Planera för goda mötesförutsättningar

Hur planerar man för att säkerställa goda förutsättningar för ett dialogmöte? Här har vi  samlat ett antal tips om hur man som arrangör kan tänka runt de praktiska frågorna när det gäller att anordna ett möte. Tipsen grundar sig på de erfarenheter som vi i Boverkets arbetsgrupp fått när vi genomfört samverkansmöten runt om i landet.

Börja planera i så god tid som möjligt

Vår erfarenhet är att ju tidigare tid och plats för seminariet kan fastställas, gärna minst ett halvår i förväg, desto större är möjligheten att datumet passar flera deltagare.

Organisera lagom

Det behövs en projektledare som motor och drivkraft för att hålla ihop helheten. För att underlätta arbetet och för att få en helhetssyn är ett råd att projektledaren formar en mindre arbetsgrupp med kontaktpersoner som representerar de aktörer som ska medverka. Arbetsgruppen kan bestå av exempelvis kommuner, länsstyrelser och representanter från byggherrar. Gruppdeltagarna kan stödja och bidra med sina perspektiv och olika kompetenser samt även medverka under själva mötet. En viktig uppgift för arbetsgruppen är också att bidra med kontakter och tid för att kunna bjuda in deltagare.

Klargör de ekonomiska förutsättningarna

Kostnader för konferenslokaler, mat och eventuella arvoden. Ska kostnaderna fördelas via deltagaravgift eller kan kommunen alternativt länsstyrelsen finansiera?

Lämplig lokal

När ni ska boka lämplig lokal för dialogmötet tänk på vikten av ljus och tillräckligt med utrymme för möblering i grupper och för att kunna röra sig runt i lokalen. Man bör kunna sitta i grupper om 5-7 personer runt varje bord. För att ge bra förutsättningar för mötet är det lämpligt att välja lokal så fika kan serveras inne i mötesrummet. Undersök hur tekniken i lokalen fungerar för filmvisning? Behövs mikrofoner?  Hur hanteras måltider, kaffe?

Lämpligt antal deltagare  

För att hålla engagemang och tempo uppe kan ett lämpligt antal deltagare ligga mellan 30 - 50 stycken. Kommer man över 50 personer kan tiden för återkoppling bli för knapp. Men ju fler som är med och hör samma saker desto bättre!

Målgrupper att bjuda in 

Ett övergripande syfte med mötet är att öka förståelsen för varandras roller. För att få med alla perspektiv behöver olika kommunala förvaltningar som berörs av planarbeten vara representerade. Förutom plan och mark- och exploateringsenheter kan gärna exempelvis även miljö- och tekniska enheter vara med. Bjud även in kommunpolitiker liksom tjänstemän från plan-, miljö- och naturenheter på Länsstyrelsen samt andra myndigheter som regionen och lantmäterimyndigheten.  Av största värde är att både kommunala och privata bostadsföretag samt lokalt aktiva byggherrar deltar i seminariet. Byggbranschen kan ofta nås genom kommunernas kontakter. En bra fördelning av deltagarna är om cirka hälften kommer från stat och kommun och hälften från byggbranschen.

Marknadsföra och bjuda in

Det är en enorm konkurrens om tid för den här typen av möten, så det krävs en hel del handpåläggning för att få ihop till ett bra sammansatt möte.

I dokumentlistan hittar du en mall som är möjligt att använda för inbjudan. Se mallen som förslag och lokalanpassa gärna inbjudan med de frågor och utmaningar som ni har.

För att marknadsföra mötet gör gärna personliga inbjudningar, dela upp arbetet och be andra i arbetsgruppen att hjälpa till att sprida inbjudningar i sina kontaktnät.

För att marknadsföra ett samverkansmöte finns bland annat en kort film till vad deltagarna i Jönköping hösten-19 tyckte om samverkansmötet som kan öka intresset för de olika aktörerna att anmäla sig. Om ni vill kan ni bifoga den när ni bjuder in till mötet.

Att samverka i bostadsbyggnadsprojekt (video på Boverkets videokanal)

Skicka gärna ut en kallelse med program och deltagarförteckning en vecka före seminariet. I dokumentlistan hittar du en mall som är möjligt att använda för detta.