Ta fram beslutsunderlag i förvaltningsskedet

I de fall det ställs krav på uppföljande kontroller i förvaltningsskedet kan resultatet från riskhanteringen lämpligen vara en del av beslutsunderlaget oavsett form av beslut för att den som är berörda av beslutet ska få insyn i de bedömningar och avvägningar som motiverats och införts i kontrollplan.

Ta med eventuella ritningar och andra underlag som beslutet grundar sig på

Det kan också vara bra att ta med eventuella ritningar och andra underlag som beslutet grundar sig på. Om beslutet innehåller krav på vissa åtgärder för att hantera risker behöver dessa tydligt framgå av beslutet samt grunden för beslut om åtgärder. Det är lämpligt att det framgår av beslutet hur bedömningarna har gått till, vad som har skett i ärendet och vilka faktorer som har avgjort ärendet. Väl motiverade beslut underlättar för många olika parter och under många år framöver. Några exempel på beslut som kan behöva fattas är:

• Hur ofta riskhanteringsprocessen ska utföras vid verksamheten: vartannat år till vart femte år kan vara ett lämpligt intervall beroende på vilka förändringar som skett vid verksamheten sedan sist. Skriv in i hanteringen som en rutin eller återkommande åtgärd.
• Rutiner och eller instruktioner som beskriver hur och vid vilken nivå arbetet med riskhantering ska utföras vid förändringar vid verksamheten. Tänk på att det kan gälla både tekniska och organisatoriska förändringar.
• Hur entreprenörer och eller tillfälligt anställda hanteras inom verksamheten i sådana fall det är aktuellt. Det kan handla om att exempelvis skapa rutiner och instruktioner om säkerhetsutbildning för entreprenörer samt rutin om att personal från verksamheten alltid ska vara med när leverans av kemikalier kommer till verksamheten.

Det är också bra att redovisa hur arbetet med riskhantering har gått till, vilka riskmoment som har kartlagts samt hur riskanalysen och riskvärderingen gjordes.

Krav kopplade till egenkontroll

För verksamheter som omfattas av egenkontrollförordningen finns krav att rutiner för egenkontroll ska vara dokumenterade och ses över och uppdateras regelbundet.

Väl fungerande rutiner i verksamheten ger bra förutsättningar för att fel på utrustning och felaktig hantering upptäcks innan en allvarlig skada inträffar.

Rutinerna kan exempelvis omfatta

• skötsel och underhåll
• kalibrering och avläsning av instrument
• regelbunden undersökning eller kontroll av utrustning, skyddsåtgärder samt de rutiner för drift, skötsel, underhåll och kalibrering som hänger ihop med utrustningen/åtgärderna
• åtgärda upptäckta avvikelser eller brister
• vilka provtagningar, analyser och mätningar som ska ingå samt vilket syfte dessa har.

Krav kopplade till återkommande besiktning

För de flesta byggnader ska en obligatorisk ventilationskontroll göras regelbundet, vart tredje eller sjätte år. Den återkommande besiktningen ska utföras av en sakkunnig funktionskontrollant som är certifierad av ett ackrediterat certifieringsorgan.

Vid besiktningen ska funktionskontrollanten kontrollera så att funktionen och egenskaperna hos ventilationssystemet i huvudsak överensstämmer med de föreskrifter som gällde när systemet togs i bruk. Kontrollanten ska också undersöka vilka åtgärder som kan vidtas för att förbättra energihushållningen i ventilationssystemet och som inte medför ett försämrat inomhusklimat. Det är sedan byggnadens ägare som får avgöra om förslagen till energieffektiviserande åtgärder ska genomföras.

Vid varje besiktning ska funktionskontrollanten skriva ett protokoll som redovisar resultatet. Kontrollanten ska påtala fel och brister i ventilationen och anteckna dem i protokollet. Kontrollanten ska underteckna protokollet och lämna ett exemplar till byggnadens ägare och skicka ett exemplar till byggnadsnämnden. Funktionskontrollanten ska utfärda ett intyg som visar att besiktningen har gjorts, med datum för besiktningen, resultatet av kontrollen och datumet för nästa besiktning. Byggnadens ägare ska sätta upp intyget på väl synlig plats i byggnaden.

Byggnadens ägare ska se till att fel och brister som upptäcks vid OVK åtgärdas omgående. Ägaren har ansvaret, även mellan besiktningstillfällena, för att vidta de åtgärder som behövs för att kraven på ventilationssystemet ska vara uppfyllda och för att de underhålls så att deras väsentliga tekniska egenskaper i huvudsak bevaras. Kraven finns i bygglagstiftningen.

Boverkets föreskrifter och allmänna råd (2011:16) om funktionskontroll av ventilationssystem och certifiering av sakkunniga (i Boverkets författningssamling)

Hissar, rulltrappor, motordrivna portar och skidliftar ska besiktas regelbundet. Motordrivna garageportar och grindar för enskilt bruk i anslutning till småhus är undantagna från krav på besiktning. Detsamma gäller normalt även skjutdörrar, slagdörrar och rotérdörrar.

Besiktningen ska göras av ett fristående besiktningsföretag som ackrediterats för uppgiften, ett så kallat kontrollorgan. Över besiktningen upprättas ett besiktningsprotokoll som skickas till ägaren för eventuella åtgärder. Om besiktningen visar på allvarliga brister skickar kontrollorganet även ett exemplar av besiktningsprotokollet till kommunens byggnadsnämnd som är tillsynsmyndighet.

Brukare av en hiss eller annan motordriven anordning kan kontrollera att den besiktats. För hissar ska det finnas en giltig besiktningsskylt i hisskorgen eller på plattformen. Även övriga anordningar ska ha en sådan skylt på eller intill anordningen. Av skylten ska framgå när anordningen måste besiktas nästa gång. Kontakta byggnadsnämnden som kan ingripa mot ägaren av anordningen, om hissen eller anordningen inte besiktats i tid.

Om kontrollorganet vid besiktningen funnit att en hiss eller annan motordriven anordning har allvarliga säkerhetsbrister får den inte användas. Ägaren ansvarar då för att se till att anordningen inte används och att bristerna åtgärdas innan den tas i bruk igen. Användningsförbud gäller också om anordningen inte besiktats i tid enligt de besiktningsintervall som gäller enligt Boverkets föreskrifter.

Boverkets föreskrifter och allmänna råd (2011:12) om hissar och vissa andra motordrivna anordningar (i Boverkets författningssamling)