Kontrollberedning

Syftet med kontroller är att få fram ett bättre underlag för olika beslut. Genom beredning av kontroller säkerställer du att beslutsunderlaget blir tillräckligt bra. Här kan du läsa mer om kontrollrutiner i kontroller och var du kan hitta stöd för att ta fram dem.

Kontrollberedning

Processchema över hur kontrollhantering kan delas in i olika steg. I detta schema sker kontrollberedningen i arbetet med kontrollplanen. Illustration: Boverket/Altefur Development

Kontrollberedning kan beskrivas som den förberedande planering som krävs för att säkerställa fungerande kontrollrutiner i en kontroll.

Kontrollberedning sker ofta i samband med beredning av arbetsmoment där riskfyllda moment valts ut för kontroller. I figuren nedan beskrivs några vanliga steg som ofta förekommer vid en kontrollberedning.

Systembeskrivning

Systembeskrivningen skildrar övergripande:

• i vilket system kontrollen ska genomföras
• vilka risker som ska kontrolleras
• vilka kontrollmetoder som ska användas
• vilka kravnivåer som gäller för kontrollerna.

Systembeskrivningen förklarar alltså varför kontrollen görs. Saknas dessa beskrivningar kan det blir svårare att analysera kontrollresultatet.

I systembeskrivningen beskrivs också ofta de aktiviteter som ska kontrolleras. Därför är en arbetsberedning en bra grund för en bra kontrollberedning.

Kontrollmetoder

Olika metoder används för att beskriva huvudprinciperna för hur en kontroll kan genomföras. Några exempel på sådana kontrollmetoder är kontroller:

• via beräkning
• vid granskning av handlingar
• i fabrik före leverans
• när produkter tas emot på arbetsplatsen
• genom besök på plats genom visuell kontroll, mätning med fältinstrument eller uttagna fältprover för senare analys i laboratorier
• av färdigt resultat via förbesiktning respektive slutbesiktning.

Kontrollrutiner

Kontrollrutiner beskriver detaljerat hur en kontrollmetod förbereds, utförs och redovisas steg för steg. En kontrollrutin delas ofta upp i ett antal delrutiner som:

• förberedelser inför kontrollen
• utföra kontrollen
• dokumentera kontrollresultatet
• bearbetar kontrollresultatet
• redovisar kontrollresultatet
• (bedöma kontrollresultatet)
• (hantera avvikelser)
• (återföra erfarenheter).

De tre sista punkterna – bedömning, avvikelsehantering och erfarenhetsåterföring – är viktiga delrutiner men de ligger oftast inte med som rutin i upphandlingen av en kontroll eftersom den som utför kontrollen för det mesta inte har beslutanderätt i frågorna.

När kontrollrutinerna är fastställda kan kontrollen genomföras av byggherren alternativt upphandlas av någon annan part.

Stödmaterial för kontrollrutiner

Det finns mycket stödmaterial för att ta fram kontrollrutiner, men materialet kan ibland vara svårt att hitta till och är oftast inte rutinsatt i detalj. Dessutom är det ibland förknippat med kostnader att komma åt det.

Bristen på kompletta kontrollrutiner gör att det behövs en aktiv kontrollberedning med inblandade parter för att komma överens om hur en komplett godkänd kontroll ska utföras i det specifika fallet.

Kontrollstandarder

Kontrollstandarder finns som stöd för både kravställning och kontroll. De kan användas inom både civilrättslig och offentligrättslig kontroll. Genom att använda standarder uppnås högre kvalitet på kontrollen via tydligare rutiner.

Behovet av egen kontrollberedning minskar när metoder och rutiner är väl beskrivna via standarder. Standardiserad kontroll möjliggör också jämförelser mellan olika aktörer och byggnader.

Oftast räcker det inte med att kravställa en kontroll enbart genom att hänvisa till en standard. Många standarder beskriver visserligen detaljerat hur en kontroll kan genomföras för en viss punkt, men de beskriver inte alltid hur den punkten ska väljas, hur många andra punkter som krävs för tillräckligt bra statistik eller hur kontrollresultatet ska tolkas. Många kontrollstandarder föreskriver dessutom flera varianter av kontrollrutiner att välja fritt ifrån.

Tillsynsvägledningar

Flera myndigheter ger ut tillsynsvägledningar i de frågor de råder över. De kan innehålla både systembeskrivningar, kontrollmetoder och kontrollrutiner.

Se exempel på tillsynsvägledningar, se länk i ”Relaterad information”.

Branschvägledningar

Flera branschorganisationer ger ut vägledningar i olika frågor. De kan innehålla både systembeskrivningar, kontrollmetoder och kontrollrutiner.