Kommunikation och informationsspridning

Dialog och kommunikation med de boende och alla aktörer i projektet bör ha funnits med ända sedan planeringsfasen och nu när arbetet ska utföras blir det skarpt läge. En bra dialog med alla inblandade parter i projektet är viktigt för att ingenting ska missas och resultatet ska bli som det är tänkt.  

Dialog med entreprenören

För att byggprocessen ska fungera smidigt och resultatet bli så bra som möjligt är det viktigt att ha en god dialog med entreprenören eller entreprenörerna som genomför arbetet. Nedan följer några tips för att upprätta en bra dialog under byggskedet.

Överlämning från projektering till genomförande

Övergången mellan projekteringsskede och byggskede är ett kritiskt skede för att nå målen för en energieffektiv byggnad. Det är viktigt att kontrollera att entreprenören förstått kraven, att det finns tillräcklig kompetens och att de planerar arbetet så att man når målen i projektet. 

Det är viktigt att entreprenörer har kunskap om vilka krav som byggherren ställer på byggnaden. Det går aldrig att ha med alla detaljer i handlingarna – entreprenören måste ha kunskapen att bygga rätt där detaljerna saknas i handlingarna.

Ha ett startmöte

Ha ett startmöte med entreprenören innan renoveringen påbörjas – ett bra startmöte lägger grunden för goda relationer.
På dagordningen för startmötet kan följande tas upp:

• Gå igenom avtalet tillsammans – anteckna och klargör eventuella oklarheter.
• Gå igenom projektet så att alla är väl medvetna om vad som ska göras och vilka krav som ställs. Uppmärksamma de kritiska moment som har identifierats. Syftet är att skapa en gemensam målbild och få alla aktörer att arbeta mot det gemensamma målet.
• Gå igenom vem som har rätt att fatta beslut, och i vilka frågor.
• Gå igenom och redogör för hur risker under genomförandet ska hanteras. 
• Gå igenom planerade kontroller och uppföljning under genomförandet.
• Tydliggör hur eventuella avvikelser och ändringar (så kallat ÄTA-arbeten) ska hanteras. 
• Gå igenom eventuella förändringar som gjorts sedan avtalet signerades.
• Gå igenom projektets tidsplan och arbetsordning, så att alla är medvetna om viktiga deadlines och vilka arbetsmoment som ska utföras i vilken ordning. När kommer leveranser? Behöver tidplanen justeras?
• Man kan också ta tillfället i akt och se till att alla närvarande utbildas om energieffektiva byggnader för att aktörerna ska få en gemensam kunskapsgrund. Ett exempel på en sådan utbildning är Energimyndighetens webbutbildning Energilyftet som är gratis och fritt tillgänglig.

Energilyftet (på Energilyftets webbplats)

• Tydliggör vilka som är kontaktpersoner och se till att berörda parter har kontaktinfo till dem.
• Tydliggör hur nycklar ska hanteras.
• Boka tid för byggmöten så att det finns tid avsatt i kalendern för dessa.  

Regelbundna byggmöten under arbetets gång

Eftersom det med all säkerhet kommer att uppstå frågor under arbetets gång är det bra att ha regelbundna avstämningar/byggmöten mellan byggherre och entreprenör under projektet där dessa frågor kan behandlas. Det kan exempelvis handla om förseningar, det som kallas hinder i avtalet, eller tillkommande och avgående arbeten ( ÄTA-arbeten).

Vid alla möten bör ni som byggherre föra protokoll och entreprenören justera det. Eventuella tilläggsbeställningar eller andra överenskommelser bör vara skriftliga och sparas tillsammans med mötesprotokoll. Se till att samtliga beslut om ändringar, eller annat ni kommer överens om med entreprenören, dokumenteras i skrift. Det är viktigt att också tydliggöra om någon kostnad eller något avdrag tillkommer för ändringarna.

Dialog med boende

Kom ihåg att löpande hålla boende och hyresgäster informerade om projektet. Som byggherre är det viktigt att säkerställa att informationen från entreprenören når fram till de boende löpande under arbetets gång. Detta gäller inte minst när de boende bor kvar i sina lägenheter under renoveringen. 

Konkreta och praktiska frågor är allra viktigast under byggskedet. Exempel på frågor kan vara:

• Vilka tider stängs el och vatten av?
• Kommer eventuella hissar att fungera under renoveringen?
• När planeras borrning i golvbjälklag?
• Hur länge ska byggställningar sitta uppe? 

Allt som kan orsaka obehag för de boende ska informeras om i god tid innan arbetat påbörjas.

Det är ofta en bra idé att tidigt hålla ett informationsmöte för de boende tillsammans med entreprenören.

Dialog med kontrollanter

För att kontrollerna ska fungera behöver den som ska kontrollera veta hur kontrollerna ska genomföras och dokumenteras. Det är viktigt att byggherre eller kontrollansvarig kommunicerar direkt med kontrollanten så att denna information, och återföringen av resultaten, inte blir andrahandsinformation.

Vem som ska kontrollera vad ska framgå av den fastställda kontrollplanen och bör kommuniceras i god tid före kontrollen, gärna vid ett inledande möte, så att kontrollansvarig och respektive kontrollant kan planera kontrollerna.

Att följa kontrollplanen

Dialog med byggnadsnämnden

Under byggskedet förs även dialog med byggnadsnämnden på olika sätt, till exempel i form av arbetsplatsbesök. Läs mer om regler under byggskedet på sidan PBL under byggskedet.

PBL under byggskedet

Samla och håll ordning på er dokumentation

När nya aktörer kommer in i ett projekt för att ny kompetens behövs, är det viktigt att säkerställa att alla inblandade i projektet har tillgång till rätt dokumentation. Se därför till att hålla god ordning på den dokumentation som finns tillgänglig och tas fram i projektet. Det underlättar för att det ska gå att hantera risker, kontrollera och kvalitetssäkra renoveringen och se till att projektet lever upp till era mål. Det är även bra att samla allt material om projektet på ett ställe eftersom sådant material kan behövas långt senare om parterna blir oense om någonting. 

Viktig dokumentation som skapas i byggskedet, och som kan vara bra att samla och hålla ordning på, är till exempel: 

• resultat från kontroller, 
• beslut om ändringar, avvikelser och åtgärder som vidtagits för att korrigera dem, 
• mötesanteckningar- och protokoll,
• e-post, 
• fotografier,
• relationshandlingar,
• drift- och underhållsinstruktioner.

Information vid överlämning till förvaltning

För att ni ska kunna övergå till att förvalta den ändrade byggnaden krävs en överlämning av information och kunskap från byggskedet till den organisation som ska ansvara för förvaltningen av byggnaden. Däri kan ingå exempelvis information om:

• Adress- och telefonförteckning över de konsulter, entreprenörer och leverantörer som deltagit i projektet. 
• En sammanställning av resultat från kontroller och uppföljning i byggskedet.
• Drift- och underhållsinstruktioner. En driftinstruktion är en bruksanvisning för hur byggnadens tekniska system är uppbyggda och hur det är tänkt att de ska fungera och hur de regleras och styrs.
• Relationsritningar som visar var rör och installationer är placerade. 
• Driftkort med flödesschema som visar installationernas funktion. 
• Komponentförteckning med tekniska specifikationer för viktiga komponenter. 
• Protokoll över injustering av systemen. 
• Entreprenörens kontaktperson för garantiärenden.
• Planerade servicebesök under garantitiden.
• Garantiintyg för de byggdelar som har förlängd garantitid.

Det är även viktigt att alla relevanta aktörer blir utbildade och får kunskap om byggnadens funktion efter att åtgärderna har genomförts. Ni som fastighetsägare och byggherre bör säkerställa att såväl förvaltaren som de boende blir utbildade i byggnadens funktion. 

Byggherren, tillsammans med entreprenören, bör se till att driftspersonal, boende/brukare och förvaltare blir utbildade i hur systemen fungerar och ska skötas. Driftpersonalen som sköter installationerna måste ha tillräckliga kunskaper för att förstå hur de tekniska systemen fungerar och vilka konsekvenser ett fel kan få för energianvändningen, inomhusmiljön eller för brukarnas hälsa. Även verksamhetspersonal som ska vistas i byggnaden bör få utbildning i hur installationerna fungerar. Förvaltare bör utbildas i hur huset ska skötas, till exempel städrutiner, fuktronder, energibevakning, evakuering, byte av filter och liknande.