Dialog och delaktighet i grönplanen

Grönstrukturen används och ägs av många aktörer. Genom delaktighet och dialog kan olika aktörer involveras i processen, känna ägarskap och bidra till handling.  Delaktighet och dialog kan vara avgörande för kvaliteten på grönplanen och möjligheterna att faktiskt genomföra den.

Dialog under arbetet med grönplanen behöver ske med flera olika aktörer och i olika former. Dialogen är viktig dels för kunskapsinhämtning och diskussion, dels för delaktighet och förankring. En bra dialog under processen kan också underlätta genomförandet av grönplanen. Foto: Moa Sundberg/ Helsingborgs stad

Värdet av dialog och delaktighet

Delaktighet och inflytande kan bedrivas på många olika sätt vilket också kan innebära olika grad av inflytande. Den ena ytterligheten är att medborgare och aktörer bjuds in till informationsmöten utan möjlighet att påverka de beslut som tas. Den andra ytterligheten är att det på förhand står klart att det är aktörernas eller medborgarnas egna idéer som ska genomföras och skapas tillsammans.

Syftet med att ha dialog och delaktighet kan vara att:

• få fram ett bättre kunskaps- och planeringsunderlag
• främja kunskapsbildning och -spridning hos de deltagande aktörerna,
• skapa väl förankrade förslag och beslut, för högre effektivitet och engagemang i frågan och
• bidra till en stärkt demokratisk process genom delaktighet och möjlighet till påverkan. 

Planera och strukturera den interna dialogen inom den kommunala organisationen

Det första projektet behöver fråga sig är vilka i den kommunala organisationen som kan eller behöver bli berörda av arbetet med grönplanen. Särskilt i dialogen med de politiskt förtroendevalda är det viktigt att hitta former som fungerar för alla utifrån de olika rollerna som tjänstepersoner och förtroendevalda har. Formerna för intern dialog varierar mycket mellan kommuner och beroende på hur man valt att organisera sig.

Fundera på:

• Vilka kompetenser och organisationer, förutom de självklara, behöver involveras? Ska de ingå i arbetsgrupper eller i referensgrupper?
• Hur organiseras en givande deltagarprocess som skapar förståelse för arbetet, bidrar med perspektiv och i förlängningen skapar en mer robust förankring?
• Behöver särskilda resurser läggas på dialogen i form av pedagogiska hjälpmedel och nya mötesformer?

Tänk noga igenom vilka former som fungerar bäst.  En nyckel till framgång kan dock vara att i projektplanen ange när och hur ofta projektet ska delrapporteras till styrgruppen, förankras i berörda nämnder och i kommunstyrelsen ifall planen ska beslutas av kommunfullmäktige.

Tänk igenom syfte och former för dialog och delaktighet med externa aktörer

Det finns många aktörer som behöva involveras i arbetet med grönplanen som länsstyrelse, region, angränsande kommuner, markägare, olika organisationer och föreningar samt allmänheten. Olika aktörer kan behöva involveras på olika sätt beroende på vilket syfte man har. Ska aktörerna göras delaktiga i grönplanen eller vill man bara samla in information eller informera. Syftet med dialogen måste vara glasklart innan man bjuder in.

Markägare har en stor påverkan på hur den gröna strukturen kommer att användas och behöver involveras tidigt för att få förståelse för syftet och ges en chans att påverka processen och slutligen känna ägarskap för planen.

Delaktighet och dialog kan ske genom olika former som till exempel:

• enkäter som skickas ut eller undersökningar på webben för att samla in synpunkter från till exempel allmänheten
• fysiska eller digitala möten eller workshops
• gemensamma rundturer i grönstrukturen för att på plats presentera och diskutera värden, utmaningar och möjligheter.

En genomtänkt plan för dialogen redan i projektplanen underlättar arbetet.

Delaktighetstrappan. Det finns olika nivåer av delaktighet. Inget är bättre eller sämre. Det viktiga är att det är tydligt för alla inblandade vilken nivå av delaktighet som avses. Ibland är det fullt tillräckligt med information och ibland nödvändigt med medskapande. Illustration: Boverket

Förberedelser för dialogen

En bra genomförd dialog behöver förberedas väl. Det är viktigt att fundera på vad organisationen vill uppnå med dialogen, hur mycket tid och resurser som behövs, när i tiden dialogen ska genomföras, vem i organisationen som behöver vara med, hur mycket olika aktörer ska involveras och i vilka delar samt hur resultatet ska tas omhand och dokumenteras. Det är också viktigt att analysera målgruppen och använda metoder och redskap för dialogen efter målgruppens förutsättningar. Planera in dialogen innan för mycket i grönplanen är låst och det inte går att påverka.

En tidig dialog kan handla om att identifiera vilka områden som olika kategorier av medborgare uppskattar och ofta utnyttjar respektive undviker. Det kan handla om att identifiera vilka egenskaper som uppskattas och vilka brister och förbättringsförslag de ser. Detta kan göras genom digitala enkäter som basnivå och brevenkät/ fysiska samrådsmöten som lite mer fördjupad nivå. I en enkät kan invånarna, näringslivet, skolor och förskolor, föreningar med flera, peka ut sina viktigaste gröna platser.

Sök upp viktiga målgrupper

Vissa målgrupper är lättare att nå än andra. Vissa grupper kan man nå genom olika föreningar och organisationer som hembygdsföreningar. Andra grupper kan man nå genom att bjuda in sig själv till deras sammanhang som att besöka skolor, äldreboenden, särskilda boenden, bostadsområden eller liknande. Om allmänheten har ett intresse/engagemang för frågan (det vill säga är känslomässigt berörda) eller om allmänheten berörs av resultatet/processen etc så finns det alla möjligheter att göra de delaktiga i arbetet. Det som kan vara utmanande är att förstå deras drivkraft samt hitta en form för dialogen som passar en vardag där många människor är ordentligt uppbokade.

Det kan vara svårt att nå ut med information om dialogmöten till en bredare allmänhet.  Fokusera på de målgrupper som behöver prioriteras och försök nå dessa via de kanaler som de bevakar eller bjud in er själva till deras forum och sammankomster. Grönstrukturen har särskilt stor betydelse för vissa grupper så som socioekonomiskt utsatta, äldre, personer med funktionsnedsättning, grupper med olika etnisk bakgrund, svag socioekonomi och barn. Dessa grupper kan vara svårnådda och därför extra viktigt att söka upp dem så att de kan gör sina röster hörda.

Genomförandet av dialogen

Ha ett ärligt uppsåt med dialogen annars kan förtroendet urholkas och det blir svårare att locka föreningar, organisationer och medborgare till framtida dialogmöten. Välj en kommunikatör och processledare som kan förhålla sig neutral till de synpunkter som kommer upp i diskussionen. Var ute i god tid för att alla ska kunna planera in tillfället men inte för långt innan så att mötet glöms bort. Informera om vad resultatet av dialogen ska användas till och hur lång tid som arbetet kommer att pågå. Det är viktigt att inte ge för höga förväntningar på resultatet som inte kan införlivas. Utgå gärna från konkreta frågor som de inbjudna känner sig berörda av.

Vid fysiska möten kan det vara lämpligt att välja en möteslokal i närområdet som är tillgänglig för personer med funktionsnedsättning och som är ideologiskt och religiöst neutral.

Tänk på att: Genomförande av dialog

• Generellt är det mycket lättare att söka upp medborgarna på deras hemmaplan än att få dem att komma till kommun- eller regionhuset.
• Digitala möten kan underlätta delaktighet för flera grupper.
• Ha gärna samma typ av möte vid flera tillfällen, eftersom människor har olika arbetstider.
• Det kommer alltid upp synpunkter på andra delar av kommunens verksamhet vid dialogmöten.
• Skicka vidare synpunkter som inte har med den fysiska planeringen att göra till den förvaltning inom kommunen som ska hantera frågan.
• Ha beredskap för att hantera eventuella konflikter under mötena.

Glöm inte återkopplingen från dialogen

En viktig del av dialogen är att återkoppla efter dialogen och berätta vad man tar med sig i arbetet med grönplanen. Sammanställ synpunkter som kommit in och redogör för dessa i någon form av samrådshandling som finns tillgänglig via organisationens hemsida eller liknande.

En bra återkoppling kan vara att bjuda in media till dialogmöten så att många får veta att det ägt rum och vad de huvudsakliga frågorna som diskuterades var.

Det finns också möjlighet att ha möten som sammanfattar vilka synpunkter som kommit in under dialogmöten. Formulera handlingsplan utifrån dialog och återkoppla med tidsatta åtgärder.

Det färdiga förslaget till grönplan blir en bekräftelse på hur organisationen har tagit hänsyn till de synpunkter som kommit in i dialogen.