Ordlista upphandling

Flera begrepp som är förknippade med upphandling används i Boverkets processtöd och det finns därför behov av en ordlista. Den här ordlistan förklarar kortfattat begreppen och hur de hänger ihop med varandra.

Anbud

Leverantörens svar, inklusive offert, på beställarens upphandlingsdokument.

Beställare

Upphandlande myndighet – statlig, regional eller kommunal myndighet – som har ett inköpsbehov.

Entreprenadform

Entreprenadformer är enligt begreppsbestämningar i AB 04 och ABT 06 utförandeentreprenad och totalentreprenad. Läs vidare på sidan ”Entreprenadformer”.

Kravspecifikation

Avsnittet i upphandlingsdokumenten som innehåller krav på det som ska upphandlas kallas ofta för kravspecifikation eller teknisk specifikation.  

Kvalificering

Beroende på vad som ska upphandlas kan även krav ställas på leverantören genom en kvalificering. Dessa kvalificeringskrav är frivilliga för den upphandlande myndigheten att ställa och får avse:

• behörighet att utöva yrkesverksamhet
• viss ekonomisk och finansiell ställning
• viss teknisk och yrkesmässig kapacitet.

Uppfyller inte leverantören kvalificeringskraven går den inte vidare till utvärderingen.

Leverantör

”Med leverantör avses den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader” (1 kap. 16 §, lagen om offentlig upphandling, LOU).

Tilldelningskriterium

Beställaren kan vid offentlig upphandling välja mellan tre olika utvärderingsgrunder: ”pris”, ”kostnad” eller ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet”. De utvärderingsgrunder som lämpar sig för upphandlingar i syfte att skapa kvalitet i gestaltad livsmiljö har visat sig vara ”kostnad” och ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet” tack vare att beställaren här har möjlighet att gradera och bedöma leverantörens förmågor. När dessa två lämpliga utvärderingsgrunder används ska beställaren utvärdera anbudet baserat på ett eller flera tilldelningskriterier som har anknytning till det objekt eller den tjänst som ska upphandlas. Tilldelningskriterier kan till exempel beröra hur väl gestaltning, funktion eller genomförande löses av leverantören. Tilldelningskriterierna ska sedan viktas inbördes, till exempel 50 procent, 20 procent och 30 procent, beroende på hur viktiga beställaren anser dem vara. För att leverantörerna ska ha möjlighet att tolka kriterierna på samma vis ska de vara tydligt formulerade och det ska också framgå vilken betydelse de har i förhållande till varandra i utvärderingen.  

Upphandlingsdokument

De dokument en beställare använder för att beskriva och fastställa innehållet i en upphandling. De innehåller all relevant information som leverantörer behöver för att kunna lämna anbud som matchar det som efterfrågas.

Upphandlingsform

Upphandling görs oftast som delad entreprenad eller generalentreprenad. Det styr vilket ansvar entreprenörer eller konsulter har gentemot varandra och gentemot beställaren. Se vidare på sidan ”Entreprenadformer”.

Upphandlingsförfarande

Ett upphandlingsförfarande är en systematik och struktur varigenom en offentlig upphandling genomförs. Se vidare på sidan ”Upphandlingsförfaranden”.

Utvärderingsgrund

I upphandlingsdokumenten anges vilken utvärderingsgrund och vilka tilldelningskriterier som kommer att användas för att se vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Tre olika utvärderingsgrunder tillåts inom lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU, och den upphandlande myndigheten måste välja ett av dem. Den utvärderingsgrund som har störst möjlighet att nå hög kvalitet är ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet”, även ”kostnad” kan innefatta kvalitetsbedömningar om man tar tidsaspekten vid förvaltning i beaktande:

1. Bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
2. Kostnad.
3. Pris.

Utvärdering

När anbudstiden gått ut är det dags att öppna och utvärdera de anbud som kommit in. Prövning av leverantörer och anbud görs mot de krav som ställts i upphandlingsdokumenten. Därefter utvärderas vilket anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. Absolut sekretess gäller tills beslut har fattats om tilldelning, eller om att göra om eller avbryta upphandlingen.