna råd om planbeskrivning innehåller så kallade minimikrav för digital sortering. Bilagans sorteringsstruktur måste användas, men hindrar inte ytterligare digital sortering och strukturering. Det innebär att det inte finns något hinder för kommunen att komplettera strukturen på lokal nivå. Detta görs genom att skapa egna grupper med hjälp av Annan grupp och egna undergrupper tillhörande en egen eller befintlig överordnad grupp. Sådana blir inte nationellt sökbara på samma sätt som grupper och undergrupper enligt bilagan men kan vara användbara i mindre skala. För att kunna arbeta med sådan kompletterande sortering på kommunnivå bör kommunen på förhand diskutera hur strukturen ska se ut, baserat på verksamhet och behov.

Redovisning

Hur planbeskrivningens information ska disponeras och redovisas är upp till kommunen att avgöra utifrån det aktuella detaljplaneärendet. Föreskrifternas bilaga är utformad för att skapa en digital struktur som informationen ska sorteras enligt. Den är inte utformad för att användas som en mall eller ett rubriksystem, även om det inte finns något som hindrar kommunen från att utgå ifrån den vid redovisning. Oavsett hur redovisningen görs är det viktigt att planbeskrivningen får en tydlig och logisk uppbyggnad utifrån den enskilda detaljplanen.

Att den digitala informationen inte får ha mer än ett tema påverkar hur planbeskrivningens text, bilder med mera kan disponeras. Ett sätt att hålla isär informationen är att basera planbeskrivningens kapitel på bilagans teman. Ett annat sätt är att använda en tydlig styckesindelning som underlättar sorteringen. Det kan uppstå situationer där samma information behöver taggas med fler än ett tema. Eftersom det inte går att sortera informationen till flera teman behöver informationen då finnas på olika ställen i planbeskrivningen. I de fall denna situation uppstår är det lämpligt att formulera informationen i relation till det sammanhang som den tillhör. Med andra ord kan samma information behöva återges ur olika perspektiv och under olika rubriker.

Rutiner och arbetssätt

Föreskriftens krav på planbeskrivningen gäller vid antagandet av detaljplanen. Det finns därför inte något som hindrar att sorteringen sker först inför antagandet. Det kan dock vara svårt att sortera och digitalt tagga informationen när planbeskrivningen redan är färdigskriven. Arbetet kan underlättas om kommunen arbetar med taggning parallellt med att planbeskrivningen skrivs. Det kan också vara lämpligt om sorteringen görs av samma person som skriver planbeskrivningen. För att kunna arbeta effektivt med sortering enligt föreskriften kan kommunen därför behöva skapa egna rutiner och arbetssätt. För att tillgodogöra sig digitaliseringens möjligheter är det lämpligt att arbeta med det digitala verktyget under hela planprocessen vilket kan underlätta kommunikationen med berörda.