Steg i processen för upphandling av kvalitet
Om ni som beställare vill att kvalitet ska vara avgörande i en upphandling av leverantörer och produkter är det viktigt att utvärderingsgruppen är rätt sammansatt. Gruppen behöver ha kompetens för att bedöma till exempel gestaltningsmässiga kriterier.
Introduktion
Boverket har tagit fram ett förslag på process som kan vara ett stöd till beställare som ska köpa produkter och tjänster och som vill sträva efter att uppnå kvalitet i slutresultatet. Processen kan användas i sin helhet eller utgöra inspiration och stöd vid förbättring av beställarens egna processer. Den kan användas i allt från upphandling i planprocessen till upphandling i bygg- och förvaltningsprocessen samt i såväl stora som små projekt.
Processen är uppbyggd kring frågor som beställaren kan ställa till sin egen organisation för att få ett tydligt fokus på kvalitetsdimensionen i varje skede.
Det kan behövas många upphandlingar under en byggnads eller gestaltad livsmiljös livscykel. Läs mer om i vilka skeden ni som beställare kan behöva upphandla på Upphandlingsmyndighetens webbplats under ”Relaterad information”.
Vision och behov
För att nå kvalitet i slutresultatet är det viktigt att från start och genom hela processen veta för vem och varför projektet görs. Processen börjar lämpligen med att ni som beställare definierar behovet och beskriver vad projektet ska åstadkomma. Detta görs med fördel genom nära samarbete med de som ska använda det slutliga resultatet, det vill säga brukarna. Brukarnas kunskap är viktig att ha med i tidiga skeden och dessutom synliggöra genom hela processen. Det är även lämpligt att beställaren vid behovsanalysen identifierar och beaktar samhällsbehov i det vidare perspektivet utanför er egen verksamhet. Det kan till exempel vara att bidra till allmänna platser i anslutning till miljön ni vill skapa, ekosystemtjänster som kan erbjudas och förstärkas, ökad känsla av identitet och sammanhang.
När ska upphandlingsprocessen påbörjas för att ge tillräcklig tid för en fullödig behovsanalys?
Denna fråga hör till de första en beställare behöver ta ställning till. Bäst förutsättningar att nå hög kvalitet i slutresultatet ges om behovsanalysen utgör starten för utvärderingsgruppens arbete och således lägger grunden för själva formuleringen av upphandlingsdokumenten.
Det kan finnas situationer med målkonflikter, exempelvis mellan nationella och regionala intressen. Det krävs då förståelse för värden på olika nivå och denna ömsesidiga förståelse kan enbart åstadkommas om de olika aktörerna tar ett gemensamt ansvar för utformningen av miljön.
Hur god är beställarens marknadskännedom?
För att veta vilka krav som är rimliga att ställa är det viktigt för er som beställare att känna till den marknad som leverantörerna verkar på. En marknadsanalys kan hjälpa till med att identifiera vilka krav som ska ställas på såväl tjänsten som leverantören. Analysen kan också bidra till att ta fram lämpliga tilldelningskriterier och för att förstå hur kraven bäst kan utvärderas. God kännedom om marknaden kan även indikera hur du som beställare bäst når leverantörerna. Det finns flera saker en beställare kan göra för att hålla sig uppdaterad:
- Hålla regelbundna informationsträffar med leverantörer om upphandlingsorganisationens kommande behov och verksamhetsidé (proaktivitet).
- Bjuda in leverantörer till informationsmöte om kommande upphandling.
- Göra marknadsundersökning som en del av behovsanalysen för att stämma av kraven mot marknadens kapacitet.
- Göra en förhandsannonsering av att upphandlingen är på gång.
Upphandlingsmyndigheten har vägledning med konkreta tips kring förberedelseskedet inför en upphandling och förslag på annonsering, dagordning och tolkning av lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Syftet är att beställare ska få bättre marknadskännedom. Under ”Relaterad information” kan du läsa mer om tidiga dialogmöten och förhandsannonsering på Upphandlingsmyndighetens webbplats.