Processtöd – Offentlig upphandling som verktyg för att nå kvalitet i gestaltad livsmiljö

Offentlig upphandling är ett verktyg för att uppnå det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. På vägen mot det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet finns några åtgärder ni som beställare kan vidta för att behålla fokus på kvalitet. Det vill vi visa i detta processtöd.

Inget projekt blir bättre än sin beställning

I en offentlig upphandling har beställaren en viktig roll. Beställaren ska se till projektets behov och skriva kontrakt med leverantörer som har förmåga att skapa hög kvalitet i den gestaltade livsmiljön. Dessutom ansvarar beställaren för att de investeringar som görs är hållbara och funktionella på lång sikt. 

Viktigt att få kvalitet i det som upphandlas

När det gäller att ta till vara kvalitetsfrågor i gestaltad livsmiljö är offentlig upphandling ett verktyg. Det framhåller regeringen i sin politik för gestaltad livsmiljö. Se länk under ”Relaterad information”. Offentlig upphandlad arkitektur, form och design ska bidra till ett hållbart, jämlikt och mindre segregerat samhälle med omsorgsfullt gestaltade livsmiljöer.

Kommunen och staten investerar stora summor i miljöer, byggnader och infrastruktur som har stor betydelse för samhället och medborgarna. Det är till exempel skolor, bibliotek, idrottshallar, simhallar, vägar och sjukhus. Avvägningen av de resurser som ska investeras i våra dagliga miljöer kräver omsorg och eftertanke. Miljöerna som det offentliga planerar och förvaltar ska vara hållbara, funktionella och vackra.

Bäst resultat nås oftast när beställare, arkitekt och andra kompetenser inom samhällsbyggandet arbetar tillsammans för att uppnå gemensamt satta mål och resultat. Det är viktigt att skapa en positiv projektkultur kring offentliga investeringar i gestaltad livsmiljö, läs mer om Boverkets arbete med projektkulturen i byggbranschen under ”Relaterad information”.

Beställaren har en viktig roll

När ett projekt formuleras kan ni som beställare i ett tidigt stadium fånga upp behov och bjuda in de kompetenser som behövs för upphandlingen. Det handlar om att kunna skapa gemensamma visioner och realiserbara mål som håller genom en lång process. Det är inte alltid lätt att under projektets gång hålla fast vid dessa, men det ska vara värt besväret när man ser resultatet.

Beställarens förarbete ska slutligen leda till avtal med leverantörer som har förmåga att skapa hög kvalitet i en gestaltad livsmiljö. Leverantörer till offentliga beställare påverkar kvaliteten i investeringar som samhället använder. Hur blir resultatet? Hur fungerar det? Vad kostar det i form av investeringar och underhåll och inte minst, hur hållbart blir det?

Kostnader behöver ses som investeringar på lång sikt. Något som är gestaltningsmässigt lyckat bidrar med större sannolikhet till att generera attraktivitet, trygghet och trivsel. Det genererar också värdeutveckling. En otrygg plats däremot är en oönskad plats där värdeutvecklingen kan bli negativ. Kostnad och värdeutveckling på lång sikt hänger alltså samman.

Det är ni som beställare som har ansvar för slutresultatet.

Korta punkter för en framgångsrik upphandling

För att uppnå kvalitet behöver beställaren redan från början se till att det i upphandlingsprocessen deltar personer med god kompetens om hur man uppnår hög kvalitet. Beställare som inte anser sig ha den kompetensen internt kan komplettera utvärderingsgruppen med extern kompetens. Att upphandla leverantörer på korta avtal, eller bara för en liten del av ett projekt, kan innebära problem. Det kan leda till situationer där upparbetad kunskap måste föras vidare till en ny leverantör. Vid sådana överlämningar förloras ofta både viktig information och kunskap om det aktuella objektet och situationen. Dessutom går projektet miste om etablerade kontakter mellan yrkespersoner.

Här följer några punkter som kan inspirera er som offentliga beställare till en upphandlingsprocess där kvalitet främjas:

• Identifiera vilka erfarenheter och kompetenser som projektet behöver. Säkra såväl intern som extern kompetens och erfarenhet.
• Analysera behoven. Vilka krav och förväntningar finns?
• Vilka är projektets eller platsens unika förutsättningar?
• Behåll rätten att vara kravställare. Var tydlig och engagerad. Använd kontrakts- och entreprenadformer som tillåter dig att ha insyn.
• Ha en kreativ dialog inom projektet gällande lämpliga val av upphandlingsförfaranden, upphandlingsformer och entreprenadformer. Se förvaltningen som en kunskapskälla.
• Tänk på att det kan finnas lämpliga metoder som ni inte är vana vid att använda. Ta hjälp av de upphandlingsförfaranden som beskrivs i detta beställarstöd.
• Uppmuntra leverantörers kreativitet och ansvarskänsla för slutresultatet.
• Se upphandling som ett strategiskt verktyg för att uppnå kvalitetsmålen för den gestaltade livsmiljön.
• Lär känna marknaden. Både de leverantörer som finns och marknadens villkor.
• Eftersträva tillräckligt långa avtal med leverantörerna för att kunskap och förtroende ska kunna byggas upp över tid.
• Utvärdera upphandlingen fortlöpande för att kunna göra korrigeringar och förbättringar.
• Genomför en utförlig utvärdering av resultatet och sprid kunskapen och erfarenheterna vidare internt och externt till andra.

Dessa punkter fördjupas på andra sidor i processtödet.