Dialog via sociala medier

Väldigt många människor är i dag aktiva på sociala nätverk, till exempel Facebook. Att starta Facebook-grupper kring olika frågor kan vara en effektiv kanal för att nå ut.

De flesta kommuner finns på Facebook och en del använder Facebook i medborgardialogen. Det kan vara ett sätt att sprida inbjudningar till möten och andra aktiviteter under dialogen. Sociala medier kan också fungera som en kanal för att fånga upp och besvara frågor och kommentarer. Det gäller förstås då att ha resurser att ta hand om de frågor och synpunkter som kommer in den vägen.

Om ni efterlyser synpunkter via till exempel Facebook, så var tydlig med att det även går att lämna synpunkter skriftligen, via mejl eller vanligt brev.

Med webbsändning kan fler vara delaktiga

Webbsändning kan också vara ett alternativ för att nå ut till fler. Genom att sända ett dialogmöte på webben kan även de som inte har tid eller möjlighet att ta sig till möteslokalen delta. Känslan av delaktighet kan ökas genom att samtidigt ge möjlighet för intresserade att ställa frågor och kommentera via Facebook eller andra sociala medier under mötets gång.

Var försiktig med personuppgifter på nätet

Det kan vara känsligt, med hänsyn till dataskyddsförordningen, GDPR, att använda sociala medier för det formella samrådet kring en plan. Planförslag innehåller ibland personuppgifter, till exempel utdrag ur fastighetsregistret. Ta i så fall bort dessa uppgifter innan ni lägger ut förslaget på nätet.

Checklista om sociala medier från SKR

Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har tagit fram ett förlag till en checklista för kommuner som vill använda sociala medier i sin kommunikation med medborgarna. Där finns också ett PM om de juridiska frågorna.

I SKR:s juridiska PM står bland annat att alla inlägg som publiceras via sociala medier är att betrakta som "allmän handling", och att de därmed ska kunna tas fram på begäran. Men ni behöver inte diarieföra allt material. SKR bedömer att så länge det inte rör sig om handlingar som omfattas av sekretess behöver de inte registreras. Då räcker det att de inlägg som görs på kommunens egen webbplats struktureras på ett sådant sätt på webbplatsen att de är lätt sökbara.