Samordnad varudistribution

Tre skånska kommuner valde att gå samman och driva samordnad varudistribution. Här följer berättelsen om hur det gick till och vad som blev resultatet av samordningen.

Samordnad varudistribution mellan tre kommuner

År 2013 införde Ystads kommun tillsammans med Tomelilla och Simrishamn en ny affärsmodell för upphandling av produkter till kommunala verksamheter. Samordningen består i att varuleverantörerna lämnar godset på en gemensam terminal där varorna rangeras och samlastas. Leveranserna från terminalen sker i förutbestämda körslingor till beställarna på överenskommen leveransdag och vid en fast tidpunkt.

Affärsmodellen består av en upphandlad distributionscentral, en upphandlad transportör och en logistiklösning inom den kommunala organisationen. Det är en modell där kommunerna gör transportplaneringen tillsammans med transportören och tar fram optimerade körrutter utifrån enheternas behov. Betalningen sker mot omvänd fakturering, vilket innebär att transportören får betalt för körd sträcka och antal arbetade timmar, men även för transporterad mängd.

Modellen skapades för att på ett bättre sätt tillgodose kommunernas behov och ge kommunerna större insyn och möjligheter att påverka transporterna. Modellen öppnar upp för en större mångfald av leverantörer att lämna anbud i de offentliga upphandlingar, då den minskar kraven på egen distributionskapacitet hos leverantören.

I den samordnade varudistributionen ingår livsmedel, kemtekniska produkter och kontorsmaterial. Varugrupper som läromedel och lekmaterial är delvis anslutna till gruppen.

Uppstart av arbetet

Innan kommunerna började med att samtransportera livsmedel så gjordes undersökningar med alla berörda kök. Här tog man hjälp av köken för att kartlägga befintliga leveranser. Exempel på frågor var hur många leveranser de fick per dag, hur lång tid tog varje leverans samt hur mycket livsmedel beställdes. De fick sedan också svara på frågor om hur många gånger per vecka de behövde ha leveranser och vid vilken tid det var bäst att ta emot varor. Inventeringen visade på att alla verksamheter behövde leveranser minst två till tre gånger per vecka och alla ville att leveranserna skulle komma samma tid. I detta skede var det en del motstånd ute i köken, men efter att projektet gick in och styrde upp leveranstiderna så lugnade det ner sig. En farhåga som fanns i verksamheten var att det inte skulle finnas tillräckligt utrymme för så mycket varor i skafferi, kylar och frysar och att man behövde ha mer utrymme. Sedan projektet väl satte igång har utrymme dock inte varit något problem, det är fortfarande samma mängd livsmedel som tas emot. Den enda skillnaden är att det kommer en leverans och inte som tidigare en massa utspridda leveranser.

Inga speciella anpassningar har gjorts av mottagningsplatserna eftersom dessa var dimensionerade för lastbilar och det i stor utsträckning är samma typ av lastbilar som sköter varudistributionen nu som innan projektet startades.

Utvecklingspotential

Möjligheten till förbättringar ligger främst i att förbättra e-handelsflödet och öka leveransprecisionen för varugrupper som till skillnad från livsmedel, har en oregelbunden beställarfrekvens. Det är endast kommunalt gods som hanteras i samordningen och det finns inga planer på att inkludera andra mottagare än de kommunala. Att leverera gods till privata mottagare är inte aktuellt eftersom det upplägg som valts inte tillåter det. Samtidigt anses det även hindra kommunens egen planering med syfte att uppnå leveransprecision efter ruttoptimerade körslingor.

Terminal och upphandling av funktionen

När arbetet med samordnad varudistribution satte igång, var det ont om tid att finna lämpliga lokaler för omlastningsterminalen. Det blev Postens gamla lokaler i Ystad som fick inrymma terminalfunktionen. Lokalerna för terminalen var inte helt optimala för den nya verksamheten, men det var ändå det bästa alternativet just då. År 2017 upphandlades en ny distributör och i upphandlingen angavs att distributören även skulle ansvara för terminalen. Det blev GDL Transport som vann den kommunala upphandlingen att samordna varudistributionen i de tre skånska kommunerna. Den tidigare terminalen i Ystad avvecklades och en ny terminal byggdes i Tomelilla kommun, eftersom den nya distributören har kontor i Tomelilla. Den nya terminalen är på cirka 1000 kvadratmeter stor och tar emot livsmedel som lastas om och därefter samdistribueras till över 100 leveransadresser inom de tre skånska kommunerna. I samband med den nya upphandlingen och den nya terminalen, införskaffades två gasdrivna lastbilar som är utrustade för kyl- och frysleveranser. Att minska klimatpåverkan var en viktig del för de tre skånska kommunerna i den nya upphandlingen.

Erfarenheter

Den samordnade varudistributionen har gett en ökad service och de mottagande enheterna har möjlighet att schemalägga personal för att ta emot leveranser, vilket har gett positiva effekter. Då mindre tid går åt till att hantera levererat gods kan mer tid användas till kvalitetshöjande åtgärder i sakverksamheterna med oförändrad personalstyrka.

Såväl trafiksäkerheten som tryggheten vid framför allt skolor och äldreboenden har ökat eftersom upplägget innebär att betydligt färre tunga fordon behöver köra in till dessa. Redan efter första året med denna modell för samordnad varudistribution täcktes kostnaderna för samordningen av de minskade transportkostnaderna. Sedan dess har livsmedelspriserna dock ökat väsentligt och nya upphandlingar har kommit till, vilket gör det svårt att se hur kostnadstäckningen i dagsläget verkligen ser ut.

Såväl små lokala leverantörer som större kan sluta avtal med distributören om att hämta godset hos producenter. Detta blir möjligt då transportören styr och kör uteslutande dynamiskt med principen om en fast turlista och att köra ut allt alla dagar i veckan.