Förberedelse inför digitaliseringsarbetet

Förutsättningarna för att digitalisera ser väldigt olika ut i landets kommuner och därför behöver ambitionsnivån avgöras utifrån kommunens eget syfte med digitaliseringen. Gemensamt är att detta är ett arbete som kräver tid och resurser, bred kompetens och noggrannhet. Att digitalisera detaljplaneinformationen är ett viktigt utvecklingsarbete.

Förutsättningar och ambitionsnivå

Ett sätt att utreda förutsättningar och ambitionsnivå för digitaliseringen kan vara att ställa sig frågor på följande sätt:

• Vad har vår kommun för digital status i nuläget? Vilken information har vi idag och vilket är vårt nästa steg?
• Vad har våra grannkommuner för digital status? Finns det stöd, tips och inspiration att hämta? Kan vi samordna oss och använda våra resurser gemensamt på något sätt?
• Vilken kvalitet har vi på fastighetsgränserna i vår kommun? Behöver vi lägga resurser på gränsutredningsarbete och i så fall för vilka områden?
• Vad vill vi i framtiden kunna göra med den digitala informationen? Vad är viktigt för just vår kommun att utveckla? Handlar det om att exempelvis:
  - förbättra dialogen med medborgare och politiker,
  - stärka kvaliteten på framtagna beslutsunderlag,
  - spara tid och bli mer effektiv i olika delar av kommunens arbete och processer,
  - få en översikt över hur den kommunala marken är planlagd eller ska informationen användas för e-tjänster av olika slag?

Att utreda dessa frågor är viktigt och kan spara både tid och kostnader när arbetet genomförs. Till exempel kan det bli kostsamt och tidskrävande att fastställa fastighetsgränsernas noggrannhet, men det kan också ses som en investering eftersom det kan vara en förutsättning om detaljplanerna ska kunna användas till e-tjänster för att exempelvis göra analys av byggrätter.

Organisation

När organisationen för digitaliseringsarbetet byggs upp är det bra att tänka på att de som arbetar med digitalisering får utrymme att arbeta samlat och koncentrerat. Det kan ta tid att sätta sig in i programvaran som används och hitta en struktur i metoden för att digitalisera den befintliga detaljplaneinformationen. Det kan därför vara lämpligt att särskilt avsätta tid för detta i verksamheten och inte låta det bli en uppgift som ska lösas vid sidan av ordinarie arbetsuppgifter i mån av tid. Hur mycket tid som ska avsättas beror givetvis på vilken ambitionsnivå kommunen har valt, antalet detaljplaner, kvaliteten på planerna och så vidare.

Är det svårt att skapa utrymme att avsätta personal för digitalisering och tolkning kan en lösning vara att samverka med någon eller några grannkommuner.

Sveriges Kommuner och Regioner, SKR, har tagit fram en rapport för att stödja kommunerna i omställningsarbetet inför digitala detaljplaner. Rapporten går igenom vilka krav som kommer att ställas samt redovisar i olika checklistor vad som kan vara bra att göra och tänka på för att få eller skapa ett mervärde i den egna organisationen och i relation till invånarna.

Digital omställning fokus detaljplan - en rapport från SKR (på Sveriges Kommuner och Regioners webbplats)

Fördelar med att arbeta i ett samlat digitaliseringsprojekt

Det finns flera fördelar om kommunen samlar digitaliseringsarbetet av befintlig detaljplaneinformation i ett gemensamt projekt. Fördelarna är bland annat:

• möjlighet att ha en bred och samlad kompetens
• enhetlig och systematisk tolkning
• samlad dokumentation av hur och varför en viss tolkning görs
• en enhetlig struktur som i efterhand kan anpassas eller överföras till nya krav eller andra IT-system
• ökad kunskap om kommunens planmaterial, exempelvis var det finns brister som kan vara nödvändiga att rätta till.

Digitalisering av detaljplaneinformation kräver bred kompetens

Att digitalisera befintliga analoga detaljplaner är inget ensamarbete utan flera olika kompetenser behöver vara med för att garantera att resultatet ska bli av sådan kvalitet att det blir användbart. Själva arbetet med att digitalisera befintlig detaljplaneinformation kan liknas vid att ta fram en ny detaljplan. Därför behöver bredden på kompetens vara densamma som när en ny plan tas fram. Eftersom digitaliseringen innebär tolkning måste personer som är vana att tolka planer delta i arbetet. Det behövs också personer med GIS- kompetens och annan teknisk kompetens samt personer som har kunskap om fastighetsfrågor och plangenomförande.

Det utförda arbetet behöver granskas och även här är det lämpligt med bred kompetens så att olika frågeställningar kan belysas. Det är en fördel om en gransknings- eller referensgrupp granskar all information. Detta underlättar kontrollen av att informationen tolkas och digitaliseras enhetligt.

Det är givetvis också en fördel om de personer som arbetat med tolkningen och digitaliseringen finns kvar i organisationen när projektet är avslutat så att den kunskap som byggts upp under projektet inte försvinner från organisationen.

Sex tips inför digitaliseringsarbetet

1. Dokumentera arbetet

Det är viktigt att dokumentera arbetet, både vilka tolkningar som görs och hur själva arbetet med digitaliseringen genomförs, det vill säga de vägval och beslut som fattas vid tolkningen.

Att dokumentera vägval och beslut vid tolkning underlättar en enhetlig hantering av likvärdiga bestämmelser och underlättar