Organisera förvaltningsarbetet

Hur förvaltningsarbetet organiseras och fördelas mellan olika personer kan se olika ut beroende på ägandeform och storlek på bostadsrättsföreningen eller fastighetsbolaget. Utgå från hur arbetet med drift och underhåll fungerar hos er idag. Vem ansvarar för de olika delarna av förvaltningsarbetet? Uppfyller ni de skyldigheter ni har enligt lag? Hur kan ni bäst få med energiperspektivet?

Era skyldigheter enligt lagar och regler

Vid energieffektiv förvaltning finns det olika krav som ni behöver uppfylla. Nedan följer några exempel.

Skyldighet att hålla byggnaden i gott skick

Byggnader ska hållas i ett vårdat skick. Enligt plan- och bygglagen (2010:900), PBL har fastighetsägare ett ansvar för att sköta och underhålla byggnaden så att dess utformning och tekniska egenskaper i huvudsak bevaras.

Underhåll definieras i PBL som en åtgärd som vidtas för att bibehålla eller återställa en byggnads konstruktion, funktion, användningssätt, utseende eller kulturhistoriska värde.

Underhållet ska anpassas till omgivningens karaktär och byggnadsverkets värde från historisk, kulturhistorisk, miljömässig och konstnärlig synpunkt.

Läs mer om underhåll i PBL på sidan Underhåll.

Underhåll

Det kan finnas krav på att ha en långsiktig underhållsplan

Om er bostadsrättsförening startade 2024 eller senare ska ni enligt bostadsrättslagen (1991:614) 3 kap. 1 a § ha en underhållsplan som sträcker sig 50 år framåt i tiden. Men en sådan är bra att ha även om ni inte omfattas av lagkravet.

Läs mer om kraven på underhållsplan för bostadsrättsföreningar på sidan Avsättning till underhåll under rubriken ”Teknisk underhållsplan”. 

Avsättning till underhåll

Energideklarationen ger tips om lönsamma energiåtgärder

Alla byggnader som innehåller bostadsrätter eller hyresrätter ska enligt lag (2006:985) om energideklaration av byggnader, alltid ha en energideklaration, som inte får vara äldre än tio år. Syftet med lagen om energideklaration är att främja en effektiv energianvändning och en god inomhusmiljö i byggnader. Energideklarationer får bara utföras av oberoende certifierade personer och är därför oftast en tjänst som köps.

Energideklarationen innehåller information om hur mycket energi byggnaden använder per år och hur den står sig i förhållande till andra byggnader. Där finns också förslag på kostnadseffektiva (lönsamma) åtgärder eller förbättringar som tagits fram av energiexperten utifrån energi- och kostnadsberäkningar.

Om ni inte har byggnadens energideklaration tillgänglig kan ni söka en kopia genom att ange fastighetsbeteckning eller adress till byggnaden i Boverkets e-tjänst Sök och hämta energideklaration. 

Sök och hämta energideklaration

Läs mer om energideklarationer på sidan Om energideklarationer. 

Om energideklarationer

I energideklarationen finns även information om ifall mätning av radon genomförts samt, om så är fallet ett värde för Bq/m3 (bequerel per kubikmeter) samt vilken sorts mätning som gjorts. Radonmätningar bör genomföras vart tionde år eller efter renovering och/eller ombyggnation.

Läs mer om radon på sidan Koll på radonhalten.

Koll på radonhalten?

Den obligatoriska ventilationskontrollen (OVK) kan ge förslag för att minska energianvändningen

Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) ska genomföras återkommande med tre till sex års intervall i flerbostadshus, beroende på ventilationssystem.

Vid besiktningen ska kontrollanten som utför OVK också ge förslag till hur energianvändningen kan minskas för ventilationen, utan att det ger en sämre inomhusmiljö.

OVK får bara utföras av certifierade personer och är därför oftast en tjänst som köps.

Läs mer om obligatorisk ventilationskontroll på sidan OVK i PBL Kunskapsbanken.

OVK

Ni ska ha rutiner för att upptäcka brister enligt miljöbalken

Miljöbalken ställer krav på att en fastighetsägare ska göra egenkontroller av inomhusmiljön. Det är fastighetsägarens ansvar att känna till lagstiftningen som berör verksamheten. I egenkontrollen ska det finnas rutiner för att identifiera, upptäcka, förebygga och åtgärda brister i verksamheten. Fastighetsägaren ska underhålla och sköta fastigheten så att de boende inte får besvär eller blir sjuka av brister i byggnaden.

Läs mer om miljöbalkens krav på egenkontroll av inomhusmiljö för fastighetsägare hos Folkhälsomyndigheten.

Tillsynsvägledning om fastighetsägarens egenkontroll (på Folkhälsomyndighetens webbplats) 

Byggnaden kan omfattas av kravet på individuell mätning och debitering

Individuell mätning och debitering, IMD, av värme och/eller tappvarmvatten innebär att uppvärmning och/eller tappvarmvatten mäts separat för varje lägenhet och att kostnaden separeras från varmhyran i flerbostadshus.

Det finns lagkrav på att installera IMD för värme i befintliga flerbostadshus med dålig energiprestanda, samt krav på att installera IMD för tappvarmvatten i befintliga flerbostadshus i samband med vissa ombyggnader. Ni ska därför ha koll på om er byggnad omfattas av kravet på IMD, eller om IMD redan är installerat i byggnaden.

På sidan Individuell mätning och debitering av uppvärmning och tappvarmvatten, IMD, finns mer information om gällande IMD-krav, vilka undantagsmöjligheter från kraven som finns, och hur tillsynen går till. 

Individuell mätning och debitering av uppvärmning och tappvarmvatten IMD

Arbetsområden inom förvaltningen

Förvaltning av en fastighet omfattar många olika arbetsområden, såväl byggnadstekniska som administrativa. Hur förvaltningsarbetet organiseras och fördelas mellan olika personer kan se olika ut beroende på ägandeform och storlek på bostadsrättsföreningen eller fastighetsbolaget. Ansvaret för att fastighetens skick, funktion och värde bibehålls ligger dock alltid hos ägaren i ett fastighetsbolag respektive styrelsen i en bostadsrättsförening. Fastighetsförvaltningen kan delas in i följande arbetsområden: Teknisk förvaltning, Energi, Administration och Ekonomi. Hur har ni löst arbetsfördelningen hos er?

Teknisk förvaltning

I den tekniska förvaltningen ingår ansvaret att samordna alla delar av förvaltningen med målsättningen att bevara och förbättra fastigheten. Exempel på arbetsuppgifter som kan ingå i den tekniska förvaltningen:

• Genomföra statusbesiktning, ta fram underhållsplan och genomföra planerat underhåll samordnat med energiåtgärder.
• Ta fram en driftsplan och löpande genomföra driftarbete som samordnas med energioptimeringsarbete.
• Säkerställa att myndighetskrav och lagar följs.
• Ansvar för driftavtal – och avtal med företag som upphandlas för sidotjänster samt ansvar för avtal vid entreprenadupphandling för renovering.

Energi

I takt med stigande energipriser har uppföljning av byggnadens energianvändning blivit en allt viktigare del i förvaltningen. I arbetet ingår att se till att byggnadens energianvändning är optimerad på både kort och lång sikt. Syftet är att hålla energianvändningen och dess kostnader på en låg nivå och samtidigt ha en god inomhusmiljö.

Tjänster som syftar till att följa upp och minska byggnadens energianvändning ingår oftast inte i den ”vanliga" tekniska förvaltningen och kräver ofta specialistkunskap. Tjänsterna kan ha lite olika benämningar, till exempel energioptimering, teknisk förvaltning energi eller energiförvaltning. Exempel på arbetsuppgifter som kan ingå i energiförvaltningen:

• Kartlägga energianvändningen i samband med statusbesiktning.
• Ge förslag på lämpliga energiåtgärder som läggs in i underhållsplanen.
• Löpande planera och genomföra energioptimering av befintliga tekniska system.

Energi är ett område som ofta glöms bort i det löpande förvaltningsarbetet, och många bostadsrättsföreningar och mindre fastighetsägare av flerbostadshus har därför onödigt hög energianvändning. Bland annat på grund av att värme och ventilationssystem inte är rätt inställda och/eller saknar en effektiv styrning och övervakning.

Administrativ förvaltning

Den administrativa förvaltningen hanterar alla tjänster som rör bostadsrättsföreningens medlemmar eller hyresgästerna som bor i ett flerfamiljshus. Arbetsuppgifterna kan till exempel omfatta att skicka ut hyresaviseringar, hålla i hyresförhandlingar, kontraktsskrivning och kravhantering vid upphandling av tjänster.

Ekonomisk förvaltning

I den ekonomiska förvaltningen ingår till exempel att ta fram budget utifrån bland annat underhållsplan och drift- och energioptimeringsplan, ta hand om den löpande redovisningen, hantera fakturor och göra årsbokslut.

Roller och ansvar inom förvaltningen

Nedan ges en överblick över roller som ofta är aktuella vid förvaltning av flerbostadshus och exempel på vilka uppgifter dessa ansvarar för. Den här uppräkningen kan ni använda som vägledning om ni ska upphandla tjänster eller för hur ni ska fördela ansvaret i er organisation. I en bostadsrättsförening är det föreningen som är fastighetsägare. Föreningen företräds av bostadsrättsföreningens styrelse.