Steg i dialogprocessen

Under dialogprocessen finns det 5 olika steg, förberedelser, information, dialog, återkoppling och bekräftelse.

De olika stegen i processen

Så här kan man beskriva de olika stegen i en dialogprocess vid fysisk planering. Vilka steg som kan ingå, i vilken ordning de genomförs och hur de förhåller sig till processen att ta fram en översiktsplan, och fördjupning av en översiktsplan eller en detaljplan.

Tidslinje som visar förberedelser först, därefter information, därefter dialog, därefter återkoppling och sist bekräftelser. Hela tidslinjen benämns som planarbete. Där samrådskede och granskning likställs med återkoppling och bekräftelse som steg i processen. Boverket

Process för översiktsplanering och strategisk miljöbedömning

Detaljplaneprocesserna

Förberedelser

Klargör förutsättningarna och planera processen

• Sammanhang och bakgrund till dialogen
• Syftet med dialogen – vad kommunen vill uppnå med dialogen
• Hur mycket tid och resurser som behövs
• Hur tidplanen för dialogen behöver läggas upp i förhållande till planprocessen
• Vilka i den kommunala organisationen som behöver delta
• Hur mycket medborgarna ska involveras och i vilka skeden
• Hur resultatet från medborgardialogen ska tas om hand och dokumentera

Analysera målgrupper och välj metoder och kanaler

• Ringa in vilka ni vill nå! (medborgargrupper, intresseorganisationer, nätverk) och vad som kan motivera dem att delta.
• Ta fram ett relevant underlag, till exempel statistik över befolkning, boendeformer och resvanor. Statistiken bör vara uppdelad efter kön där det är relevant.
• Tänk igenom vem som ska representera kommunen. Fel framtoning kan göra att medborgarna inte engagerar sig eller vill ta kontakt för diskussion.
• Ta fram förslag till lämpliga metoder och kanaler som passar för syftet och för olika målgrupper

Information

• Gå ut med en första information om den kommande medborgardialogen så snart som möjligt. Men inte för snart – du behöver vara väl förberedd inför det första mötet med medborgarna – se ovan under "Förberedelser".
• Bjud in representanter för alla berörda förvaltningar till det första informationstillfället.
• Utgå från målgruppsanalysen och de kanaler ni valt för att nå olika målgrupper. Det kan röra sig om facktidningar, anslagstavlor och webbsidor.
• Gå ut brett med en allmän inbjudan. Komplettera med riktade inbjudningar till vissa grupper, till exempel fastighetsägare, näringsidkare och andra som berörs av planeringen.
• Informera om vad resultatet från dialogerna ska användas till.
• Tala om vilka som har möjlighet att överklaga.
• Tala om hur lång planprocessen kan komma att bli. Annars riskerar ni att väcka falska förhoppningar om hur snabbt de som deltar kan förvänta sig ett resultat av dialogen.

Dialog

• Ha ett ärligt uppsåt med dialogen annars kan förtroendet urholkas och intresset för att delta i framtida dialoger minska. Det är viktigt att det finns en reell möjlighet för medborgarna att påverka. Se vidare: Delaktighetstrappan beskriver grad av inflytande.
• Se till att ha en bred och öppen dialog i ett tidigt skede, innan mentala och formella låsningar har uppstått. Det som kommer fram vid dialogen ska fungera som underlag för kommunens vägval i utvecklingen av den fysiska miljön.
• Ta med tjänstemän från de berörda förvaltningarna i dialogen för att kunna diskutera alla frågor som är relevanta för planeringen.
• Åskådliggör det underlag som ni eventuellt redan har tagit fram för planeringen. Tänk på att alla inte är bekväma med att läsa kartor eller ta till sig statistik.
• Välj en kommunikatör och processledare som kan förhålla sig neutral till de synpunkter som kommer upp i diskussionen.
• Välj en möteslokal i närområdet som är tillgänglig för personer med funktionsnedsättning.
• Välj en mötesplats som är ideologiskt och religiöst neutral.
• Ha gärna samma typ av möte vid flera tillfällen, eftersom människor har olika arbetstider.
• Se till att mötet inte krockar med religiösa högtider. På webben kan du söka efter olika kalendrar.
• Skicka vidare synpunkter som inte har med den fysiska planeringen att göra till den förvaltning inom kommunen som ska hantera frågan.
• Ha beredskap för att hantera eventuella konflikter.
• Klargör att det alltid är kommunen som är ansvarig för en detaljplan, inte den privata exploatören.

Praktiska tips inför dialogmöten

• Var tydlig med vem som ytterst ansvarar för inbjudan.
• Fundera över om det finns anledning att ha en extern mötesledare. Det kan behövas en professionell samtalsledare och det kan vara bra för balansen med en helt neutral person.
• Försök att ha två personer som mötesledare, gärna en kvinna och en man i olika åldrar.
• Gör gärna en riktad inbjudan till personer eller grupper som kan vara svåra att få med sig i dialogen.
• Tänk på att även personer med funktionsnedsättning ska kunna komma in i lokalen. De kan behöva särskild utrustning för att delta.

Praktiska tips vid skriftlig kommunikation

• Överväg i vilken form ni vill ha in synpunkterna.
• Utgå gärna från konkreta frågor som medborgarna känner sig berörda av.

Generella tips

Delaktighetstrappan beskriver grad av inflytande

Enkäter och intervjuer

Återkoppling

• Använd samrådsversionen av planen som återkoppling till dem som deltog i dialogen.
• Komplettera remissen med möten där ni går igenom vad som har kommit fram under samrådet.

Bekräftelse

Kommunen har skyldighet att hålla öppet för synpunkter fram till dess att granskningstiden är slut. Men kommunens planförslag ska vara så väl behandlat under samrådet att alla stora frågor ska vara avgjorda när det kommer till granskningen. Det är alltså inte fråga om dialog i detta skede.

• Använd granskningen som bekräftelse på den genomförda medborgardialogen.
• Komplettera granskningen med informationsmöten där ni går igenom vad som har kommit fram under hela medborgardialogen.