Avtal i byggskedet

De mål, behov och krav som ni har formulerat i tidigare skeden ska nu genomföras. Det ni inte gör själva behöver ni upphandla för att det ska hända. Se till att teckna skriftliga avtal.

Skrivna avtal skyddar er

Som fastighetsägare till ett flerbostadshus är ni en professionell part. Krav som myndigheterna ställer på er som fastighetsägare och som byggherre gäller inte automatiskt för den ni sluter avtal med. Allt som ni vill ha hanterat av en viss part måste ni därför få med i ett avtal.

Tydliga, skriftliga avtal skapar förutsebarhet, undanröjer missförstånd och slår fast vilka krav som gäller. Detta kan vara av avgörande betydelse för att ni ska kunna ställa krav på entreprenören under entreprenadtiden, eller i värsta fall häva ett avtal om en entreprenör inte utför det som avtalats.

Det är inte ovanligt att parterna har olika bild av vad som ska utföras och om det inte finns något skriftligt avtal kan det vara svårt att reda ut vad som faktiskt sagts. Ett skriftligt avtal gör det lättare att reda ut eventuella missförstånd.

Upphandling av utförare

I byggskedet ska de mål, behov och krav som ni har formulerat i tidigare skeden genomföras. Det ni inte gör själva behöver ni upphandla för att det ska hända. Hur många upphandlingar som behöver göras och vilka avtal som behöver tecknas beror på vad ni tidigare valt för entreprenadform och vilka andra stödbehov ni har identifierat som inte avtalats i tidigare skeden. Nedan följer några exempel på saker som är bra att ha med sig vid avtal i byggskedet av en energirenovering.

Ta fram förfrågningsunderlag – entreprenad

Förfrågningsunderlag är de handlingar som ni skickar ut till olika entreprenörer för att få in anbud (offerter). Det mesta av förfrågningsunderlaget tas fram i projekteringen. Hur förfrågningsunderlaget paketeras beror på hur ni valt att handla upp.  Exempelvis val av upphandlingsform påverkar hur förfrågningsunderlaget ska skrivas.  Det är dock alltid viktigt att förfrågningsunderlaget tydligt beskriver alla mål, krav, förutsättningar och aktiviteter för entreprenadens genomförande. Då ökar chansen att arbetet blir som ni har tänkt er.

Det är inte alla projekteringar som går direkt till genomförande. Ju längre tid som går mellan projekteringen och upphandlingen desto viktigare blir det att fundera på om förutsättningarna fortfarande är desamma. Kostnadskalkyler och vilka åtgärder som är möjliga att genomföra kan ändras snabbt beroende på konjunkturläge, tillgång till bidrag eller på grund av nya regler som börjar gälla.  

Ta hjälp av standardavtal och andra branschstandarder

Som lekman kan det vara svårt att veta vad som behöver regleras i avtal, och hur det görs. Därför är det bra att veta att det finns standardavtal som har tagits fram inom byggbranschen och som kan användas vid upphandling av byggtjänster. Det minskar risken att missa viktiga krav i förfrågningsunderlaget. Som exempelvis att avtala vilka tider på dygnet entreprenören får lov att utföra arbetet. Handlar det om lite mer komplexa upphandlingar kan det även vara väl investerade pengar att låta en erfaren entreprenadjurist granska formuleringarna innan förfrågningsunderlaget skickas ut.

Läs mer om byggbranschens standardavtal hos Föreningen Byggandets Kontraktskommitté (BKK).

Föreningen BKK –  En effektivare byggprocess (på Byggandets Kontraktskommittés webbplats)

Läs mer om upphandling av entreprenad hos Upphandlingsmyndigheten

Skede 4 i byggprocessen: Bygga (på Upphandlingsmyndighetens webbplats)

För att minska mängden text i förfrågningsunderlag och bygghandlingar har byggbranschen tagit fram standardiserade kodsystem som delvis ersätter utskriven text. AMA-systemet är vanligt förekommande och det kan därför vara bra att känna till vad det är och hur det fungerar. AMA AF (”administrativa föreskrifter”) är exempelvis ett kodsystem som är kopplat till branschens standardavtal.

Läs mer om AMA hos Svensk Byggtjänst

AMA för bygg- och anläggningsprojekt (på Svensk Byggtjänsts webbplats)

Exempel på kompletterande krav i förfrågningsunderlaget

Även om de tekniska kraven på åtgärden redan ska vara redovisade i projekteringshandlingar finns det andra krav man kan behöva fundera på eller behöva revidera när man upprättar förfrågningsunderlaget. Det finns ofta stöd även för dessa saker i standardavtalen. Ju mer som är tydligt klarlagt när avtalet skrivs desto mindre finns det att ha olika uppfattningar om under genomförandet. Nedan beskrivs några avtalsfrågor som ni kan behöva tänka till lite extra kring.

Hitta utförare 

När ni har tagit fram ert förfrågningsunderlag som specificerar vad ni vill ha gjort och de krav ni har, skickar ni er förfrågan till entreprenörer för att få in anbud. 

Här är några tips om hur man hittar entreprenörer att skicka anbudsförfrågan till:

• Företag som ni tidigare har anlitat och har goda erfarenheter av kan vara lämpligt att kontakta på nytt. 
• Andra bostadsrättsföreningar eller kommersiella hyresvärdar i området kan kanske ha förslag på företag som de har anlitat. 
• Ibland kan den ekonomiska eller tekniska förvaltaren lämna förslag. 
• Det finns även många branschorganisationer som på sina webbplatser publicerar förteckningar över medlemsföretag i olika kategorier.

Skicka gärna förfrågan till flera entreprenörer. Det finns inget krav på att ni måste inhämta flera anbud, men vid kostsamma arbeten är det bra att försöka få in flera anbud för att få ett bra underlag för ert beslut. Det kan till exempel göra att ni får en bättre bild av prisläget och minskar risken för att ni betalar mer än vad ni behöver.

Utvärdera inkomna anbud

När ni har fått in anbud/offerter är det viktigt att utvärdera dem innan ni bestämmer er för vilken entreprenör ni vill gå vidare med. Detta kräver en noggrann bedömning av de olika anbuden där ni väger till exempel pris, kvalitet och tidsplan för utförandet mot varandra.

Här följer några tips om hur ni kan gå till väga för att utvärdera anbud från entreprenörer.

• Det är viktigt att anbuden är jämförbara. Om de har lämnats baserat på samma förfrågningsunderlag bör de vara likartade, men vid jämförelsen behöver ni ta hänsyn till eventuella reservationer i anbuden som kan påverka det totala priset.
• Vid bedömningen av vilket anbud som är bäst är priset en viktig faktor, men det bör inte vara enskilt avgörande. Det är viktigt att göra en helhetsbedömning av företaget genom att bland annat kontakta referenser och kontrollera att företagets ekonomi är god. Det är lätt att glömma bort att det avtal som tecknas inte bara omfattar utförandet, utan även garantitiden. Detta gör det viktigt att företaget finns kvar över tid.
• Se till att stämma av varje anbud mot de krav som ställts i förfrågningsunderlaget/ anbudsförfrågan så att alla era krav finns med och bekräftats. Kontrollera vad som ingår, respektive inte ingår, i varje anbud. Vid behov, skicka kompletterade frågor till entreprenörerna för att kunna göra bra jämförelser och stämma av mot förfrågningsunderlaget. Här är det viktigt att den som utvärderar har rätt kompetens för att kunna tolka de olika tekniska specifikationerna.
• Ta kontakt med lämnade referenser.  
• Utifrån jämförelsen, bestäm gärna träff med en eller flera av entreprenörerna så att ni kan ställa frågor och få en bättre uppfattning om företaget. Då kan ni även kontrollera att entreprenören förstått kraven, att man har tillräcklig kompetens och att man beskriver kvalitetsarbetet som ska ske på ett trovärdigt sätt.

Teckna avtal

När ni bestämt er för vilken entreprenör ni vill gå vidare med skriver ni ett avtal/ entreprenadkontrakt där era krav finns med.

Upphandling av stödtjänster

Behov av att upphandla konsultstöd kan uppkomma i alla skeden under ett renoveringsprojekt. I byggskedet kan det handla om juriststöd, projektledning, kvalitetsuppföljning med mera.

Att formulera avtalstexter kräver kompetens. Är ni inte vana så är det ofta en bra investering att anlita någon som kan detta. Exempelvis kan ni låta en entreprenadjurist granska avtalsutkastet eller hjälpa till i processen att upprätta ett avtal.

En viktig sak är att avtal ofta är uppbyggda så att de refererar till andra handlingar som därmed blir en del av avtalet. Det kan vara ritningar, beskrivningar och standardavtal som ABT06 eller AB04. Om man har olika handlingar kopplade till avtalet är det viktigt juridiskt att ange i vilken ordning de gäller över varandra, om de skulle innehålla olika uppgifter. Det är också viktigt att ange vilken version av handlingen som avses.

Läs mer om avtal för konsulttjänster på sidan Avtal i projekteringsskedet, under rubriken ”Konsulter kan vara ett stöd vid projektering”.

Avtal i projekteringsprocessen