Byggnadsnämndens hantering av överklagande

Byggnadsnämndens beslut om förhandsbesked och lov överklagas hos länsstyrelsen. Överklagandet ska dock skickas till byggnadsnämnden som avgör om ändring ska ske och om överklagandet har kommit in i rätt tid. Därefter skickar nämnden överklagandet och handlingarna i ärendet vidare till länsstyrelsen.

Byggnadsnämndens hantering

När ett överklagande har kommit in till kommunen ska byggnadsnämnden handlägga det på ett visst sätt innan det kan skickas vidare till länsstyrelsen. Som ett första steg ska nämnden ta ställning till om beslutet ska ändras och i så fall ändra det. Därefter ska nämnden göra en rättidsprövning och om överklagandet kommit in i rätt ska det skickas vidare till länsstyrelsen.

Ändring av beslut

Vid ett överklagande kan nämnden uppmärksammas på omständigheter som gör att det kan vara aktuellt med en ändring av beslutet. Om nämnden inser att ett beslut är uppenbart felaktigt i något väsentligt hänseende på grund av nya omständigheter eller av någon annan anledning, ska beslutet ändras. Ändring av ett beslut får bara göras om det kan ske snabbt och enkelt. Det innebär att om beslutet är fel, men det krävs ytterligare utredning för att veta hur beslutet ska kunna korrigeras, finns det ingen skyldighet att ändra beslutet. (jfr prop. 2016/17:180 sid 240, JO-beslut 1996-03-15, dnr 800-1995, JO beslut 2006/07:JO1 sid 458)

En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, prop. 2016/17:180 (på regeringens webbplats)

Ytterligare en förutsättning är att ändringen kan göras utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Enligt praxis bör inte byggnadsnämnden ändra beslut där det finns flera parter med motstridiga intressen. Dessa förutsättningar gör att det sällan blir aktuellt att ändra beslut om lov och förhandsbesked. Om det överklagade beslutet inte ska ändras behövs inget särskilt beslut. (jfr prop. 2016/17:180 sid. 237 och sid. 220)

En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, prop. 2016/17:180 (på regeringens webbplats)

Handläggningstid för ändring

Bedömning om ett ärende ska ändras eller inte bör ske snabbt. Det är viktigt att ändringen inte drar ut på tiden eftersom det kan ge intryck av att själva överklagandet hindras. Om klaganden kommer in med nya uppgifter som innebär att ändring kan bli aktuellt bör beslutsmyndigheten behålla ärendet endast en kort tid för att kontrollera uppgifterna. Hög arbetsbelastning är inte ett skäl för att fördröja handläggningen. (jfr prop. 2016/17:180 sid. 241, JO-beslut 2005-11-04, dnr 2305-2004)

En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, prop. 2016/17:180 (på regeringens webbplats)

Förbud mot ändring

När överklagandehandlingar har överlämnats till länsstyrelsen får beslutet inte ändras av byggnadsnämnden.

Vad händer med ett överklagande vid ändring av beslut

Även om nämnden beslutar att ändra sitt tidigare beslut gäller fortfarande överklagandet såvida det inte ska avvisas för att det har kommit in för sent. Överklagandet omfattar då det nya beslutet och klaganden behöver inte överklaga två gånger. Nämnden måste göra rättidsprövning och vidarebefordra överklagandet till länsstyrelsen när det ursprungliga beslutet har ändrats. (jfr prop. 2016/17:180 sid. 269-272)

En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, prop. 2016/17:180 (på regeringens webbplats)

Vem hanterar ändring av beslut

Det är kommunens delegationsordning som styr vem som ska bedöma om ett ärende ska ändras. Utgångspunkten är att beslut om ändring ska ske i samma ordning som det ursprungliga beslutet. Detta innebär dock inte att myndighetens prövning av om det överhuvudtaget finns skäl att ändra beslutet måste göras på samma nivå som det överklagade beslutet. Eftersom handläggningen av överklagandet ska ske skyndsamt är det lämpligt att en tjänsteman tar ställning till om beslutet är uppenbart oriktigt eller inte. Detta gäller även om det överklagade beslutet har fattats av nämnden. (JO-protokoll 2014-06-26, dnr 2235-2014)

Byggnadsnämndens rättidsprövning

När ett överklagande har lämnats in och nämnden gjort en bedömning av om det ska ske en ändring av beslutet ska byggnadsnämnden sedan göra en rättidsprövning. Rättidsprövning innebär att nämnden bedömer om överklagandet har kommit in inom den överklagandetid som gäller för beslutet. Om det kommer in flera överklaganden i samma ärende ska nämnden göra en egen rättidsprövning för varje överklagande. Har överklagandet kommit in i rätt tid ska nämnden skicka vidare överklagandet till länsstyrelsen tillsammans med övriga handlingar i ärendet. Om överklagandet inte har kommit in i rätt tid, ska nämnden besluta att avvisa det.

Överklagandetid

Vid rättidsprövning behöver byggnadsnämnden veta när klaganden tog del av beslutet. Det innebär att nämnden måste veta vilken grupp klaganden tillhör och när beslutet delgivits och kungjorts. För dem som delgetts beslutet ska överklagandet ha kommit in inom tre veckor från det att de tog del av beslutet. För övriga ska överklagandet ha kommit in inom fyra veckor från den dag beslutet kungjordes i Post- och Inrikes Tidningar.

Hur ska tiden räknas

Huvudregeln är att den sista dagen som ligger inom tidsgränsen för överklagandet har samma namn som den dag då tiden började räknas. Om överklagandetiden för ett beslut är tre veckor och tiden börjar räknas genom att någon delges beslutet en tisdag ska överklagandet enligt huvudregeln vara inlämnat senast på tisdagen tre veckor senare.

Om den sista dagen för att ge in ett överklagande är en söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton förlängs dock tiden till nästa vardag.

Med allmänna helgdagar avses söndagar samt nyårsdagen, trettondedag jul, första maj, juldagen och annandag jul även när de inte infaller på en söndag. Med allmänna helgdagar avses även långfredagen, annandag påsk, Kristi himmelsfärdsdag, nationaldagen, midsommardagen och alla helgons dag. Enligt en dom från Regeringsrätten har trettondedagsafton inte ansetts vara en allmän helgdag. (RÅ 2004 not 40)

Om nämnden inte vet vilken dag klaganden fick del av beslutet bör myndigheten i allmänhet utgå från att överklagandet har kommit in i tid. En närmare utredning kan dock behöva göras, om det är troligt att tiden är överskriden. (jfr prop. 1985/86:80 sid. 74)

Nämnden ska enbart pröva tiden

Det är enbart frågan om överklagandet kommit in i rätt tid som byggnadsnämnden ska pröva. Nämnden ska inte ta ställning till om beslutet är överklagbart eller om den klagande har klaganderätt. Att avgöra sådana frågor är uteslutande en uppgift för länsstyrelsen. (jfr prop. 2016/17:180 sid. 267)

En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, prop. 2016/17:180 (på regeringens webbplats)

Dokumentera att en rättidsprövning har skett

Om byggnadsnämnden finner att överklagandet har kommit in i rätt tid behövs inte något formellt beslut om detta. Den som gör rättidsprövningen bör dock dokumentera detta, antingen genom en tjänsteanteckning eller i form av ett följebrev till länsstyrelsen. Det är lämpligt att en kopia på detta skickas både till sökanden och till klaganden. Sökanden får på så vis reda på att ärendet är överklagat och klaganden får reda på att överklagandet har skickats vidare till länsstyrelsen.

Om överklagandeanvisning inte har lämnats

Om byggnadsnämnden inte har skickat med en överklagandeanvisning till en mottagare som ska ha en sådan kan det innebära att klaganden skickar in sitt överklagande för sent. Nämnden ska då inte avvisa överklagandet trots att det kommit in för sent. (jfr prop. 2016/17:180 sid. 336)

En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag, prop. 2016/17:180 (på regeringens webbplats)

Felaktig överklagandeanvisning

Om byggnadsnämnden har lämnat en felaktig överklagandeanvisning ska nämnden inte avvisa överklagandet trots att det kommit in för sent. Felaktigheten kan till exempel gälla överklagandetiden eller vart handlingen ska skickas.

Om överklagandet har skickats direkt till länsstyrelsen

Om överklagandet har kommit in till länsstyrelsen istället för till byggnadsnämnden ska länsstyrelsen vidarebefordra överklagandet till nämnden och lämna besked om vilken dag överklagandet inkom. Därefter ska nämnden göra den formella prövningen av om överklagandet kom in i tid. Utgångspunkten för prövningen är när överklagandet kom in till länsstyrelsen.

Vem kan göra rättidsprövningen

Det är alltid den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet som prövar om överklagandet har kommit in i rätt tid. Varken plan- och bygglagen eller förvaltningslagen reglerar vem inom myndigheten som kan göra rättidsprövningen. När det i lag inte finns särskilt föreskrivet vem som ska utföra den här typen av uppgifter hos en myndighet gäller de allmänna beslutsregler som finns i till exempel byggnadsnämndens arbets- eller delegationsordning. Byggnadsnämnden ska ha en beslutad delegationsordning som beskriver vem som beslutar vid rättidsprövning. Delegationen kan vara uppdelad så, att rättidsprövning som leder till avvisningsbeslut ska tas på en högre nivå än prövningar som innebär att ärendet skickas till nästa instans. (jfr JO-protokoll 2016-01-27, dnr 5522-2015)

Avvisning av överklagande

Om ett överklagande kommer in för sent ska nämnden besluta om avvisning och inte skicka överklagandet vidare till länsstyrelsen. Beslut om avvisning ska göras som ett formellt beslut. Den som har klagat ska underrättas om beslutet och få en anvisning om hur detta beslut kan överklagas.

Överklagandet ska dock inte avvisas om:

• förseningen beror på att nämnden lämnat felaktiga uppgifter om hur man överklagar, eller
• överklagandet inom överklagandetiden har kommit in till överinstansen, det vill säga länsstyrelsen.

Det är den myndighet som har fattat det överklagade beslutet som ska ta ställning till om överklagandet har kommit in i rätt tid. Om ett överklagande kommit in för sent är det nämndens uppgift att meddela ett formellt avvisningsbeslut med överklagandehänvisning. Om nämnden konstaterat att överklagan kommit in i rätt tid och lämnat över handlingarna till länsstyrelsen så är länsstyrelsen bunden av nämndens bedömning. (HFD 2011–10–21 mål nr 2750-11)

Om nämnden har lämnat över handlingarna utan något ställningstagande om överklagan har kommit in i rätt tid ska länsstyrelsen tolka det som att överklagan har kommit in i rätt tid. (HFD 2011–10–21 mål nr 2750-11)

Om nämnden har konstaterat att överklagandet har kommit in för sent men ändå felaktigt lämnar över handlingarna till länsstyrelsen, istället för att avvisa överklagandet, så har JO uttalat att överinstansen ska pröva ärendet i sak. (JO 1993/94:1)

Överklagande av avvisning

Om byggnadsnämnden beslutar att avvisa ett överklagande får det beslutet överklagas till länsstyrelsen om beslutet kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt. Bedömer länsstyrelsen att överklagandet har kommit in i rätt tid och att avvisningsbeslutet därmed var felaktigt, ska ärendet prövas i sak av länsstyrelsen. Nämnden ska då skicka överklagandet av lovbeslutet till länsstyrelsen tillsammans med övriga handlingar i ärendet.

Överlämna ärendet till länsstyrelsen

Om byggnadsnämnden vid rättidsprövningen kommit fram till att överklagandet har kommit in i rätt tid ska nämnden skicka överklagandet tillsammans med handlingarna i ärendet till länsstyrelsen i det län som kommunen tillhör.

Hur och vilka handlingar

När en överklagandeskrivelse överlämnas ska även samtliga handlingar i akten som tillhör det överklagade beslutet bifogas. Med akten menas fysiska eller digitala mappar som innehåller alla handlingar som förekommit i ärendet och har kommit in till nämnden, skickats ut från nämnden, upprättats av nämnden eller inhämtats av nämnden. Det innebär att alla handlingar som har förekommit i ärendet och lämnats in eller lagts till ärendet av sökande, klagande, nämnden eller någon annan från det att ärendet påbörjades hos nämnden ska skickas med tillsammans med överklagandet. Även handlingar som före nämndens beslut har reviderats eller ändrats och yttranden som avser handlingarna som ändrats ska bifogas. Alla kopior och till exempel Post-it lappar ska rensas bort. Ett utdrag ur diariet som visar alla handlingar underlättar den prövande instansens hantering.

Om akten inte skickas in digitalt, bör kommunen behålla originalhandlingarna och skicka kopior på alla handlingar. Undantaget är själva överklagandet samt eventuell fullmakt för ombud för klagande.

Överklagandehandlingar som ska lämnas till länsstyrelsen:

• överklagandet,
• eventuella fullmakter, och
• beslut om rättidsprövning alternativt tjänsteanteckning eller följebrev där det framgår att rättidsprövning skett.

Exempel på handlingar som tillhör ärendet och som ska lämnas till länsstyrelsen:

• beslutet som överklagandet gäller,
• tjänsteyttrande/förslag till beslut från förvaltningen,
• ansökan inklusive ritningar,
• handlingar från underrättelse/grannehörande och påföljande kommunicering,
• yttranden från andra nämnder, myndigheter och övriga remissinstanser,
• tjänsteanteckningar,
• foton, kartor och anteckningar från platsbesök,
• den detaljplan eller de områdesbestämmelser som ärendet prövats mot,
• förhandsbesked om ett sådant föregått bygglovet,
• utdrag eller hänvisning till relevant del i översiktsplan,
• utdrag från riksintressebeskrivning med karta.

Länsstyrelsernas digitala inlämningstjänst

Länsstyrelsen har en digital inlämningstjänst som är till för kommuner så att de kan överlämna överklagade kommunala beslut digitalt på ett enkelt och effektivt sätt.

Tjänsten kan än så länge användas för följande typer av ärenden inom byggnadsnämndens verksamhet:

• bygglov/rivningslov/marklov
• förhandsbesked,
• förelägganden enligt plan- och bygglagen, och
• byggsanktionsavgift

I ett formulär väljer nämnden vilken länsstyrelse som är mottagare samt vilken kommun ärendet gäller. I formuläret anges även vilken typ av ärende överklagandet gäller. Till överklagandet ska bifogas samtliga dokument som tillhör ärendet såsom överklagandeskrivelsen, nämndens beslut, rättidsprövningen, eventuella kartor, ritningar eller andra bilagor. De elektroniska dokumenten ska ha filformaten PDF, TIF eller JPG.

Inlämningstjänsten (på Länsstyrelsen Stockholms webbplats)

Inom vilken tid ska handlingarna överlämnas

I förvaltningslagen finns inte angivet någon tid inom vilken nämnden ska överlämna handlingarna till länsstyrelsen men det allmänna kravet på skyndsamhet gäller även här. Enligt JO ska myndigheter överlämna ett överklagande till överinstansen utan dröjsmål. Handläggningstiden bör, även med hänsyn till omprövningsskyldigheten, inte överskrida en vecka. (JO-beslut 2016-05-09, dnr 1889-2015)

Om ett överklagande innehåller yrkanden om inhibition eller interimistiskt förbud är det mycket viktigt att överlämnandet sker omgående eftersom det är den myndighet som ska pröva överklagandet som också prövar frågan om inhibition.

Om nämnden vill bifoga ett eget yttrande över överklagandet får inte det medföra att tiden för överlämnande till länsstyrelsen utsträcks mer än ett par dagar. (JO-beslut 2003-04-23, dnr 2567-2001)

Yttrande från byggnadsnämnden

Ibland kan det vara lämpligt att byggnadsnämnden självmant bifogar ett eget yttrande i samband med att handlingarna överlämnas till länsstyrelsen. Nämnden kan till exempel vilja förtydliga sin beslutsmotivering eller kommentera en ny omständighet som klagande tar upp. Om länsstyrelsen begär ett yttrande från nämnden ska nämnden svara.

Flera överklaganden i samma ärende

Varje överklagande ska skickas vidare skyndsamt, även om nämnden kan ha anledning att tro att det kommer in fler överklaganden i ärendet. Varje överklagande ska alltså överlämnas så fort som möjligt efter att det kommit in. Det är inte lämpligt att samla ihop alla överklaganden och överlämna dem gemensamt när överklagandetiden bedöms ha gått ut. Övriga handlingar som tillhör ärendet och som ska lämnas till länsstyrelsen behöver dock enbart skickas med första överklagandet.

Film