Fullmakter i samhällsbyggnadsprocessen

Mina ombud är en digital tjänst inom ramen för Ena – Sveriges digitala infrastruktur. Tjänsten gör det möjligt för en person att företräda någon annan i en digital tjänst med hjälp av en digital fullmakt. Boverket har tagit fram en standardfullmaktsmall för lov- och byggprocessen enligt plan- och bygglagen. Fullmakten går att ta del av på Mina ombud.

Digitala fullmakter

I takt med att allt fler använder digitala tjänster skapas också nya arbetssätt, behov och beteendemönster. Den som till exempel söker bygglov förväntar sig underhandsinformation om var i handläggningsprocessen ärendet befinner sig, men önskar kanske också att dennes konsulter ska få samma information.

Därför förses allt fler ärendehanteringssystem och digitala tjänster med automatiska eller semi-automatiska funktioner för att klassificera och hantera information, men det är inte självklart vem som har rätt att behandla eller ta del av informationen. Även om det är möjligt för vem som helst att söka bygglov varsomhelst, får inte vem som helst ändra en befintlig ansökan. Därför finns det ett behov av digitala fullmakter.

Varför behövs digitala fullmakter?

Vissa branscher och verksamheter har redan fungerande rutiner för fullmaktshantering, även om hanteringen fram tills nyligen oftast har skett på papper eller möjligen som inskannade kopior av ett pappersoriginal. Det gäller framför allt inom integritetskänsliga branscher som sjukvård, juridik och bankväsendet.

I ärenden om bygglov är fullmaktsförfarandet inte lika utbrett, trots att det enligt förvaltningslagen framgår att en myndighet får begära att ett ombud ska styrka sin behörighet genom en skriftlig eller muntlig fullmakt.

I stället förlitar sig många byggnadsnämnder på sannolikhet och mänsklig rationalism. Om en viss byggherre exempelvis ”alltid” använder samma konsult, är det sannolikt att byggnadsnämndens handläggare automatiskt accepterar att konsulten har rätt att inkomma med kompletteringar och andra handlingar i byggherrens olika ärenden. Digitala tjänster kan dock inte vara mänskligt rationella. Tjänsten kan inte göra ett antagande eller en kvalificerad gissning om vem eller vilka som byggherren har förtroende för, utan måste förses med den informationen på annat sätt.

Digitala fullmakter via Mina ombud är den informationen.

Mina ombud

Mina ombud erbjuder en digital tjänst där du enkelt kan skapa fullmakter och få en överblick över vilka fullmakter du har fått respektive skapat och givit ut. Med en digital fullmakt kan du företräda juridiska personer, så som företag, och organisationer, i en digital tjänst med de behörigheter som du har fått via fullmakten.

Du kan dela ut och använda en digital fullmakt hos de kommuner, myndigheter och andra organisationer som har anslutit sig till Mina ombud. Om du delat ut en fullmakt kan du när som helst återkalla den, vilket innebär att den inte gäller längre. Om du har fått en fullmakt kan du när som helst återlämna den. På så sätt är Mina ombud en tryggare lösning än till exempel kontaktlistor i ett ärende. Kontaktlistor bestäms vanligtvis när ärendet skapas och uppdateras sällan eller aldrig under ärendets gång.

Mina ombud är en nationell infrastruktur som gör det möjligt för personer att företräda juridiska personer i digitala tjänster med hjälp av digitala fullmakter. Med nationell infrastruktur menas här att flera myndigheter jobbar tillsammans för att genomföra en digital hantering av fullmakter i Sverige.

Mina ombud administration (på Mina ombuds webbplats)

Mina ombud ingår i det förvaltningsgemensamma projektet Sveriges digitala infrastruktur, Ena. Inom Ena ansvarar ett flertal myndigheter för de delar som utvecklas. Arbetet med Ena samordnas och leds av Myndigheten för digital förvaltning, DIGG. Det är Bolagsverket som ansvarar för utveckling, förvaltning och teknisk drift av Mina Ombud.

Ena – Sveriges digitala infrastruktur (på DIGG:s webbplats)

Standardfullmaktsmall för byggärenden

Som ett led i arbetet med digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen har Boverket tagit fram en standardfullmaktsmall att använda i Mina ombud. Standardfullmaktsmallen görs tillgängliga på Mina ombud så att de kommuner som är ansluten part till Mina ombud kan peka på mallen i sina digitala tjänster.

I standardfullmaktsmallen finns i dagsläget behörigheter kopplade till fyra olika typer av ärenden. De fyra ärendetyperna är:

• Nybyggnadskarta
• Lov och förhandsbesked
• Anmälan
• Strandskyddsdispens

Boverket har identifierat att ovanstående ärendetyper är de som för närvarande är mest betjänta av digitala fullmakter.

Dispens från strandskyddet regleras inte i plan- och bygglagen, utan i miljöbalken. I många kommuner är det dock byggnadsnämndens tjänstepersoner som handlägger ansökan om dispensen, varför även denna ärendetyp ingår i standardfullmaktsmallen.

Vägledning om strandskydd (på Naturvårdsverkets webbplats)

Eget utrymme

Med eget utrymme menas ett digitalt utrymme där sökanden eller byggherren kan arbeta med sin ansökan eller anmälan, liksom få tillgång till viss information från sina ärenden. De flesta kommuner eller deras tjänsteleverantörer tillhandahåller idag någon form av eget utrymme under benämningar som ”mina sidor” eller ”medborgarportal”.

Handlingar i det egna utrymmet är normalt sett inte myndighetens information och därför inte att betrakta som allmänna handlingar, förutsatt att rekommendationerna från eSam följs. Om någon utomstående ska kunna behandla eller ta del av informationen i det egna utrymmet krävs således en fullmakt.

Om byggnadsnämnden expedierar information till det egna utrymmet kommer informationen vara tillgänglig dels som en upprättad allmän handling i myndighetens ärendehanteringssystem, dels som en kopia som sökanden eller byggherren – innehavaren av eget utrymme – är ägare till.

Vad krävs för att använda Mina ombud?

Den kommun som vill använda fullmakter via Mina ombud måste ansluta sig till tjänsten. Vidare måste byggnadsnämndens ärendehanteringssystem och digitala tjänster vara anpassade för att hantera fullmakter via Mina ombud. Flera ärendehanteringssystem och digitala tjänster anpassas just nu för att vara kompatibla med Mina ombud.

Sedan krävs också att själva metodiken för fullmaktshantering implementeras i byggnadsnämndens digitala tjänster. Ett första steg är att i digitala tjänster för till exempel ansökan om bygglov ge sökanden möjlighet att utse ombud. Som ansluten part till Mina ombud kan era digitala tjänster peka direkt till standardfullmaktsmallen för byggärenden.

I dagsläget finns inte något krav på att myndigheter måste ansluta sig till Mina ombud. Syftet med Ena – Sveriges digitala infrastruktur är dock att stödja digital utveckling, såsom att bygga digitala tjänster mot slutanvändare eller utbyta information med andra aktörer. Gemensamma byggblock, så som Mina ombud, ger lägre utvecklingskostnader, snabbare implementering och nationellt accepterade gränssnitt.