Upphandla förvaltningstjänster

Inför en upphandling av förvaltningstjänster bör ni börja med att se till att ni har ett helhetsperspektiv på vad ni behöver. Tänk igenom vilka delar av förvaltningsarbetet ni skulle kunna ta hjälp med, och hur era behov kanske kan ändras över tid. Det finns stöd utvecklat som ni kan få hjälp av vid upphandling, till exempel för att skriva tydliga kontrakt och få med energifrågorna i avtalet.

Förvalta med egen personal eller upphandlade leverantörer

Fastighetsägaren kan välja att förvalta bygganden med egen personal eller med upphandlade leverantörer. Förvaltningen kan upphandlas som en helhet eller i valda delar. Läs mer om olika arbetsområden inom förvaltningen på sidan Organisera förvaltningsarbetet.

Organisera förvaltningsarbetet

Inför en upphandling av förvaltningstjänster bör ni börja med att se till att ni har ett helhetsperspektiv på vad ni behöver. Tänk igenom vilka delar av förvaltningsarbetet ni skulle kunna ta hjälp med, och hur era behov kanske kan ändras över tid. Vilken typ av förvaltning är det ni ska upphandla – administrativ, teknisk, ekonomisk och/eller energimässig? Vissa företag tillhandahåller flera delar. Börja med att ta reda på mer om hur marknaden ser ut, vad olika företag erbjuder och vilka omdömen de fått av andra kunder. Se till att skriva tydliga och specificerade avtal och med varje företag ni anlitar. Här kan standardavtal vara till hjälp.

Läs mer om upphandling av förvaltningstjänster hos Upphandlingsmyndigheten.

Förvalta (på Upphandlingsmyndighetens webbplats)

Få stöd av standardbestämmelser

Vid upphandling av förvaltningstjänster kan det vara bra att kunna hänvisa till standardbestämmelser och standardavtal. Det ökar tryggheten för er som beställare.

I branschen finns det flera olika standardbestämmelser utvecklade. En av dessa är ABFF som står för ”Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service”. Det är ett regelverk för upphandling av återkommande tjänster såsom drift, underhåll och servicetjänster. Regelverket kan jämföras med byggbranschens AB04, ABT06 och ABK09, men medan dessa regelverk är anpassade för projekt med början och slut, är ABFF anpassat för löpande tjänster såsom drift, underhåll och servicetjänster.

Upphandla energioptimering

Det finns många fördelar med att upphandla energioptimering som tjänst som en del av den löpande tekniska förvaltningen. Genom att optimera systemen löpande kan man i många fall sänka sina kostnader. Tjänsten energioptimering kan även handlas upp separat.

Exempel på vad som kan ingå i ett avtal om energioptimering:

• Optimering av installationer och tekniska system som påverkar energianvändningen.
• Kontroll av hur systemen fungerar i förhållande till energianvändning och effekt.
• Förslag på åtgärder för förbättrad energiprestanda och/eller sänkt behov av effekt.
• Planering av underhållsåtgärder i byggnaden som påverkar energianvändningen.

På sidan Drift- och energioptimeringsåtgärder finns exempel på energieffektiviseringsåtgärder som kan ingå i den löpande driften.

Drift- och optimeringsåtgärder