Dokumentera allt som rör ett ärende

Det är viktigt att du som handlägger ett ärende om till exempel bostadsanpassningsbidrag antecknar uppgifter som du får muntligen eller genom egna iakttagelser.

Vad ska dokumenteras enligt förvaltningslagen?

Bestämmelser om dokumentation finns i 27 § förvaltningslagen. 

Där framgår att kommunen ska dokumentera uppgifter som den får på något annat sätt än genom en handling, om uppgifterna kan ha betydelse för ett beslut i ärendet.

Det kan till exempel vara fråga om information som någon ger muntligt eller som skaffas fram genom undersökningar eller besiktningar av föremål, fastigheter eller miljöer (proposition 2016/17:180 sid. 314).

Exempel

En handläggare är på hembesök hos en person som har ansökt om bostadsanpassningsbidrag för en dusch i entréplan.

Under hembesöket konstaterar handläggaren att bostaden saknar både badkar och dusch. Detta har betydelse för det kommande bidragsbeslutet. Bidrag ska ju inte beviljas för åtgärder som behöver utföras på grund av avsaknad av grundläggande bostadsfunktioner (enligt 8 § punkten 3 lagen om bostadsanpassningsbidrag). Du ska därför dokumentera att badkar och dusch saknas.

Hur ska dokumentationen göras?

Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Det finns inget krav på att en särskild handling måste upprättas. Uppgifter kan återges i sammandrag och genom en tjänsteanteckning på ett dagboksblad eller en befintlig handling i akten. (Proposition 2016/17:180 sid. 314.)

När ska dokumentationen utföras?

Dokumentationen ska ske snarast. Det innebär att en myndighet inte kan dröja med att dokumentera inkommande uppgifter. Det minskar risken för att det som återges blir inkorrekt. (Proposition 2016/17:180 sid. 314.)

Varför finns krav på att dokumentera?

I propositionen till förvaltningslagen anges följande syften med bestämmelsen om dokumentation (proposition 2016/17:180 sid. 314-315):

• Den bidrar till att säkerställa enskildas rätt till fullständig partsinsyn och att myndigheten kan fullgöra sin kommunikationsskyldighet.
• Tillgång till allt material som har tillförts ett ärende är också en förutsättning för den prövning som en överinstans ska göra efter ett överklagande eller för till exempel  Justitieombudsmannens (JO) eller Justitiekanslerns tillsyn. 

Dokumentation av sådana uppgifter som förvaltningslagen inte reglerar

Förvaltningslagens bestämmelser om dokumentation omfattar inte anteckningar av uppgifter som avser gången i ett ärende, till exempel olika handläggningsåtgärder.

JO:s granskningsuttalanden är vägledande för  dokumentation av sådana uppgifter (proposition 2016/17:180 sid. 315).

JO om dokumentation av handläggningsåtgärder

JO har uttalat följande om dokumentation av uppgifter som handlar om handläggningen som sådan (JO, 2004-06-14, diarienummer 1739-2004 och diarienummer 1740-2004, och 2007-06-15, 1477-2007): 

• Även uppgifter som inte direkt tillför ärendet sakuppgifter, utan enbart rör ärendets yttre gång, måste i stor utsträckning dokumenteras. 
• Sådana uppgifter kan gälla att kontakt förekommit med parter, andra personer eller myndigheter eller att handläggaren besökt den plats ärendet rör.
• Även om sådan dokumentation inte har betydelse för själva utgången av ärendet är den ändå av stort värde.
• Dokumentation är en av förutsättningarna för insyn i och kontroll av verksamheten både från den egna förvaltningsledningen och från utomstående tillsynsmyndigheter.
• Även parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet underlättas av detta slags dokumentation.
• Ett handläggarbyte kan i hög grad försvåras av brister i beskrivningen av vad som förekommit i ett ärende.

Som handläggare bör du alltså ta för vana att anteckna också sådana uppgifter som inte har betydelse för ärendets utgång.