Samverka brett genom hela processen

Omsorgsfull och hållbar gestaltning av skolor och förskolor skapas tillsammans och behöver utgå från verksamhetens behov. Därför behöver samverkan mellan olika kompetenser och kunskapsområden ske under hela processen. Oavsett om det är en kommunal eller fristående verksamhet behöver flera kommunala förvaltningar involveras i olika skeden.

Att tänka på vid gestaltningen:

• Se varje enskilt förskole- eller skolprojekt som ett integrerat verksamhets-, stadsbyggnads- och fastighetsprojekt och samverka utifrån detta.
• Utgå från verksamheten – för dialog med personal, elever och barn redan i planeringsskedet. Involvera skyddsombuden tidigt i processen.
• Verka för kontinuitet bland de medverkande aktörerna – ju fler som är med i flera av processtegen desto bättre.
• Få med genomförandefrågorna – och de tekniska förvaltningsfrågorna tidigt i processen.
• Ta fram gemensamma effektmål för de fysiska miljöerna att ha som stöd i gestaltningsprocessen.
• Använd metoder för dialog som stöd i processen för att säkra både kunskap och innovation och därigenom hållbara förskole- och skolmiljöer.

Samverkan ökar förståelsen för olika perspektiv

Att bygga om, bygga till eller bygga en ny skola eller förskola är en stor investering och därför är det viktigt att miljöerna blir ändamålsenliga, upplevelserika och hållbara över tid.

Olika aktörer har olika utgångspunkter i processen att bygga skola och förskola. Det är angeläget att alla aktörer förstår hur dessa utgångspunkter påverkar helheten. Det kan handla om att den som är ansvarig för skolans organisation på utbildningsförvaltningen förstår att skolenheternas storlek, lokalisering och hur skolan organiseras och struktureras bidrar till stads- och samhällsutvecklingen på olika sätt och kan påverka segregationen. Den som planerar staden och den byggda miljön behöver ha kunskap om skolans och förskolans behov, till exempel att kvarteren som ska rymma skola och förskola behöver vara av en viss storlek för att verksamheten ska bära sig ekonomiskt. Vidare behöver den som är ansvarig för lokalernas storlek, placering och utformning förstå de pedagogiska målen och visionerna. Genom samverkan i tidiga skeden mellan olika aktörer kan dessa olika utgångspunkter belysas, samordnas och vid behov förhandlas för att åstadkomma en bra helhet.

I en kommun måste skolor ses som en strategisk samhällsbyggnadsfråga. Det är inte bara en fråga för utbildningsförvaltningen eller för fastighetsförvaltningen eller fastighetsbolaget utan även för stadsbyggnadskontoret, gatu- och parkkontoret och kultur- och fritidskontoret!

(Lokalförsörjningschef, Knivsta kommun)

Låt gestaltningsprocessen utgå från verksamheten

För att skolor och förskolor ska vara ändamålsenliga behöver de gestaltas i dialog och förankras med verksamheten. Pedagoger, elever, barn och annan personal på skola och förskola är experter på sin egen närmiljö och på vilka behov de har. Verksamhetens skyddsombud ska alltid involveras när de fysiska miljöerna ändras. Förvaltningspersonalen är också en viktig aktör.

Det är en framgångsfaktor att arbetsgrupper med olika typer av kompetenser medverkar under hela processen samt att barn och unga liksom aktörer med pedagogisk kompetens ges möjlighet att vara delaktiga på beslutsnivå. Detta är särskilt viktigt vid om- eller tillbyggnad när det finns en verksamhet på plats.

Nära samverkan och dialog mellan planerare, arkitekter, verksamhet och förvaltare bidrar till en arbetsprocess där förutsättningar för gestaltning kan identifieras tidigt och utvecklas kontinuerligt. I dialogprocessen undersöker personer med olika roller och perspektiv tillsammans vilka behov, möjligheter och intressekonflikter som finns i det enskilda förskole- eller skolprojektet.

En inkluderande process bidrar till hållbarhet

Delaktighetsarbetet kan ses som ett sätt att säkra den ekonomiska hållbarheten ur ett längre tidsperspektiv. En ändamålsenlig miljö behöver färre kostnadsdrivande förändringar efter inflyttning och utnyttjar de tillgängliga ytorna utan att varken skapa trängsel eller tomma lokaler under delar av dagen.

Hållbarhet är en viktig aspekt av gestaltningsarbetet. Skolorna och förskolorna ska hålla över tid och fungera inte bara för dem som arbetar i lokalerna idag, utan också för kommande generationer av barn, elever och pedagoger. Därför behövs också ett visst mått av generalitet i utformning för att skapa robusthet i fastighetsbeståndet över tid.

Barn och ungas delaktighet

Ta höjd för att dialogen kräver tid och resurser

En organisation som är ovan vid nybyggnad kan behöva lägga resurser att ta fram tydligare underlag så som program och plats i tidplanen för dialog. Verksamheten kan ha svårt att läsa ritningar och därför ha behov av illustrationer, modeller och andra metoder för att visualisera gestaltningen. Under gestaltningsarbetet är det därför viktigt det finns resurser och tid avsatta för dialog, att någon ansvarar för att dialogen förs och att resultatet tas omhand i gestaltningen.

Ta hjälp av styrande och stödjande dokument för att säkra kvalitet och kontinuitet

Ta fram effektmål för lärmiljöerna

En framgångsfaktor för omsorgsfullt utformade skolor och förskolor är att utgå från verksamhetens behov och målsättningar och tidigt i processen formulera effektmål för vad den nya miljön ska uppnå. Effektmålen behöver byggas underifrån av verksamheten och formuleras för att sedan politik eller högre tjänstepersoner ska kunna fatta beslut om dem. Att lägga tid på att ta fram tydliga mål och att förankra dem lägger en bra grund för hela projektet.

Effektmål kan också vara en del av ett funktionsprogram och därmed vara ett bra stöd vid nybyggnad när det inte finns en verksamhet eller organisation att utgå från.

Ta hjälp av styrande och stödjande dokument för att säkra kvalitet och kontinuitet

Lärande exempel: Dialog och effektmål för nya Brogårdaskolan i Bjuv

I utformningen av Brogårdaskolan arbetade processledaren tillsammans med verksamheten med att ta fram effektmål för skolan. Samtliga mål var förankrade i en behovsanalys gjord i samverkan med skola och utbildningsförvaltning och i den verksamhetsbeskrivning som låg till grund för projektet. Processen att ta fram effektmål var helt öppen och personal och elever fick vara med och formulera effektmålen under en på förhand bestämd tid. När tiden var ute fattade kommunstyrelsens arbetsutskott beslut om 12 effektmål, vilka följde med in i förfrågningsunderlaget för upphandlingen. Det övergripande målet för skolan handlade om stolthet och framtidstro. Detta innebar bland annat att Brogårdaskolans gestaltning ska:

• bidra till att stärka bilden av Bjuv som en nyskapande kommun med nästa generation i fokus.
• bidra till att attrahera och behålla skicklig pedagogisk personal i Bjuv genom att erbjuda dem en mycket attraktiv arbetsmiljö.
• bygga vidare på och tillför nya värden till Bjuvs stolta arkitektoniska arv.
• utgöra ett föredömligt projekt som når uppsatta mål inom givna ramar.

Andra effektmål var att skapa en trollerilåda för lärande och att skolan ska vara som ett andra hem.

Skolans rektor skapade olika arbetsgrupper för bland annat utemiljö, specialpedagogiskt stöd, hemvister och entréer. Det fanns också en skolledningsgrupp. Arkitekterna och projektledningen hade workshops med varje arbetsgrupp som i sin tur förankrade inom sitt lärarlag eller med sina kollegor. Efter varje referensgruppsmöte uppgraderade arkitekterna skisserna som sedan utvärderades mot effektmålen, till exempel om föreslagen möblering verkligen skulle bidra till känslan av skolan som ett andra hem eller inte. 

Effektmålen följde sedan med in i förfrågningsunderlaget och var en del av partneringen för upphandlingen. Byggbolaget och alla underleverantörer blev engagerade i målen. De strävade därför efter att även tekniska installationer skulle bidra till att målen uppnåddes. Att ständigt påminna alla om vilka mål man har kommit överens om gjorde att alla inblandade själva granskade sina förslag utifrån dessa mål.

Brogårdaskolan (på Codesigns webbplats)

Skapa en stabil organisation med rätt kompetens

En framgångsfaktor för en omsorgsfullt utformad skola eller förskola är att involvera rätt kompetens och att ha en bra organisation som kan fungera över lång tid. Kommunen eller beställaren behöver fundera över vilka personer, kompetenser och roller som är bra att ha med sig i planeringsprocessen, vilka av dessa som finns i organisationen och vilka som behöver kompletteras med konsultinsatser. Då det finns många fallgropar i processen är det en stor fördel att ha personer med erfarenhet i projektledning och på beslutspositioner.

I större kommuner som bygger skolor och förskolor ofta finns vanligen en etablerad organisation för att driva projekt, liksom det finns stöddokument för processen så som funktionsprogram eller lokalförsörjningsprogram. Det är dock angeläget att den enskilda förskolan eller skolan trots detta anpassas till platsen och de specifika lokala behoven i varje enskilt fall.

Brister i kontinuiteten över tid innebär ett stort kunskapstapp och att värden och förståelse försvinner, vilket påverkar både ekonomi och gestaltning. Därför är kontinuitet i kunskap och gestaltningskompetens från tidiga skeden till förvaltningsskede viktigt. Detta gäller såväl beslutsfattande aktörer som de som beställer, gestaltar och de som arbetar praktiskt i verksamheterna och har skolan eller förskolan som arbetsplats (det vill säga personal i förskola eller skola, tekniska förvaltare och driftspersonal).  Det är därför viktigt att man dokumenterar processerna och de överväganden och principer som har legat till grund för en viss gestaltning.

Lärande exempel: Analysverktyg för delaktighet och kontinuitet

Forskare vid Högskolan i Gävle har tagit fram ett analysverktyg för att visualisera hur pedagogiska visioner genereras, utvecklas och förhandlas för att sedan ta fysisk form i miljöer som stödjer såväl visioner som praktik (Frelin och Grannäs, 2021). I en matris bestående av olika grader av inflytande i de horisontella kolumnerna och olika faser i processen i de vertikala skrivs de medverkande aktörerna in i respektive ruta eller rutor. Matrisen är en vidareutveckling av en tidigare modell, den så kallade ECSIT-modellen, framtagen av brittiska forskare (Daniels et al., 2017; Singer och Wollner, 2015).

Analysverktyg utvecklat av forskare vid University of Bristol och Högskolan i Gävle för att synliggöra vilka aktörer som haft vilken grad av inflytande under olika delar av visions- och utformningsprocessen. (De två forskargrupperna har lagt fokus på olika delar av processen i sina respektive modeller. Inredningsdesign finns inte med i modellen från University of Bristol. Användning och förvaltning finns inte med i modellen från Högskolan i Gävle.) Illustration: Boverket på underlag från Frelin och Grannäs, 2021

Graderna av inflytande baseras på Sherry Arnsteins klassiska delaktighetstrappa (Arnstein, 1969), och fyra av dess nivåer har valts ut i denna modell – kontroll, partnerskap, konsultation och information. Kontroll är matrisens högsta form och innebär att aktören har inflytande över både beslut som fattas, och över villkor för andra att förhandla om inflytande. Partnerskap innebär att planering och beslutsfattande är gemensamt, och förhandlas under processen. Konsultation betyder att de berörda blir informerade och får ge återkoppling, vilken ibland kan vägas in i beslutsfattandet. Information innebär att de berörda blir informerade men informationen går bara en väg, och innebär få möjligheter till att ge återkoppling.

Fasen pedagogiskt visionsarbete innebär att de pedagogiska idéerna och värderingarna formuleras på ett tydligt sätt. Konceptutveckling innebär att såväl pedagogiska visioner som målbilder för kommunens strategiska planering i stort och förutsättningarna för den enskilda tomten omvandlas till rumsliga funktionskrav. Utformning av byggnad och utemiljö samt projektering betyder att rörelsemönster och rumssamband definieras och konkreta ritningar tas fram. Utformning av tekniska installationer omfattar de tekniska ritningarna, exempelvis gällande ventilation, el, vatten och avlopp. Inredningens utformning innebär att kulörer, möbler och annan inredning planeras – i vissa fall platsritas – och beställs. Användning och förvaltning är den i längsta fasen och innefattar tiden efter att den byggda miljön tagits i bruk. Här ingår även återkommande utvärderingar av hur miljön fungerar och att formulera eventuella förändringsbehov.

Matrisen kan användas för att åskådliggöra kontinuiteten och sammansättningen i projektgruppen.

• Vilka kompetenser finns?
• Finns de med över flera skeden?
• Behöver någon kompetens rekryteras/tillkomma under något skede för att få en komplett bild av behov och förutsättningar?

En framgångsfaktor är om flera aktörer deltar under flera olika faser i processen, liksom om det pedagogiska perspektivet finns representerat i de högre delaktighetskategorierna.