Designa dagen

Designa dagen för att skapa öppenhet och interaktion under mötet. Ta fram ett internt körschema där expertinspel varvas med övningar och dialog. Planera mötets start, genomförande och avslut.

Designa dagen

I dokumentlistan finns förslag till internt körschema med ungefärliga tider där olika experters filmade inspel varvas med tid för dialog i grupperna.

Körschemat är upplagt utifrån att alla presentationerna används. Varje arrangör anpassar naturligtvis mötet utefter sin målbild för dagen. Ta gärna in en extern dialogledare i tidigt skede som kan designa upplägget i syfte att skapa öppenhet och interaktion under mötet. Att varva inspel med dialog i grupper och ibland föreslå någon övning kan bidra till att fler kommer till tals. En avgörande framgångsfaktor för ett sådant här möte är att det skapas en trygg och öppen stämning redan i början av mötet. Att använda sig av en dialogledare kan ge flera positiva effekter. Det kan till exempel vara lättare att nå en öppen stämning då en extern dialogledare inte ses som en representant för den ena eller andra aktören. En annan fördel är att arbetsgruppen själva har möjlighet att vara delaktiga i dialogen.

Involvera gärna arbetsgruppen genom möten i förväg där ni går igenom hela upplägget tillsammans. Ta stöd av arbetsgruppens olika roller och kompetenser. Låt till exempel företrädare för kommun, länsstyrelse och byggherre hjälpa till och göra egna inspel och reflektioner för att få igång dialoger under mötet. Ju mer förberedda och engagerade arbetsgruppen är, till exempel genom att bidra med sin kompetens, erfarenhet och egna exempel i de olika passen, desto bättre output.

Om dialogen vid borden

Huvudsyftet med seminariet är att deltagarna får tid till att prata med varandra. Presentationerna är inte det primära utan ska mer fungera som en tankeväckare inför dialogerna och skapa en förståelse för de ramar som finns att jobba efter.

Utforma passen utifrån den tid ni har avsatt. För en dialog utifrån egna frågor eller en eller flera av frågorna som presenteras i materialet. Om ni använder frågorna i materialet komplettera då gärna med egna exempel. Frågorna i materialet är omfattande och relativt öppna för att deltagarna ska kunna prata om det som känns relevant utifrån deras situation. För att lättare få igång en dialog kan dialogledaren även ta upp följdfrågor, egna eller sådana som presenteras i handledningsmaterialet. Frågorna ska ge deltagarna möjlighet att reflektera över hur de arbetar idag, vilka goda arbetssätt de har och var det finns förbättringspotential. Frågorna ska även vara en ingång för att ge deltagarna möjlighet att dela med sig av sina framgångsfaktorer och att få inspiration till ytterligare sådana.

För att goda idéer ska spridas så är det bra om grupperna, i mån av tid, kortfattat får redovisa sina slutsatser för varandra. Se till att alla grupper någon gång får komma till tals.

Gruppindelning

För att ge möjlighet till en så bra dialog som möjligt är det lämpligt att deltagarna delas in i grupper som består av så många olika aktörer som möjligt. Gruppen bör dock inte vara större än att alla hinner komma till tals under den tid ni har avsatt, 5-7 deltagare brukar vara lämpligt. För att få en bredd i kompetensunderlaget och dialogerna är det till exempel bra om gruppen kan innehålla personer från både länsstyrelsen, byggherresidan och gärna två från kommunen, både någon från plansidan och någon från mark- och exploateringssidan kommunen. Politiker och andra kompetenser ger dialogerna ytterligare bredd.