Kommunikation och informationsspridning
Dialog och kommunikation med de boende och alla aktörer i projektet bör ha funnits med ända sedan planeringsfasen och nu när arbetet ska utföras blir det skarpt läge. En bra dialog med alla inblandade parter i projektet är viktigt för att ingenting ska missas och resultatet ska bli som det är tänkt.
Dialog med entreprenören
För att byggprocessen ska fungera smidigt och resultatet bli så bra som möjligt är det viktigt att ha en god dialog med entreprenören eller entreprenörerna som genomför arbetet. Nedan följer några tips för att upprätta en bra dialog under byggskedet.
Överlämning från projektering till genomförande
Övergången mellan projekteringsskede och byggskede är ett kritiskt skede för att nå målen för en energieffektiv byggnad. Det är viktigt att kontrollera att entreprenören förstått kraven, att det finns tillräcklig kompetens och att de planerar arbetet så att man når målen i projektet.
Det är viktigt att entreprenörer har kunskap om vilka krav som byggherren ställer på byggnaden. Det går aldrig att ha med alla detaljer i handlingarna – entreprenören måste ha kunskapen att bygga rätt där detaljerna saknas i handlingarna.
Ha ett startmöte
Ha ett startmöte med entreprenören innan renoveringen påbörjas – ett bra startmöte lägger grunden för goda relationer.
På dagordningen för startmötet kan följande tas upp:
- Gå igenom avtalet tillsammans – anteckna och klargör eventuella oklarheter.
- Gå igenom projektet så att alla är väl medvetna om vad som ska göras och vilka krav som ställs. Uppmärksamma de kritiska moment som har identifierats. Syftet är att skapa en gemensam målbild och få alla aktörer att arbeta mot det gemensamma målet.
- Gå igenom vem som har rätt att fatta beslut, och i vilka frågor.
- Gå igenom och redogör för hur risker under genomförandet ska hanteras.
- Gå igenom planerade kontroller och uppföljning under genomförandet.
- Tydliggör hur eventuella avvikelser och ändringar (så kallat ÄTA-arbeten) ska hanteras.
- Gå igenom eventuella förändringar som gjorts sedan avtalet signerades.
- Gå igenom projektets tidsplan och arbetsordning, så att alla är medvetna om viktiga deadlines och vilka arbetsmoment som ska utföras i vilken ordning. När kommer leveranser? Behöver tidplanen justeras?
- Man kan också ta tillfället i akt och se till att alla närvarande utbildas om energieffektiva byggnader för att aktörerna ska få en gemensam kunskapsgrund. Ett exempel på en sådan utbildning är Energimyndighetens webbutbildning Energilyftet som är gratis och fritt tillgänglig.
Energilyftet (på Energilyftets webbplats)
- Tydliggör vilka som är kontaktpersoner och se till att berörda parter har kontaktinfo till dem.
- Tydliggör hur nycklar ska hanteras.
- Boka tid för byggmöten så att det finns tid avsatt i kalendern för dessa.
Regelbundna byggmöten under arbetets gång
Eftersom det med all säkerhet kommer att uppstå frågor under arbetets gång är det bra att ha regelbundna avstämningar/byggmöten mellan byggherre och entreprenör under projektet där dessa frågor kan behandlas. Det kan exempelvis handla om förseningar, det som kallas hinder i avtalet, eller tillkommande och avgående arbeten ( ÄTA-arbeten).
Vid alla möten bör ni som byggherre föra protokoll och entreprenören justera det. Eventuella tilläggsbeställningar eller andra överenskommelser bör vara skriftliga och sparas tillsammans med mötesprotokoll. Se till att samtliga beslut om ändringar, eller annat ni kommer överens om med entreprenören, dokumenteras i skrift. Det är viktigt att också tydliggöra om någon kostnad eller något avdrag tillkommer för ändringarna.
Hjälpmedel - Energisamordningsmöten
Energisamordningsmöten är en viktig aktivitet för att hitta och hantera kritiska moment kopplat till energifrågorna.
På ByggaE:s webbplats finns en dagordningsmall med förslag på punkter att ta upp på ett energisamordningsmöte. Mötet kan hållas med alla entreprenörer eller några specifika. Vissa frågor kan tas med på ordinarie byggmöten, särskilt mer övergripande frågor, medan andra mer specifika kan tas separat. Det är viktigt att ha en tidplan för energisamordningsmöten och de aktiviteter som hör till, och att det finns en återkoppling till byggmöten och projektledning så att beslut kan fattas.
Dialog med boende
Kom ihåg att löpande hålla boende och hyresgäster informerade om projektet. Som byggherre är det viktigt att säkerställa att informationen