Informera och involvera de boende

Det finns många fördelar med att redan från början ha en god kommunikation i projektet och inleda dialogen med de boende tidigt inför en renovering. Det kan till exempel bidra till minskad stress och oro för de boende, samtidigt som en sådan dialog kan ge viktig input till renoveringsprojektet. Om bostäderna upplåts med hyresrätt så är det dessutom ett lagkrav att ha en dialog med hyresgästerna inför vissa typer av renoveringar. 

Börja kommunicera i god tid

Inled dialogen med de boende tidigt och fortsätt ha en tydlig kommunikation under hela projektets gång. Det har många fördelar:

• Det skapar förtroende hos de boende och kan även antas förebygga oro, förvirring och ryktesspridning bland de boende.
• Det kan ge viktig input till renoveringsprojektets innehåll och genomförande. De boende kan ha uppfattat brister och problem som ni inte vet om. De kanske värderar andra saker i byggnaden och närmiljön, och ser andra kvaliteter, än vad ni gör. De kan också ha kunskaper och erfarenheter som ni kan ha nytta av. Ofta finns det behov av att åtgärda flera olika saker, och då är det relevant att få reda på vad som prioriteras bland de boende. Det kan ge en god förståelse för hur de boende använder byggnaden, vilket är viktigt för att kunna uppnå en så energieffektiv byggnad som möjligt.
• Det kan leda till ökad delaktighet och engagemang, vilket i sin tur kan ge en ökad gemenskap och därmed ofta ökad trygghet och trivsel.
• Det kan antas leda till ökad kundnöjdhet bland de boende och i förlängningen stärka företagets eller föreningens varumärke.
• Det kan ge förutsättningar för att ta fram den information och utbildning som kan behövas till brukare och driftsorganisationen när renoveringen är klar för att byggnaden och systemen i den ska användas så effektivt som möjligt. 

Exempel på kommunikationsmöjligheter

Det finns flera sätt att ha en dialog med och förmedla information till de boende,till exempel olika typen av möten eller enkäter.

Informationsmöten

Anordna informationsmöten för att nå ut till de boende med information och även ge utrymme för dem att komma till tals. Där kan ni som fastighetsägare, och även andra aktörer delaktiga i processen när det är relevant, exempelvis projektör eller entreprenör, dela med er av den information ni har. Det kan ni med fördel göra även när projektet fortfarande är i ett tidigt skede. 

Workshops

Ni som fastighetsägare kan även arrangera workshops, där de boendes önskemål och åsikter kan samlas in.

NKI-enkät

Ett sätt att identifiera hyresgästernas åsikter och önskemål är att genomföra en Nöjd Kund Index-enkät (NKI). Det är en undersökning som skickas ut till de boende och ger dem chansen att komma med synpunkter om allt från produkt till service.

Extra viktigt med tidig information om det krävs evakuering

Inför renoveringen är det viktigt med information om hur renoveringen kommer att påverka de boende i huset. Att få information i tid och möjlighet att ställa frågor och påverka leder till minskad stress och oro. 

Vissa typer av större renoveringar kan kräva att de boende måste evakueras, och det kan så klart innebära en oro. Frågan om eventuell evakuering bör lösas i samråd och i löpande dialog med de boende. Även om en evakuering inte krävs är det viktigt att informera om  renoveringen kommer att innebära någon form av störning för de boende.

Informera om förbättringar

Utöver att informera om vilka arbeten som planeras bör ni informera om de förbättringar som förväntas med renoveringen, till exempel: 

• Hur byggnadens funktion kommer att förbättras. 
• Hur stor energibesparing som förväntas och varför det är viktigt att energieffektivisera.
• Hur åtgärderna bedöms minska byggnadens klimatavtryck, och bidra till framtida vinster för miljön.
• Vilka positiva effekter på inomhusmiljön som renoveringen bedöms medföra. 
• Hur det är tänkt att byggnaden ska fungera efter renoveringen.

Förändringar och tidsbegränsade olägenheter blir lättare att acceptera från de boendes sida om de får veta att åtgärderna  resulterar i något bra.

Information till de boende är ett lagkrav för hyresrätter 

Det är viktigt att känna till att det för hyresvärdar finns lagkrav som sätter en miniminivå beträffande hyresgästers rätt till information och inflytande i samband med ombyggnad. 

Bostadshyresgäster ska till exempel enligt lag informeras skriftligt och godkänna åtgärder som höjer bruksvärdet, alltså åtgärder som ger rätt till hyreshöjningar. Om renoveringen inbegriper standardhöjande åtgärder och/eller innebär väsentliga förändringar av lägenheterna, måste varje enskild hyresgäst ge sitt godkännande. Som byggnadsägare/hyresvärd kan man spara mycket tid genom att komma överens med hyresgästerna om vilka åtgärder som ska genomföras, och få in ett godkännande från var och en. På så vis kan man undvika att hantera ärendet i hyresnämnden vilket sparar både tid och pengar.

När det gäller bostadsrättsföreningar är situationen annorlunda. Föreningens medlemmar bestämmer över vad föreningen gör med byggnaderna inom de regelverk som finns, som till exempel bostadsrättslagen (1991:614) och föreningens stadgar. Om föreningen har hyresgäster så omfattas de av hyreslagen.

Även om det inte är ett lagkrav för bostadsrättsföreningar att ha en boendedialog i tidiga skeden så har styrelsen ändå mycket att vinna på att ha det.