Samordnad tillsyn i praktiken

För att arbete med samordnad tillsyn och annan samverkan ska kunna ske effektivt är det viktigt att det finns upparbetade kontaktformer mellan de myndigheter som deltar och att det finns en gemensam planering av arbetet. Det är också viktigt att känna till vilka regler om behandling av personuppgifter samt om offentlighet och sekretess som gäller vid delning av information mellan kommunala organ och myndigheter på olika tillsynsområden.

Kontakter vid samordnad tillsyn

En samordnad tillsynsinsats kan aktualiseras efter en tillsynsanmälan eller på initiativ av byggnadsnämnden, ett annat kommunalt tillsynsorgan eller en annan myndighet.

Oavsett hur en samordnad tillsynsinsats initieras är det viktigt att det finns rutiner för hur kontakt ska tas med andra myndigheter eller andra delar av kommunen. Det kan till exempel vara kontaktuppgifter och tydliga kontaktformer inom kommunen och med den eller de myndigheter som byggnadsnämnden samordnar sin tillsyn eller samverkar med på annat sätt. Det är också viktigt att det finns rutiner för löpande digitala eller fysiska avstämningsmöten, delning av information samt för planering och genomförande av gemensamma insatser. Att byggnadsnämnden känner till vilka insatser som är på gång hos andra tillsynsmyndigheter gör det lättare att identifiera i vilka fall som det finns förutsättningar och är lämpligt att genomföra samordnade insatser. Det är också en förutsättning för att byggnadsnämnden ska kunna få till stånd ett effektivt samordnat tillsynsarbete och annan myndighetssamverkan.

Formerna för hur kontakter och planering ska ske mellan myndigheter vid samordnat tillsynsarbete och annan myndighetssamverkan måste anpassas till förhållandena och förutsättningarna hos varje byggnadsnämnd. På sidan ”Kommunexempel på samordnad tillsyn” beskrivs olika sätt att ordna löpande kontakter och delning av information. Det handlar om återkommande möten och avstämningar för att informera om och diskutera olika tillsynsärenden. Diskussionspunkter under dessa möten och avstämningar kan handla om att bestämma att det ska genomföras en samordnad tillsynsinsats och om det är möjligt att få hjälp av polisen vid genomförande av tillsynsbesök i de fall det finns anledning att befara problem i samband med ett ingripande.

Kontakter med statliga myndigheter

Byggnadsnämndens informationsutbyte med statliga myndigheter som utövar tillsyn, annan övervakning och kontroll eller brottsförebyggande eller brottsbekämpande verksamhet initieras oftast av de senare myndigheterna. I de fall det sker på byggnadsnämndens initiativ är det vanligen inom ramen för de regler som finns om möjlighet att begära biträde av Polismyndigheten vid genomförande av tillsynsbesök eller ansöka om särskild handräckning hos Kronofogdemyndigheten.

För att underlätta kontakter med Polismyndigheten kan byggnadsnämnden använda sig av den eller de som är säkerhetsansvariga i kommunen. De har oftast upparbetade kontakter med polisen i det lokala polisområdet och kan hjälpa till när det finns behov av samordnade insatser eller biträde vid tillsynsbesök. De har även till uppgift att göra risk- och säkerhetsanalyser och har möjlighet att bedöma dels vilka risker en tillsynsinsats kan medföra för kommunens personal, dels vilken hjälp som behövs för att hantera de riskerna. Om byggnadsnämnden är osäker på vem som kan kontaktas hos polisen går det alltid att kontakta Polismyndighetens nationella operativa avdelning, NOA, som kan förmedla kontakt till rätt person i det lokala polisområdet. NOA är också den avdelning på Polismyndigheten som samordnar arbetet inom myndigheten när det gäller myndighetsgemensamma insatser mot organiserad brottslighet och arbetslivskriminalitet.

Regler om offentlighet och sekretess

När byggnadsnämnden samordnar sin tillsyn med tillsynsarbete på andra tillsynsområden eller på annat sätt samverkar med andra myndigheter behöver nämnden både lämna ut egen information till andra och ta del av information från andra. Eftersom huvudregeln enligt offentlighets- och sekretesslagen, OSL, är att sekretess även gäller mellan myndigheter kan denna begränsning ibland försvåra arbetet med samordnad tillsyn och annan myndighetssamverkan.

Utgångspunkten i OSL är dock att myndigheter är skyldiga att lämna varandra uppgifter. Det innebär att myndigheter på begäran av annan myndighet ska lämna uppgift som den förfogar över om uppgiften inte är sekretessbelagd eller det inte i övrigt skulle hindra myndighetens arbete. Under förutsättning att uppgifterna inte är sekretessbelagda ska de alltså lämnas över till den myndighet som begär det. I en del fall finns det dessutom enligt OSL mer långtgående skyldigheter för vissa myndigheter att lämna ut uppgifter.