Aktörer och roller i processen

Omsorgsfull och hållbar gestaltning av skolor och förskolor förutsätter ett samspel och samarbete mellan flera olika aktörer under olika skeden av processen. Aktörerna deltar under olika skeden av processen och har olika roller.

Kommunens aktörer

Offentliga aktörer har enligt politiken om gestaltad livsmiljö ett särskilt ansvar att gå före och visa på gott exempel. Genom sitt huvudansvar för att tillgodose behovet av utbildningsplatser i skola och förskola i kommunen, har kommunen en central roll i planering, byggande och förvaltning av förskolor och skolor.

Kommunen har olika roller i gestaltningsprocessen – från tidiga planeringsskeden till förvaltning.  I vissa fall utgör den beställare och huvudman. Därutöver har kommunen alltid ett myndighetsansvar enligt olika lagstiftningar (plan- och bygglagen, skollagen, arbetsmiljölagen, miljöbalken) där olika kommunala förvaltningar fattar beslut, ger tillstånd och bedriver tillsyn under gestaltningsprocessens gång.

Även om alla kommuner har samma uppdrag så ser kommunernas organisation i nämnder och förvaltningar olika ut. I denna vägledning har vi valt att kalla aktörerna på följande sätt, även om funktionerna alltså kan ha andra benämningar/titlar.

Kommunala politiker

De kommunala politikernas roll är att ange den politiska visionen för skolor och förskolor.  De styr verksamheten genom beställning av program, riktlinjer och policyer. Politikerna fattar också beslut om budget, både för drift och för kommunala satsningar och investeringar i skola och förskola. Oftast handlar det om flera politiska beslut på olika nivåer.

Förenklat kan sägas att utbildningsförvaltningen beslutar om hyreskostnaden, fastighetsförvaltningen och/eller kommunstyrelsen beslutar om investeringens storlek och stadsbyggnadsnämnden om detaljplan och bygglov.

Förvaltning med ansvar för lokaler och fastigheter

På den kommunala sidan är det ofta den förvaltning som ansvarar för kommunens fastigheter, byggnader så väl som utemiljöer, som har en nyckelroll i gestaltningsprocessen, både som planerande och genomförande funktion (kommunen som byggaktör). Det är ofta denna förvaltning som är uppdragsgivare till arkitekterna. Ibland finns lokalförvaltningen inom ett kommunalt fastighetsbolag. En strategisk lokalplaneringsfunktion kan då finnas under kommunstyrelsen eller kommunledningen.

Lokal- eller serviceförvaltningen har också en viktig roll som förvaltare och driftsansvarig för kommunala skolor och förskolor. Förvaltningen är den tidsmässigt längsta fasen i en byggnads eller utemiljös livscykel och därför avgörande för att vidmakthålla och utveckla gestaltningen över tid.

Utbildningsförvaltning

Utbildningsförvaltningen har en nyckelroll i egenskap av den aktör som organiserar och strukturerar skolans och förskolans verksamhet, vilket utgör viktiga förutsättningar för gestaltningen av de fysiska miljöerna. De är ofta beställare av lös inredning och viss fast inredning samt lekutrustning. En lokalstrateg med ansvar för utbildningslokaler har med fördel ett nära samarbete med (den blivande) rektorn.

Stadsbyggnadsförvaltning

Det är kommunerna som i enlighet med PBL har ansvar för att upprätta och fatta beslut om en detaljplan för den fastighet där den enskilda förskolan eller skolan ligger. Oftast fattas beslutet av kommunens byggnadsnämnd och detaljplanen tas fram av stadsbyggnadskontoret.

Stadsbyggnadskontoret hanterar också ansökan om bygglov för skolan eller förskolan samt ger startbesked och slutbesked.  I en del fall byggs skolor och förskolor på tomter som redan omfattas av en befintlig detaljplan, en äldre stadsplan eller motsvarande. I de fallen blir gestaltningsarbetet en bygglovsfråga där dialog med den enskilda handläggaren är viktig för att bestämma lämplig utformning. Stadsbyggnadskontoret ska också beakta kulturmiljöfrågor vid lovprövning av nybyggnad, tillbyggnad och ombyggnad samt att det finns friyta vid skola och förskola som är tillräckligt stor och lämplig för lek och utevistelse.

Stadsbyggnadskontoret kan också ha ansvar för översiktsplanen där frågorna om tillgång till skola och förskola kan komma in på ett övergripande plan med exempelvis lokaliseringsprinciper som gäller för kommunen som helhet.

Mark- och exploatering

Den funktion i kommunen som hanterar mark- och exploateringsfrågor har en viktig roll för inköp av mark för skola och förskola eller för att säkerställa att tillräckligt mycket av kommunens egen mark avsätts för skoländamål på lång sikt. Genom markanvisning och exploateringsavtal kan vissa krav på utformning ställas.

I samband med större exploateringar har de en viktig funktion i val av en tomt som tillgodoser grundläggande förutsättningar. Här bestäms vilka tomter med tillhörande egenskaper som sedan ska hanteras i planering och byggande. Detta är viktigt för genomförandeekonomin och möjligheten att uppnå målsättningar om utformning, gestaltning, kvalitet. Det är också viktigt att få rätt tomt för att kunna minimera klimat och miljöbelastning.

Gatu- och parkförvaltningen

En viktig aktör är den förvaltning som ansvarar för allmän plats så som gator, torg, parker, grönområden och utemiljöer i kommunerna. Den hanterar dels trafik, skolvägar och parkering, dels anläggning och förvaltning av parkmark som kan ligga i anslutning till skolan eller förskolan. I vissa fall sköter de även planering och byggnation av förskolans eller skolans utemiljö.

Miljöförvaltningen

Miljöförvaltningen har en viktig roll för att kontrollera miljöaspekter såsom buller och luftkvalitet i både byggnad och utemiljö. Miljöförvaltningen är ofta med i detaljplaneringen för att säkerställa att dessa aspekter tas omhand.

Inför start eller ändring av förskole- och skolverksamhet ska huvudmannen enligt miljöbalken alltid göra en anmälan om verksamheten till kommunen. Det är Miljöförvaltningen som godkänner anmälan.

Miljöbalken fokuserar på hälsorisker

Fritids- och kulturförvaltningen

Dessa förvaltningar har en viktig roll under framför allt planering och projektering samt förvaltning för att samnyttjande av utemiljöer och lokaler ska fungera på ett bra sätt, såväl ur elevernas som personalens perspektiv. Det kan exempelvis handla om samnyttjande av lokaler för idrott och kulturskola.

Kulturförvaltningen har också en viktig roll i arbetet med gestaltning i antikvariskt värdefulla miljöer. Vid ombyggnad och tillbyggnad av befintliga skolmiljöer eller vid nybyggnad i kulturmiljöer kan kulturförvaltningen därför vara en viktig samarbetspart.

Kulturförvaltningen kan också vara en viktig samarbetspart vid planering, gestaltning och genomförande av konst i offentliga skolor och förskolor.

Andra viktiga aktörer

Byggherren

Byggherren är den som för egen räkning utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten (1 kap. 4§ PBL). Byggherren behöver inte vara en fysisk person utan kan även vara en juridisk person som till exempel ett företag, en bostadsrättsförening, en kommun, en region eller en statlig myndighet. Byggherren, ibland även kallad byggaktören, har en viktig roll när nya förskolor eller skolor ska byggas eller befintliga miljöer ska byggas om eller byggas till. Dels genom det formella ansvaret för att följa lagar och förordningar, dels för att realisera en omsorgsfull utformning tillsammans med beställare och entreprenörer. Kommuner och andra offentliga aktörer har ett särskilt ansvar för en god gestaltad livsmiljö i rollen som byggaktör.

Byggherrens ansvar

Fastighetsbolag

En del kommuner har egna fastighetsbolag som äger och förvaltar kommunala fastigheter för samhällsändamål så som skolor och förskolor. Ofta är denna typ av bolag viktiga såväl som beställare, byggaktörer och förvaltare.  

Det finns också privata fastighetsbolag som äger samhällsfastigheter. En allt större del av kommunernas lokalförsörjning av pedagogiska lokaler sker genom inhyrning från externa fastighetsägare. Detta gäller såväl vid nyproduktion som vid inhyrning i existerande byggnader. Privata aktörer har också en stor betydelse för att bevara och utveckla gestaltningen under driften och den långsiktiga förvaltningen.

Drift och underhåll av byggnader och utemiljö

Drift och underhåll av byggnader och utemiljön är den tidsmässigt längsta fasen i den fysiska miljöns livscykel. Den behöver bygga på en förståelse för gestaltningens ursprungliga intentioner, till exempel den pedagogiska visionens betydelse för valet av möbler och material eller för vegetationens skötsel. Samtidigt behöver saker som inte fungerar uppmärksammas och lyftas till verksamhetsledning och fastighetsägare.

Arkitekter – husarkitekter, landskapsarkitekter och inredningsarkitekter

Arkitekter har en nyckelroll för gestaltningen i allt ifrån lokalisering, planering, skissande och projektering, till inredning och utemiljö. Arkitekter kan ha flera olika roller och fungera som beställare på de olika kommunala förvaltningarna, de kan vara processledare eller projektledare för hela eller delar av projektet och de kan vara konsulter som ritar och projekterar byggnaden, utemiljön och inredningen. De olika arkitektrollerna samarbetar med fördel med varandra och är involverade under hela processen för att säkerställa en god gestaltning.

Rektor och personal på skolan eller förskolan

Personalen har en nyckelroll för att beskriva behov och önskemål från den specifika verksamheten särskilt om det är en miljö som ska byggas om eller byggas till och det finns en befintlig verksamhet att utgå ifrån. Rektor har en nyckelroll som företrädare för hela verksamheten. Pedagoger och annan personal har också stor betydelse för att beskriva konkreta behov och diskutera olika lösningar med arkitekterna.

Rektor har med fördel nära samarbete med den kommunala lokalstrategen för utbildningslokaler, byggherren, de olika arkitekterna, lärare, förvaltaren och i det fall en sådan finns även processledaren. Lärare och övrig personal har med fördel ett nära samarbete med rektorn, eventuell processledare och med eleverna.

Fackliga representanter

Processen gynnas om de fackliga organisationerna involveras så tidigt som möjligt. Personalen (arbetstagarna) representeras av sitt skyddsombud i arbetsmiljöfrågor. Skyddsombudet kan vara en viktig länk mellan arbetstagare, arbetsgivare och byggherre.

Barn och elever

Barn och elever tillbringar en stor del av sin uppväxt i förskola och skola. De är experter på sin egen närmiljö och har också rätt enligt barnkonventionen att uttrycka sin åsikt i frågor som rör dem. De kan bidra med mycket värdefull information om sina behov, vilka kvaliteter i miljön som de uppskattar, respektive inte uppskattar och ge konkreta inspel till utformningen.

Om det handlar om en fysisk miljö som ska byggas om eller byggas till behöver barnen alltid involveras i processen. Barn och elever har med fördel ett nära samarbete med de lärare som är involverade i gestaltningsprocessen och med en eventuell processledare.

Från och med årskurs 7 i grundskolan och i gymnasieskolan har eleverna rätt att medverka i skolans arbetsmiljöarbete genom att utse elevskyddsombud. Elevskyddsombuden utses av alla elever, och representerar alla eleverna.

Upphandlare

Personer på kommunen som stöttar tjänstepersonerna med upphandlingen av konsulter och entreprenörer kan tidigt behöva involveras i processen för att få en förståelse för vilken typ av projekt det är och anpassa upphandlingen efter det. Det är angeläget att upphandlingsförfarandet väljs utifrån de behov som finns i varje enskilt projekt.

Processtöd – Offentlig upphandling som verktyg för att nå kvalitet i gestaltad livsmiljö