Material av betydelse för beslutet ska kommuniceras med sökanden

Innan kommunen fattar ett beslut i ett ärende ska den normalt underrätta sökanden om allt material av betydelse och ge sökanden tillfälle att yttra sig över materialet.

Förvaltningslagens krav på att kommunicera 

I 25 § förvaltningslagen finns bestämmelser om kommunikation.

Kommunen måste normalt kommunicera allt material av betydelse för beslutet med sökanden innan den fattar ett beslut i ärendet. 

Kravet på kommunikation av material som är av betydelse består av två steg:

1. Kommunen ska underrätta sökanden om materialet.
2. Kommunen ska ge sökanden tillfälle att yttra sig över det. 

Detta är huvudregeln och den gäller alla typer av beslut som kan aktualiseras under handläggningen av ett ärende. (Proposition 2016/17:180 sid. 310.)

Material av betydelse för beslutet

Med material av betydelse avses sådana omständigheter eller uppgifter som påverkar myndighetens ställningstagande i den fråga som beslutet gäller. Det kan handla om till exempel uppgifter i utredningar eller remissyttranden som talar till fördel eller nackdel för sökanden i ärendet. Det är inte ett förslag till beslut som ska kommuniceras. (Proposition 2016/17:180 sid. 310-311.)

Kravet på kommunikation omfattar alltså enbart  sådant material som utgör underlag för beslutet i fråga. Sådant material som helt saknar relevans för ett beslut i ett ärende omfattas inte av kravet på kommunikation.

Föremål är också material

Det är inte bara handlingar som ska ses som material. Även annat utredningsmaterial räknas som material. Till exempel föremål som sökanden ges möjlighet att undersöka personligen (proposition 2016/17:180 sid. 311).

Kommunikation behövs inte om uppenbart obehövligt

Kommunikation behöver inte ske om det är uppenbart obehövligt.

Undantaget ska enligt propositionen till förvaltningslagen tolkas snävt. Det är enbart tillämpligt i sådana fall där behovet av kommunikation – sett objektivt ur den enskildes perspektiv – är mindre framträdande eller helt saknas. Det måste alltså stå klart för myndigheten att åtgärden att underrätta och ge parten tillfälle att yttra sig är uppenbart obehövlig i den meningen att den inte kan tillföra något i det aktuella ärendet. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)

Exempel på när kommunikation ofta kan anses uppenbart obehövligt

I propositionen till förvaltningslagen lämnas några  exempel på när en myndighet skulle kunna avstå från kommunikation (proposition 2016/17:180 sid. 311). 

Om kommunen beviljar fullt ut enligt ansökan

Någon kommunikation behövs inte om en kommun tänker bevilja bostadsanpassningsbidrag fullt ut enligt ansökan. 

Förfarandebeslut och liknande

Andra tänkbara exempel på där kommunikation inte behövs är så kallade förfarandebeslut eller olika åtgärder av mer eller mindre teknisk karaktär som en myndighet vidtar och som ibland utgör beslut. Det kan till exempel handla om anstånd, att byta handläggare eller att inhämta ett utlåtande av någon sakkunnig. Andra tänkbara exempel kan vara beslut  som avser hantering av bristfälliga framställningar. 

Uppgifter som sökanden själv lämnat

Det kan i många fall också vara uppenbart obehövligt att kommunicera uppgifter som har lämnats av sökanden själv.

Hur lång tid ska sökanden ha på sig att yttra sig?

Hur lång svarsfrist som kan anses lämplig får avgöras utifrån bland annat ärendetyp och materialets omfattning och komplexitet. Sökanden ska ges skäligt rådrum för sina överväganden. (Proposition 2016/17:180 sid. 311.)

Hur ska underrättelse ske?

Kommunen får bestämma hur underrättelse ska ske (25 § förvaltningslagen). Kommunen kan genomföra den såväl muntligt som skriftligt.

I propositionen till förvaltningslagen lämnas följande exempel på hur kommunen kan utföra kommunikationen (proposition 2016/17:180 sid. 312):  

• Kommunen skickar kopior av handlingarna till sökanden. 
• Kommunen ringer sökanden.
• Kommunen kommunicerar uppgifterna i samband med ett besök hos myndigheten. 
• Kommunen kommunicerar vid syn eller besiktning som kommunen utför.

Anpassa underrättelseformen efter sökanden

Det framgår av propositionen till förvaltningslagen att en myndighets (till exempel en kommuns) val av underrättelseform inte kan göras helt skönsmässigt (proposition 2016/17:180 sid. 312).

Underrättelsen måste ske med hänsyn till det allmänna kravet på service och de allmänna utgångspunkterna för handläggningen.

Det innebär bland annat att myndigheten måste beakta tillgänglighetsaspekter. Till exempel om personen på grund av en funktionsnedsättning har svårigheter att tillgodogöra sig muntlig eller skriftlig information. 

Myndigheten måste också välja den underrättelseform som med hänsyn till sökandens intressen i det enskilda fallet är enklast och ger det snabbaste resultatet.

Tjänsteanteckning

Glöm inte att göra en tjänsteanteckning om uppgifterna lämnas muntligen, till exempel under ett telefonsamtal eller vid ett besök.

Du kan läsa mer om dokumentation i "Guide för handläggning" under "Dokumentation".

Kontrollera att sökanden fått uppgifterna

Om du underrättar sökanden genom ett vanligt brev har kommunen inte något bevis för när sökanden fick del av uppgifterna.

När det svarsdatum som angetts i brevet har passerats kan det därför vara lämpligt att du kontaktar sökanden för att försäkra dig om att brevet verkligen kommit fram och att du frågar om sökanden vill yttra sig över uppgifterna.

Underrättelse genom delgivning

Underrättelse får ske genom delgivning (25 § förvaltningslagen). Det innebär att kommunen kan använda sig av delgivning enligt delgivningslagen (2010:1932) för att säkerställa att parten fått del av materialet (proposition 2016/17:180 sid. 312).

Vanlig delgivning

En form av delgivning är så kallad "vanlig delgivning".

Vid "vanlig delgivning" skickas eller lämnas handlingen som ska delges till delgivningsmottagaren. Myndigheter får skicka handlingar elektroniskt i samband med vanlig delning. (Det framgår av 16 § och 17 §§ delgivningslagen.)

Information om delgivningsbekräftelse

När en kommun vill delge en person som sökt bostadsanpassningsbidrag en viss handling ska du, om det inte är obehövligt, till handlingen foga information om delgivningsbekräftelse.

Informationen om delgivningsbekräftelse ska innehålla

• kommunens namn och adress
• handlingens delgivningsnummer
• lämpliga sätt att bekräfta mottagandet av handlingen
• om lämpligt även kortfattad uppgift om handlingen och när delgivningsbekräftelsen senast bör göras. 

Om det är lämpligt ska du till handlingen foga ett kuvert som sökanden kan skicka tillbaka bekräftelsen i. Allt detta framgår av 5 § delgivningsförordningen (2011:154).

Rekommenderad försändelse

"Vanlig delgivning" kan också innebära att du skickar handlingen i en rekommenderad postförsändelse. I så fall ska handlingens delgivningsnummer anges på mottagningsbeviset. Även detta framgår av 5 § delgivningsförordningen.

Påminnelse

Om delgivningsmottagaren inte har bekräftat delgivning inom utsatt eller beräknad tid, så bör du påminna honom eller henne på lämpligt sätt (6 § delgivningsförordningen).