Avtal i byggskedet

De mål, behov och krav som ni har formulerat i tidigare skeden ska nu genomföras. Det ni inte gör själva behöver ni upphandla för att det ska hända. Se till att teckna skriftliga avtal.

Skrivna avtal skyddar er

Som fastighetsägare till ett flerbostadshus är ni en professionell part. Krav som myndigheterna ställer på er som fastighetsägare och som byggherre gäller inte automatiskt för den ni sluter avtal med. Allt som ni vill ha hanterat av en viss part måste ni därför få med i ett avtal.

Tydliga, skriftliga avtal skapar förutsebarhet, undanröjer missförstånd och slår fast vilka krav som gäller. Detta kan vara av avgörande betydelse för att ni ska kunna ställa krav på entreprenören under entreprenadtiden, eller i värsta fall häva ett avtal om en entreprenör inte utför det som avtalats.

Det är inte ovanligt att parterna har olika bild av vad som ska utföras och om det inte finns något skriftligt avtal kan det vara svårt att reda ut vad som faktiskt sagts. Ett skriftligt avtal gör det lättare att reda ut eventuella missförstånd.

Upphandling av utförare

I byggskedet ska de mål, behov och krav som ni har formulerat i tidigare skeden genomföras. Det ni inte gör själva behöver ni upphandla för att det ska hända. Hur många upphandlingar som behöver göras och vilka avtal som behöver tecknas beror på vad ni tidigare valt för entreprenadform och vilka andra stödbehov ni har identifierat som inte avtalats i tidigare skeden. Nedan följer några exempel på saker som är bra att ha med sig vid avtal i byggskedet av en energirenovering.

Ta fram förfrågningsunderlag – entreprenad

Förfrågningsunderlag är de handlingar som ni skickar ut till olika entreprenörer för att få in anbud (offerter). Det mesta av förfrågningsunderlaget tas fram i projekteringen. Hur förfrågningsunderlaget paketeras beror på hur ni valt att handla upp.  Exempelvis val av upphandlingsform påverkar hur förfrågningsunderlaget ska skrivas.  Det är dock alltid viktigt att förfrågningsunderlaget tydligt beskriver alla mål, krav, förutsättningar och aktiviteter för entreprenadens genomförande. Då ökar chansen att arbetet blir som ni har tänkt er.

Det är inte alla projekteringar som går direkt till genomförande. Ju längre tid som går mellan projekteringen och upphandlingen desto viktigare blir det att fundera på om förutsättningarna fortfarande är desamma. Kostnadskalkyler och vilka åtgärder som är möjliga att genomföra kan ändras snabbt beroende på konjunkturläge, tillgång till bidrag eller på grund av nya regler som börjar gälla.  

Ta hjälp av standardavtal och andra branschstandarder

Som lekman kan det vara svårt att veta vad som behöver regleras i avtal, och hur det görs. Därför är det bra att veta att det finns standardavtal som har tagits fram inom byggbranschen och som kan användas vid upphandling av byggtjänster. Det minskar risken att missa viktiga krav i förfrågningsunderlaget. Som exempelvis att avtala vilka tider på dygnet entreprenören får lov att utföra arbetet. Handlar det om lite mer komplexa upphandlingar kan det även vara väl investerade pengar att låta en erfaren entreprenadjurist granska formuleringarna innan förfrågningsunderlaget skickas ut.

Läs mer om byggbranschens standardavtal hos Föreningen Byggandets Kontraktskommitté (BKK).

Föreningen BKK –  En effektivare byggprocess (på Byggandets Kontraktskommittés webbplats)

Läs mer om upphandling av entreprenad hos Upphandlingsmyndigheten

Skede 4 i byggprocessen: Bygga (på Upphandlingsmyndighetens webbplats)

För att minska mängden text i förfrågningsunderlag och bygghandlingar har byggbranschen tagit fram standardiserade kodsystem som delvis ersätter utskriven text. AMA-systemet är vanligt förekommande och det kan därför vara bra att känna till vad det är och hur det fungerar. AMA AF (”administrativa föreskrifter”) är exempelvis ett kodsystem som är kopplat till branschens standardavtal.

Läs mer om AMA hos Svensk Byggtjänst

AMA för bygg- och anläggningsprojekt (på Svensk Byggtjänsts webbplats)

Exempel på kompletterande krav i förfrågningsunderlaget

Även om de tekniska kraven på åtgärden redan ska vara redovisade i projekteringshandlingar finns det andra krav man kan behöva fundera på eller behöva revidera när man upprättar förfrågningsunderlaget. Det finns ofta stöd även för dessa saker i standardavtalen. Ju mer som är tydligt klarlagt när avtalet skrivs desto mindre finns det att ha olika uppfattningar om under genomförandet. Nedan beskrivs några avtalsfrågor som ni kan behöva tänka till lite extra kring.

Anbudstider

Det är vanligt att ange när anbudet behöver vara inlämnat för att ni ska kunna ta hänsyn till det.  

Tidplan

Det är vanligt att ange när entreprenaden förväntas bli utförd. Det kan även kopplas till viten eller bonusar.

Kvalifikationer/referenser

Ett sätt att förtydliga och säkra upp kvaliteten är att ställa krav på relevanta certifieringar eller kvalitetssystem i förfrågningsunderlaget när ni upphandlar. Genom att kräva att de som utför arbetet ska ha en viss certifiering får ni en ökad trygghet som beställare.

Att utföra ett arbete enligt exempelvis Säker Vattens anvisningar och att vara auktoriserad enligt Säker Vatten är inte samma sak. Har ni krav på bevisad kompetens så se till att få med det i förfrågningsunderlaget från början. Samma sak gäller för referenser. Att be om tydliga referenser från början gör det lättare att utvärdera och välja bland anbuden.  

Du kan hitta vissa certifierade och auktoriserade företag på Energimyndighetens webbplats.

När du ska anlita hantverkare (på Energimyndighetens webbplats)

Betalningsrutiner 

Det är vanligt att ha avtalsskrivningar om när och hur arbete får faktureras. Ibland kopplas det till milstolpar i tidplanen.

Viten och Bonusar

Viktiga krav kan kopplas till bonusar eller viten för att det ska öka entreprenörens fokus på en fråga. Exempelvis om arbetet blir utfört snabbare eller långsammare än tidplan.

Garantier och försäkringar

Det är vanligt att avtala om att entreprenören ska ha försäkringar som täcker kostnader för eventuella skador som uppstår. Det är också vanligt att avtala om vilka garantier som ska gälla för arbetet.   

Arbetstider 

De flesta vill inte ha arbete pågående i byggnaden när som helst under veckan. Finns det kvarboende kan det vara extra viktigt att ange när störande arbeten får ske.

Tillståndshantering

Om ni inte ska hantera alla kontakter med myndigheter själv behöver ni avtala bort det. Det kan handla om belamringstillstånd på kommunmark, inmätning av ledningar i mark, med mera. Tänk också på att även om ni avtalar bort ansvaret finns det till exempel handläggningstider hos myndigheter att ta hänsyn till.  

Tillhandahållande av hjälpmedel

Det är vanligt att avtala om vem som ansvarar för att tillhandahålla hjälpmedel. Det kan vara saker som tillgång till matsal och hygienutrymmen, tillgång till bodanslutning, tillgång till ställning med mera.

Entreprenörens deltagande på gemensamma möten 

Entreprenören tidsätter sitt eget arbete i ett anbud, men räkna inte med att de tänker delta i gemensamt arbete utan att det står i avtal. Det är vanligt att avtala om vilka möten som entreprenören förväntas ha representation på. Det kan handla om planeringsmöten, boendedialoger, skyddsronder med mera.   

Mottagning, avlastning, upplag  

Det är vanligt att ha avtalsskrivningar om när och hur transporter sker till arbetsplatsen, om det finns stöd som tillgång till truck för att lasta av en lastbil, var saker får mellanlagras med mera.  

Avfallshantering/återbruk

En renovering ger upphov till mer eller mindre avfall. Se till att ni planerar för att ta hand om allt på ett lagligt sätt. Det finns regler om avfall i både plan- och bygglagen (2010:900), PBL, och i miljöbalken. I miljöbalken beskrivs det hur överblivet material som inte kan återbrukas ska tas om hand. För att uppfylla kraven i PBL och miljöbalken ska till exempel alla som bygger och river sortera det avfall som skapas.

Avfallshanteringen kan vara en stor fråga om det finns ont om plats eller om det finns miljöfarligt avfall att ta hand om. Det är vanligt att avtal innehåller krav på hur avfall ska sorteras och vem som har ansvaret för att hålla med avfallskärl.  Det är också viktigt att få med krav i avtal på hur rivning ska gå till om det finns byggnadsdelar som ska kunna återbrukas.

Man kan också ha krav på att mäta mängderna avfall i olika fraktioner kopplat till mål för avfallsmängder som ett sätt att få fokus på att inte skicka avfall till deponi. [SM6] [PB7] 

Läs mer om avfallshantering och återbruk på sidan Miljö- och klimatpåverkan samt återbruk

Miljö- och klimatpåverkan samt återbruk vid energirenovering

Krav på arbetsmiljö   

Projekteringen ska ha tagit ansvar för arbetsmiljöfrågorna men under byggskedet är det förstås viktigt att se till att åtgärderna genomförs också.

Det är vanligt att avtal innefattar krav på att entreprenören ska tillhandahålla BAS-U-kompetens på plats eftersom det är entreprenören som är på plats kontinuerligt.   

Läs mer om arbetsmiljön vid byggnadsarbeten hos Arbetsmiljöverket

Byggnads- och anläggningsarbete (på Arbetsmiljöverkets webbplats)

Krav på kontroller och besiktning

Om ni vill ha någon speciell kontroll utförd på ett specifikt vis via en entreprenör så behöver även det skrivas in avtalet. Det är exempelvis vanligt med krav på kontroll av lufttäthet enligt rutiner i ByggaL. Läs mer om risker och kontroller i byggskedet på sidan Risker och kontroller i byggskedet

Risker och kontroller i bygskedet

Krav på arbetsberedning

Ni kan ställa krav på att tekniskt svåra moment eller moment som innebär stor arbetsmiljörisk inte får utföras förrän en arbetsberedning gjorts och eventuellt provmontage redovisats för och godkänts av byggherren.

Läs mer om arbetsberedning på sidan Risker och kontroller i byggskedet, under rubriken ”Öka detaljnivån kring utföranderisker”.

Risker och kontroller i byggskedet

Avvikelser

En avvikelse är en aktivitet eller ett resultat som inte motsvarar fastställda krav och kan orsakas av alla inblandade aktörer. Avvikelser kostar tid och pengar att åtgärda.

Ingen vill förstås ha avvikelser men på samma sätt som man har en försäkring är det bra att ha en tydlig avvikelsehanteringsrutin för avvikelser dom dyker upp. Vill ni att entreprenören ska arbeta via era interna kvalitetssystem så ta med det i förfrågningsunderlaget.  

Ändringar och tillägg samt avgående arbete, ÄTA 

Det är svårt att förutse allt inför en renovering. Därför är det vanligt med ändringar och tillägg. Det är vanligt att i avtalet reglera vilka kostnader för extra arbetstid som gäller och vilka vinstpåslag på materialkostnader en entreprenör får göra. Det är också vanligt att avtala om att tillkommande arbeten måste godkännas innan de startar, och hur det ska gå till.  

ÄTA är en förkortning inom byggbranschen som står för ändring, tillägg och avgående. ÄTA-arbeten är ett samlingsbegrepp för de förändringar som innebär att entreprenören utför en annan mängd arbete eller annan typ av arbete än vad parterna avtalade om från början. 

Mer information om ÄTA finns hos Upphandlingsmyndigheten. Se rubriken ”ÄTA - för ändring, tillägg och avgående arbete”.

Skede 4 i byggprocessen: Bygga - ÄTA - för ändring, tillägg och avgående arbete (på Upphandlingsmyndighetens webbplats) 

Hitta utförare 

När ni har tagit fram ert förfrågningsunderlag som specificerar vad ni vill ha gjort och de krav ni har, skickar ni er förfrågan till entreprenörer för att få in anbud. 

Här är några tips om hur man hittar entreprenörer att skicka anbudsförfrågan till:

• Företag som ni tidigare har anlitat och har goda erfarenheter av kan vara lämpligt att kontakta på nytt. 
• Andra bostadsrättsföreningar eller kommersiella hyresvärdar i området kan kanske ha förslag på företag som de har anlitat. 
• Ibland kan den ekonomiska eller tekniska förvaltaren lämna förslag. 
• Det finns även många branschorganisationer som på sina webbplatser publicerar förteckningar över medlemsföretag i olika kategorier.

Skicka gärna förfrågan till flera entreprenörer. Det finns inget krav på att ni måste inhämta flera anbud, men vid kostsamma arbeten är det bra att försöka få in flera anbud för att få ett bra underlag för ert beslut. Det kan till exempel göra att ni får en bättre bild av prisläget och minskar risken för att ni betalar mer än vad ni behöver.

Utvärdera inkomna anbud

När ni har fått in anbud/offerter är det viktigt att utvärdera dem innan ni bestämmer er för vilken entreprenör ni vill gå vidare med. Detta kräver en noggrann bedömning av de olika anbuden där ni väger till exempel pris, kvalitet och tidsplan för utförandet mot varandra.

Här följer några tips om hur ni kan gå till väga för att utvärdera anbud från entreprenörer.

• Det är viktigt att anbuden är jämförbara. Om de har lämnats baserat på samma förfrågningsunderlag bör de vara likartade, men vid jämförelsen behöver ni ta hänsyn till eventuella reservationer i anbuden som kan påverka det totala priset.
• Vid bedömningen av vilket anbud som är bäst är priset en viktig faktor, men det bör inte vara enskilt avgörande. Det är viktigt att göra en helhetsbedömning av företaget genom att bland annat kontakta referenser och kontrollera att företagets ekonomi är god. Det är lätt att glömma bort att det avtal som tecknas inte bara omfattar utförandet, utan även garantitiden. Detta gör det viktigt att företaget finns kvar över tid.
• Se till att stämma av varje anbud mot de krav som ställts i förfrågningsunderlaget/ anbudsförfrågan så att alla era krav finns med och bekräftats. Kontrollera vad som ingår, respektive inte ingår, i varje anbud. Vid behov, skicka kompletterade frågor till entreprenörerna för att kunna göra bra jämförelser och stämma av mot förfrågningsunderlaget. Här är det viktigt att den som utvärderar har rätt kompetens för att kunna tolka de olika tekniska specifikationerna.
• Ta kontakt med lämnade referenser.  
• Utifrån jämförelsen, bestäm gärna träff med en eller flera av entreprenörerna så att ni kan ställa frågor och få en bättre uppfattning om företaget. Då kan ni även kontrollera att entreprenören förstått kraven, att man har tillräcklig kompetens och att man beskriver kvalitetsarbetet som ska ske på ett trovärdigt sätt.

Teckna avtal

När ni bestämt er för vilken entreprenör ni vill gå vidare med skriver ni ett avtal/ entreprenadkontrakt där era krav finns med.

Upphandling av stödtjänster

Behov av att upphandla konsultstöd kan uppkomma i alla skeden under ett renoveringsprojekt. I byggskedet kan det handla om juristsstöd, projektledning, kvalitetsuppföljning med mera.

Att formulera avtalstexter kräver kompetens. Är ni inte vana så är det ofta en bra investering att anlita någon som kan detta. Exempelvis kan ni låta en entreprenadjurist granska avtalsutkastet eller hjälpa till i processen att upprätta ett avtal.

En viktig sak är att avtal ofta är uppbyggda så att de refererar till andra handlingar som därmed blir en del av avtalet. Det kan vara ritningar, beskrivningar och standardavtal som ABT06 eller AB04. Om man har olika handlingar kopplade till avtalet är det viktigt juridiskt att ange i vilken ordning de gäller över varandra, om de skulle innehålla olika uppgifter. Det är också viktigt att ange vilken version av handlingen som avses.

Läs mer om avtal för konsulttjänster på sidan Avtal i projekteringsskedet, under rubriken ”Konsulter kan vara ett stöd vid projektering”.

Avtal i projekteringsprocessen