Material av betydelse för beslutet ska kommuniceras med sökanden
Innan kommunen fattar ett beslut i ett ärende ska den normalt underrätta sökanden om allt material av betydelse och ge sökanden tillfälle att yttra sig över materialet.
Förvaltningslagens krav på att kommunicera
25 §
Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Myndigheten får dock avstå från sådan kommunikation, om
1. ärendet gäller anställning av någon och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande,
2. det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet, eller
3. ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart.
Myndigheten bestämmer hur underrättelse ska ske. Underrättelse får ske genom delgivning.
Underrättelseskyldigheten gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen
(2009:400).
Av förvaltningslagens bestämmelse om kommunikation i 25 § följer att kommunen normalt måste kommunicera allt material av betydelse för beslutet med sökanden innan den fattar ett beslut i ärendet. Det vill säga underrätta sökanden om sådant material och ge sökanden tillfälle att yttra sig över det. Detta är huvudregeln och den gäller alla typer av beslut som kan aktualiseras inom ramen för handläggningen av ett ärende. (Proposition 2016/17:180 sid. 310.)
Material av betydelse för beslutet
Observera att kravet på kommunikation enbart omfattar sådant material som utgör underlag för beslutet i fråga. Sådant material som helt saknar relevans för ett beslut i ett ärende omfattas inte av kravet på kommunikation. Med material av betydelse avses sådana omständigheter eller uppgifter som påverkar myndighetens ställningstagande i den fråga som beslutet gäller. Det kan handla om till exempel uppgifter i utredningar eller remissyttranden som talar till fördel eller nackdel för sökanden i ärendet. Det är inte ett förslag till beslut som ska kommuniceras. (Proposition 2016/17:180 sid. 310-311.)
Material
Uttrycket material tar inte enbart sikte på handlingar utan avser också annat utredningsmaterial, till exempel föremål som sökanden ges möjlighet att personligen undersöka (proposition 2016/17:180 sid. 311).
Avstå kommunikation om uppenbart obehövligt
Kommunikation behöver enligt 25 § förvaltningslagen inte ske om det är uppenbart obehövligt.
Undantaget ska enligt propositionen till förvaltningslagen tolkas snävt och är enbart tillämpligt i sådana fall där behovet av kommunikation – sett objektivt ur den enskildes perspektiv – är mindre framträdande eller helt saknas. Det måste alltså stå klart för myndigheten att åtgärden att underrätta och ge parten tillfälle att yttra sig är uppenbart obehövlig i den meningen att den inte kan tillföra något i det aktuella ärendet. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)
Exempel på där kommunikation ofta kan anses uppenbart obehövligt
I propositionen till förvaltningslagen lämnas ett antal exempel på där en myndighet skulle kunna avstå från kommunikation (proposition 2016/17:180 sid. 311).
Om kommunen beviljar fullt ut enligt ansökan
Det följer av exemplen i propositionen att någon kommunikation inte behövs om en kommun tänker bevilja bostadsanpassningsbidrag fullt ut enligt ansökan.
Förfarandebeslut och liknande
Andra tänkbara exempel på där kommunikation inte behövs är så kallade förfarandebeslut eller olika åtgärder av mer eller mindre teknisk karaktär som en myndighet vidtar och som ibland utgör beslut. Det kan till exempel handla om anstånd, att byta handläggare eller att inhämta ett utlåtande av någon sakkunnig. Andra tänkbara exempel kan vara beslut som avser hantering av bristfälliga framställningar. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)
Uppgifter som sökanden själv lämnat
Det kan i många fall också vara uppenbart obehövligt att kommunicera uppgifter som har lämnats av sökanden själv (proposition 2016/17:180 sid. 311).
Hur lång tid ska sökanden ha på sig att yttra sig?
Hur lång svarsfrist som kan anses lämplig får avgöras utifrån bland annat ärendetyp och materialets omfattning och komplexitet. Sökanden ska ges skäligt rådrum för sina överväganden. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)
Hur ska underrättelse ske?
Kommunen får bestämma hur underrättelse ska ske (25 § förvaltningslagen).
Kommunikation kan genomföras såväl muntligt som skriftligt.
Kommunikation kan genomföras såväl muntligt som skriftligt. Ett typiskt exempel är att kommunen kommunicerar handlingar genom att skicka kopior av handlingarna till sökanden. Bestämmelsen hindrar dock inte att parten får del av materialet till exempel genom ett te